Einen Macher-Weihnachtsmarkt Schritt für Schritt organisieren
Ein Macher-Weihnachtsmarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Ort, Datum, Genehmigungen und Versicherung klären, dann die Marktfläche planen und Aussteller gewinnen. Öffne die Anmeldung früh genug, damit du Wünsche, Standgrößen und Strombedarf erfassen kannst. Danach folgen Auswahl, Standzuweisung, Lieferanten, Beleuchtung, Kassenablauf und Helferschichten. Die häufigsten Probleme entstehen, wenn Verkehrswege, Stromkabel oder letzte Teilnehmerinformationen erst in der Veranstaltungswoche geklärt werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Versicherung prüfen
- 4
Marktaufteilung zeichnen
2 Personen
- 5
Standmaße festlegen
- 6
Macher einladen
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Werbetext schreiben
- 9
Veranstaltung online veröffentlichen
- 10
Flyer verteilen
3 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Mitwirkende auswählen
2 Personen
- 13
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Standaufteilung zuweisen
2 Personen
- 16
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
- 17
Lieferanten reservieren
- 18
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 19
Beleuchtung testen
2 Personen
- 20
Zahlungsart festlegen
- 21
Kassenablauf aufschreiben
- 22
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 23
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
- 24
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
- 25
Routen- und Parkinformationen teilen
- 26
Wettervorhersage prüfen
- 27
Vorräte einkaufen
3 Personen
- 28
Materialien abholen
3 Personen
- 29
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
- 30
Einkäufe sortieren
3 Personen
- 31
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 32
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 33
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 34
Gelände absperren
2 Personen
- 35
Stände und Zelte aufbauen
6 Personen
- 36
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 37
Strom und Kabel verlegen
2 Personen
- 38
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 39
Weihnachtsdekoration aufhängen
3 Personen
- 40
Macher empfangen
3 Personen
- 41
Stände den Herstellern zuweisen
2 Personen
- 42
Namensschilder platzieren
2 Personen
- 43
Preisliste aufhängen
2 Personen
- 44
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 45
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 46
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
- 47
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
- 48
Kasse öffnen
2 Personen
- 49
Besucher empfangen
3 Personen
- 50
Infostand besetzen
2 Personen
- 51
Weihnachtsmusik abspielen
- 52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 53
Snacks servieren
2 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 55
Buffet sauber und gefüllt halten
2 Personen
- 56
Mülleimer leeren
2 Personen
- 57
Toiletten kontrollieren
- 58
Stände und Laufwege kontrollieren
2 Personen
- 59
Makers bei Fragen unterstützen
2 Personen
- 60
Kasse abschließen
2 Personen
- 61
Besucher verabschieden
3 Personen
- 62
Aussteller abbauen lassen
3 Personen
Nachbereitung
- 63
Zelte und Stände abbauen
6 Personen
- 64
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
- 65
Dekoration entfernen
3 Personen
- 66
Beleuchtung abhängen
3 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 68
Müll sammeln und sortieren
3 Personen
- 69
Gelände fegen und reinigen
4 Personen
- 70
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 71
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
- 72
Restbestand einlagern
2 Personen
- 73
Verlorene Gegenstände erfassen
- 74
Rechnungen und Belege sammeln
- 75
Kaution und Zahlungen abwickeln
- 76
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarktständeAnz. 18
- PartyzelteAnz. 4
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 40
- BiertischeAnz. 4
- HockerAnz. 12
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 4
- StandgewichteAnz. 36
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- TeegläserAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- TortenplattenAnz. 60
- KaffeelöffelAnz. 60
- ServierbesteckAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabeltrommelnAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Handmikrofon
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- KassenAnz. 2
- KartenterminalsAnz. 2
- WechselgeldkassenAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 12
- LED-LampenAnz. 16
- BatterielaternenAnz. 8
Dekoration
- WeihnachtsbäumeAnz. 3
- WeihnachtskugelnAnz. 60
- WeihnachtsgirlandenAnz. 12
- WeihnachtskränzeAnz. 6
- WeihnachtssterneAnz. 10
- TischdeckenAnz. 18
- StandtücherAnz. 18
- NamensschilderAnz. 30
- PreislisteAnz. 24
- Wegweiser-SchilderAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 6
- HandtuchspenderAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 4
- ReinigungstücherAnz. 24
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 4
- AbsperrpfostenAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
- Rutschfeste MattenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherung, bevor du Aussteller einlädst. Zeichne anschließend die Marktaufteilung mit Standmaßen, Fluchtwegen und Strompunkten ein, damit später keine Stände umgeplant werden müssen.
- Öffne die Anmeldung mit einer festen Frist von mindestens 14 Tagen. Frage dabei gleich nach Standgröße, Strombedarf und Ernährungswünschen; fehlende Angaben verursachen sonst kurz vor dem Markt unnötige Rückfragen.
- Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vorher. Darin sollten Standplatz, Aufbauzeit, Zufahrt, Parkmöglichkeiten, Verkaufsregeln und der Ansprechpartner vor Ort stehen.
- Prüfe Strom und Beleuchtung nicht erst am Veranstaltungstag: Teste Verlängerungskabel, Kabelhaspeln, Steckdosenleisten, Lichtschnüre und LED-Lampen mindestens 3 Tage vorher. Kabelwege müssen gesichert sein und dürfen keine Laufwege kreuzen.
- Plane Kasse und Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden. Lege vorab fest, wer Wechselgeld, Kartenzahlung oder Abrechnung übernimmt, und teile EHBO-Kontakt, Sicherheitsanweisungen sowie den Lautsprecher- oder Mikrofonbetrieb allen Verantwortlichen mit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Macher-Weihnachtsmarkt organisieren?
- Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen klärst du Datum, Ort, Genehmigungen, Versicherung und Standplan; danach bleiben mindestens 4 Wochen für Anmeldung und Auswahl der Macher.
- Wann sollte die Anmeldung für Aussteller geöffnet werden?
- Öffne das Anmeldeformular etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Markt und setze eine Frist von mindestens 14 Tagen. So hast du Zeit, Anmeldungen zu prüfen, Macher auszuwählen und die Standplätze sinnvoll zu vergeben.
- Was muss man bei Strom und Beleuchtung eines Weihnachtsmarkts prüfen?
- Prüfe Strompunkte, Kabel, Steckdosenleisten und Beleuchtung mindestens 3 Tage vor dem Aufbau. Rechne pro Stand mit dem tatsächlich benötigten Anschluss und sichere alle Kabel, damit Besucher nicht darüber stolpern.
- Wann müssen die Teilnehmerinformationen verschickt werden?
- Sende sie spätestens 7 Tage vor dem Markt, bei vielen Ausstellern besser 10 bis 14 Tage vorher. Nenne Standplatz, Aufbauzeit, Zufahrt, Parkroute, Stromregelung und eine Telefonnummer für den Veranstaltungstag.
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