Cómo organizar un mercado gastronómico sin perder el control

Un mercado gastronómico se organiza en tres frentes: participantes, recorrido del público y operación de cada puesto. Empieza por fijar fecha y lugar, comprobar permisos y seguro, y dibujar la distribución antes de confirmar vendedores. Después concreta inscripciones, necesidades dietéticas, electricidad, tráfico y mobiliario. En la última semana, entrega a cada puesto su ubicación, precios y horarios, y prueba los pagos antes de abrir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Definir la distribución del mercado
2 personas
3
Comprobar permisos
4
Comprobar el seguro
5
Seleccionar vendedores del mercado
2 personas
6
Contactar a los puestos del mercado
2 personas
7
Enviar las condiciones de participación
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Hacer reservas
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Publicar mensajes en redes sociales
13
Desarrollar el plano
2 personas
14
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
15
Comprobar la ruta de tráfico
16
Hacer la lista de proveedores
17
Comunicar la distribución de las mesas
18
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
19
Diseñar carteles de ruta
20
Imprimir listas de precios
2 personas
21
Imprimir menús
2 personas
22
Preparar el efectivo
23
Probar el dispositivo de pago
24
Comprobar el pronóstico del tiempo
25
Informar a los vendedores del mercado
26
Hacer la compra
3 personas
27
Recoger productos frescos
2 personas
28
Comprobar los productos refrigerados
2 personas
29
Clasificar las compras
2 personas
30
Preparar café y té
2 personas
31
Preparar aperitivos
4 personas
32
Enfriar las bebidas
2 personas
33
Montar tiendas
4 personas
34
Montar los puestos del mercado
6 personas
35
Montar mesas
4 personas
36
Colocar las sillas
3 personas
37
Colgar la iluminación
3 personas
38
Conectar la corriente
2 personas
39
Colgar la decoración
3 personas
40
Colocar señales de ruta
2 personas
41
Colocar cubos de basura
2 personas
42
Preparar la vajilla
2 personas
43
Preparar la caja
2 personas
44
Recibir a los vendedores del mercado
3 personas
45
Comprobar los puestos
2 personas
46
Comprobar la información sobre alérgenos
2 personas
47
Disponer las porciones de prueba
3 personas

Evento

48
Anunciar la apertura
49
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
50
Atender el punto de información
2 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Servir las bebidas
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Rellenar el café
2 personas
55
Recoger la vajilla
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Mantener las mesas limpias
2 personas
58
Comprobar el inventario
59
Comprobar rincón tranquilo
60
Comprobar la iluminación
61
Anunciar la última ronda
62
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

63
Cerrar la caja
2 personas
64
Registrar a los vendedores del mercado
2 personas
65
Guardar la comida en frío
2 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Recoger mesas y sillas
4 personas
69
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
70
Desmontar las tiendas
4 personas
71
Retirar la iluminación
3 personas
72
Limpiar el lugar
4 personas
73
Inventariar materiales
2 personas
74
Vaciar neveras portátiles
2 personas
75
Devolver los materiales
2 personas
76
Devolver el depósito
77
Devolver el material alquilado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 18
Mesas de cervezacant. 6
Sillas plegablescant. 60
Taburetes de barcant. 12
Mesa de caja
Mesa de información
Mesas altascant. 8
Mantelcant. 24

Vajilla

Vasoscant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cuencoscant. 80
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 24
Bandejas de servircant. 30
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de cocinacant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Cajas de almacenamientocant. 20
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Neverascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Altavoz portátil
Micrófono
Linternascant. 6
Baterías recargablescant. 24

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Farolescant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 8
Cartel de bienvenida
Señales de rutacant. 8
Tarjetas de nombrecant. 20
Carteles del menúcant. 12
Rotuladores de tizacant. 12
Arreglos floralescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Esponjas de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Catering

Compras
Dispensadores de aguacant. 3
Dispensadores de bebidascant. 4
Pinzas para cubitos de hielocant. 4
Jarras de servircant. 8
Azucareroscant. 6
Jarras de lechecant. 6
Dispensadores de servilletascant. 8
Placas refrigerantescant. 12
Bandejas para alicatescant. 8
Planchas para mantener calientecant. 4
Cajas térmicascant. 4

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Extintorescant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Cinta de balizamientocant. 4
Guantes de trabajocant. 12

Consejos

Define la distribución antes de cerrar las reservas: deja pasillos claros, separa la mesa de caja y la de información, y comprueba que cada puesto tenga acceso a electricidad si la necesita.
Envía las condiciones de participación junto con la inscripción. Pide preferencias dietéticas y necesidades técnicas con al menos 3 semanas de antelación; después es difícil cambiar mesas, tomas o menús.
Prepara el plano para dos situaciones: funcionamiento normal y mal tiempo. Comprueba la previsión, la ubicación de las carpas y la ruta de tráfico al menos 48 horas antes.
No dejes la señalización para el mismo día. Imprime carteles de ruta, tarjetas con nombres, listas de precios y menús, y prepara una copia adicional de cada documento para la mesa de información.
Prueba el dispositivo de pago antes de la apertura y prepara efectivo para la caja. Informa a todos los vendedores de su mesa, horario de llegada y puntos de electricidad como máximo el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado gastronómico?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Así tendrás tiempo para comprobar permisos y seguro, seleccionar vendedores, gestionar inscripciones y ajustar el plano antes de comunicar la distribución definitiva.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercado?: Intenta cerrar la lista de vendedores 3 semanas antes. Después de esa fecha, recoge solo cambios imprescindibles, porque modificar mesas, electricidad, menús o carteles puede afectar a todo el recorrido.
¿Qué hay que comprobar el día antes de un mercado gastronómico?: Revisa la previsión del tiempo, la ruta de tráfico, los puntos de electricidad y el plano. También confirma horarios con los vendedores, prueba los pagos y coloca juntos los documentos de precios, menús y nombres.
¿Cuántos documentos conviene imprimir para un mercado gastronómico?: Imprime un juego para cada puesto y conserva al menos 2 copias de respaldo en la mesa de información. Incluye precios y menús, y prepara una copia adicional del plano y de la distribución de mesas.

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