Organiser un marché des saveurs sans rien oublier

Un marché des saveurs se prépare d’abord comme une petite opération logistique : date, lieu, autorisations et format doivent être fixés avant de contacter les commerçants. Ensuite, vous sécurisez les inscriptions, les besoins alimentaires et la circulation du public. Les dernières semaines servent surtout à répartir les tables, préparer les menus, les prix et la signalétique. Ce déroulé vous aide à éviter les oublis qui bloquent souvent l’installation ou les ventes le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir l’organisation du marché
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Sélectionner les marchands du marché
2 personnes
6
Approcher les commerçants du marché
2 personnes
7
Envoyer les conditions de participation
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Faire les réservations
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier des messages sur les réseaux sociaux
13
Élaborer le plan
2 personnes
14
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
15
Vérifier l’itinéraire de circulation
16
Établir la liste des fournisseurs
17
Communiquer la répartition des tables
18
Créer des badges nominatifs
2 personnes
19
Concevoir les panneaux d’orientation
20
Imprimer les listes de prix
2 personnes
21
Imprimer les menus
2 personnes
22
Prévoir de l’argent liquide
23
Tester le terminal de paiement
24
Vérifier les prévisions météo
25
Informer les exposants
26
Faire les courses
3 personnes
27
Récupérer les produits frais
2 personnes
28
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
29
Trier les courses
2 personnes
30
Préparer le café et le thé
2 personnes
31
Préparer les en-cas
4 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Monter les tentes
4 personnes
34
Monter les stands de marché
6 personnes
35
Installer les tables
4 personnes
36
Installer les chaises
3 personnes
37
Installer l'éclairage
3 personnes
38
Brancher l’électricité
2 personnes
39
Suspendre la décoration
3 personnes
40
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
41
Installer les poubelles
2 personnes
42
Préparer la vaisselle
2 personnes
43
Installer la caisse
2 personnes
44
Accueillir les exposants du marché
3 personnes
45
Vérifier les stands
2 personnes
46
Vérifier les informations sur les allergènes
2 personnes
47
Préparer les portions de dégustation
3 personnes

Événement

48
Annoncer l'ouverture
49
Accueillir les visiteurs
2 personnes
50
Tenir le point d'information
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Recharger le café
2 personnes
55
Rassembler la vaisselle
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Garder les tables propres
2 personnes
58
Vérifier les stocks
59
Vérifier le coin calme
60
Vérifier l'éclairage
61
Annoncer le dernier tour
62
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

63
Clôturer la caisse
2 personnes
64
Encaisser les exposants
2 personnes
65
Stocker les aliments au frais
2 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Démonter les stands du marché
6 personnes
70
Démonter les tentes
4 personnes
71
Retirer l'éclairage
3 personnes
72
Nettoyer le lieu
4 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Vider les glacières
2 personnes
75
Rapporter le matériel
2 personnes
76
Rendre les consignes
77
Retourner les matériels de location
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 18
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 12
Table de caisse
Table d'information
Tables hautesqté 8
Nappeqté 24

Vaisselle

Verresqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 80
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 24
Plateaux de serviceqté 30
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Bacs de stockageqté 20
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Haut-parleur portable
Microphone
Lampes de pocheqté 6
Piles rechargeablesqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Badges nominatifsqté 20
Panneaux de menuqté 12
Marqueurs craieqté 12
Compositions floralesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

Courses
Distributeurs d'eauqté 3
Distributeurs de boissonsqté 4
Pinces à glaçonsqté 4
Carafesqté 8
Sucriersqté 6
Pichets à laitqté 6
Distributeurs de serviettesqté 8
Plaques de refroidissementqté 12
Bacs à pincesqté 8
Plaques chauffantesqté 4
Thermoboxesqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Ruban de balisageqté 4
Gants de travailqté 12

Conseils

Commencez par vérifier les autorisations et l’assurance avant d’envoyer les conditions de participation aux marchands. Prévoyez cette validation plusieurs semaines à l’avance, car elle peut modifier le lieu ou l’organisation prévue.
Demandez à chaque commerçant ses besoins alimentaires dès l’inscription : accès électrique, maintien au chaud, eau, espace de préparation et matériel de service. Regroupez les réponses dans un seul tableau au lieu de les rechercher dans des messages séparés.
Dessinez le plan avant de communiquer la répartition des tables. Prévoyez un itinéraire de circulation dégagé, une table d’information visible et une table de caisse séparée des stands pour éviter les files qui coupent le passage.
Préparez les éléments imprimés au moins 48 heures avant l’ouverture : badges nominatifs, panneaux d’orientation, menus et listes de prix. Gardez quelques exemplaires vierges pour corriger un changement de dernière minute.
Testez le terminal de paiement et prévoyez de l’argent liquide avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi la météo la veille et informez immédiatement les exposants si les tentes ou l’installation doivent être adaptées.

Questions fréquentes

Quand contacter les commerçants pour un marché des saveurs ?: Contactez-les dès que la date, le lieu et les conditions de participation sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines avant le marché. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et de recueillir leurs besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché des saveurs ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour installer les stands, tentes, tables, chaises et panneaux, puis tester les points d’alimentation et le terminal de paiement. Ajoutez une marge de 30 minutes pour les retards des fournisseurs ou des exposants.
Quand préparer les menus et les listes de prix ?: Demandez les informations définitives aux exposants 7 jours avant l’événement et imprimez les menus et listes de prix 48 heures avant. Une dernière vérification le matin même permet de retirer un produit indisponible.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché des saveurs ?: Vérifiez les prévisions météo, l’itinéraire de circulation, les points d’alimentation, la signalétique et la présence du matériel de paiement. Envoyez ensuite un rappel aux exposants avec leur heure d’arrivée et l’emplacement de leur table.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.