Organiser un marché de Noël de créateurs, étape par étape

Commencez par verrouiller la date, le lieu et les autorisations avant de contacter les créateurs. Ensuite, dessinez le plan du marché, fixez les dimensions des stands et ouvrez les inscriptions avec une date limite claire. Une fois les participants sélectionnés, transmettez-leur les informations pratiques et réservez le matériel, les fournisseurs et les bénévoles. Les oublis les plus fréquents concernent l’alimentation électrique, l’éclairage, la caisse et les consignes de sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Dessiner le plan du marché
2 personnes
5
Définir les dimensions du stand
6
Inviter les créateurs
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Rédiger le texte promotionnel
9
Publier l’événement en ligne
10
Distribuer les flyers
3 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Sélectionner les makers
2 personnes
13
Confirmer les participants
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Attribuer la répartition des stands
2 personnes
16
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
17
Réserver les fournisseurs
18
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
19
Tester l’éclairage
2 personnes
20
Déterminer le mode de paiement
21
Rédiger la procédure de caisse
22
Planifier les bénévoles
2 personnes
23
Consigner le contact de premiers secours
24
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
25
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
26
Vérifier les prévisions météo
27
Acheter les provisions
3 personnes
28
Récupérer le matériel
3 personnes
29
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
30
Trier les courses
3 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Préparer les en-cas
3 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Balisage du site
2 personnes
35
Monter les stands et les tentes
6 personnes
36
Installer les tables et les chaises
4 personnes
37
Installer l’alimentation et les câbles
2 personnes
38
Installer l'éclairage
3 personnes
39
Accrocher les décorations de Noël
3 personnes
40
Accueillir les créateurs
3 personnes
41
Attribuer les stands aux créateurs
2 personnes
42
Placer les badges nominatifs
2 personnes
43
Afficher les tarifs
2 personnes
44
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
45
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
46
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
47
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

48
Ouvrir la caisse
2 personnes
49
Accueillir les visiteurs
3 personnes
50
Tenir le point d'information
2 personnes
51
Diffuser de la musique de Noël
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier les toilettes
58
Vérifier les stands et les allées
2 personnes
59
Aider les exposants en cas de questions
2 personnes
60
Clôturer la caisse
2 personnes
61
Reconduire les visiteurs
3 personnes
62
Faire démonter par les makers
3 personnes

Suivi

63
Démonter les tentes et les stands
6 personnes
64
Rassembler le mobilier
4 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Démonter l'éclairage
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Collecter et trier les déchets
3 personnes
69
Balayer et nettoyer le site
4 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
72
Ranger le stock restant
2 personnes
73
Enregistrer les objets trouvés
74
Rassembler les factures et les reçus
75
Gérer la caution et les paiements
76
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 18
Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 4
Tabouretsqté 12
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 4
Poids de standqté 36

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettes à pâtisserieqté 60
Cuillères à caféqté 60
Couverts de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 8
Microphone à main
Enceinte Bluetoothqté 2
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Caisses de monnaieqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 16
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Étoiles de Noëlqté 10
Nappesqté 18
Draps de standqté 18
Badges nominatifsqté 30
Listes de prixqté 24
Panneaux directionnelsqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Poteaux de délimitationqté 12
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 4 semaines avant le marché. Vous aurez encore le temps de sélectionner les makers, de confirmer leur présence et d’attribuer les stands.
Dessinez le plan avant d’annoncer les dimensions définitives. Prévoyez les passages, les espaces pour les tentes, les poids de stand et une circulation suffisamment large pour les visiteurs.
Demandez les besoins alimentaires et électriques dans le formulaire d’inscription. Faites préciser le nombre de prises nécessaires et testez les rallonges, multiprises et points d’alimentation avant l’ouverture.
Préparez la caisse au moins 7 jours à l’avance : choisissez le mode de paiement, rédigez la procédure et expliquez-la aux bénévoles. Sans consignes écrites, les files se forment rapidement aux heures de pointe.
Testez l’éclairage avant la tombée du jour, surtout si le marché utilise des guirlandes, des lampes LED ou des lampes à piles. Transmettez aussi l’itinéraire, le stationnement et le contact des premiers secours aux participants avant leur arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël de créateurs ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines. Les autorisations, l’assurance, les inscriptions et la réservation des stands demandent généralement plusieurs semaines, puis il faut garder 7 jours pour les confirmations et les tests techniques.
Quand ouvrir les inscriptions des créateurs ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu et les dimensions des stands sont confirmés, idéalement 8 semaines avant l’événement. Fixez une clôture des inscriptions 4 semaines avant afin de préparer la répartition et les informations d’accueil.
Combien de temps avant faut-il confirmer les makers sélectionnés ?: Confirmez les participants 3 à 4 semaines avant le marché. Envoyez ensuite le numéro ou l’emplacement du stand, les horaires, les besoins électriques, les informations de stationnement et les consignes de sécurité.
Quand tester l’éclairage et les prises électriques du marché ?: Effectuez un premier contrôle 7 jours avant, puis un dernier test le jour du montage. Vérifiez chaque rallonge, multiprise, machine à café, bouilloire et point d’alimentation avant l’arrivée du public.

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