Checklist para organizar un mercadillo sin olvidar nada

Organizar un mercadillo implica coordinar permisos, vendedores, puestos, materiales y montaje en un orden concreto. Empieza por fijar la fecha y el lugar, comprueba si necesitas autorización y dibuja un plano antes de numerar las mesas. Después gestiona las inscripciones, confirma las reservas y envía instrucciones claras a cada vendedor. Esta checklist también contempla voluntarios, previsión meteorológica, equipamiento, señalización y el montaje final.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar el permiso de mercado
Hacer un plano del recinto
2 personas
Numerar los puestos de venta
2 personas
Crear formulario de inscripción para vendedores
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en línea
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Actualizar la lista de vendedores
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las reservas
Enviar instrucciones a los vendedores
Reclutar voluntarios
2 personas
Crear el horario de voluntarios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar medidas contra el clima
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
3 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Crear etiquetas de premio y formularios
2 personas
Preparar los kits de vendedores
2 personas
Preparar la ropa y el stock
3 personas
Montar mesas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar las sillas
2 personas
Montar percheros
2 personas
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Colocar la señalización
3 personas
Colocar extintores
Comprobar el recinto y las vías de acceso
2 personas

Evento

Recibir a los vendedores
4 personas
Asignar puestos de venta
2 personas
Ayudar a los vendedores a descargar
4 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Proporcionar información
2 personas
Gestionar la caja registradora
2 personas
Vigilar el recinto
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Reponer las etiquetas de precio
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
Responder a las preguntas de los vendedores
2 personas
Realizar el anuncio de cierre
Hacer que los vendedores descarguen
4 personas
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Recoger las mesas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Recoger los artículos prestados
2 personas
Limpiar los materiales
2 personas
Contar el inventario
Aprovechar la comida sobrante
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los materiales
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas de mercadocant. 24
Sillas plegablescant. 30
Percheroscant. 8
Mesas de cervezacant. 4
Mesas plegablescant. 2
Taburetescant. 6
Sillas de terrazacant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Terminales de pago móvilescant. 2
Megáfono de mano
Linternascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 4

Decoración

Carteles de bienvenidacant. 2
Carteles direccionalescant. 12
Pósters del mercadocant. 20
Números de mesacant. 30
Guirnaldascant. 8
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Conoscant. 12
Juegos de mantelescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de servircant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 4
Cucharonescant. 6
Termoscant. 4
Bolsas isotérmicascant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas de cocinacant. 4

Catering

Dispensadores de aguacant. 2
Cajas de bebidascant. 6
Alfombrillas de refrigeracióncant. 8
Cajas de cajacant. 2
Bandejas para contar dinerocant. 2
Tableros de chinchetascant. 4
Soportes para etiquetas de precioscant. 40
Perchascant. 150
Cajas de transportecant. 20
Cajas de retornocant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Recogedores de cenizacant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 2

Seguridad

Extintorescant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Guantes de trabajocant. 8
Alfombrillas para cablescant. 6
Capas para la lluviacant. 20

Administración

Carpetas portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 12
Calculadorascant. 3
Portapapelescant. 6
Cajas de caudalescant. 2
Carpetas para documentoscant. 6

Compras

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el permiso antes de abrir las inscripciones. Sin esa información, no podrás indicar a los vendedores cuántos puestos hay ni qué deben llevar.
Haz el plano del recinto antes de numerar los puestos. Deja pasillos suficientemente anchos para la circulación y marca por adelantado las zonas de entrada, orientación y montaje.
Envía las instrucciones a los vendedores al menos 7 días antes. Incluye la hora de llegada, el número de puesto, el material disponible y cualquier preferencia dietética que hayas recogido.
Comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes y vuelve a revisarla el día anterior. Las carpas, la cinta de balizamiento, los conos y la iluminación deben estar preparados antes de empezar a montar.
Prepara los kits de vendedores y revisa el material prestado el día anterior. Cuenta mesas, sillas, percheros, alargadores, regletas y terminales de pago antes de cargarlos para evitar descubrir faltas durante el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes de la fecha prevista. Reserva las primeras 2 semanas para elegir el lugar, comprobar el permiso y preparar el plano; después abre las inscripciones y confirma a los vendedores.
¿Cuándo hay que confirmar a los vendedores del mercadillo?: Confirma las reservas al menos 10 días antes y envía las instrucciones definitivas 7 días antes. Así todavía tendrás tiempo para actualizar la lista, cubrir cancelaciones y ajustar la distribución de los puestos.
¿Cuándo se revisa el tiempo para un mercadillo al aire libre?: Haz una primera comprobación 48 horas antes y otra el día anterior. Si se prevé lluvia, viento o poca luz, deja preparadas las carpas, la iluminación y las medidas de balizamiento antes de la llegada de los vendedores.
¿Qué se prepara el día antes de un mercadillo?: El día anterior conviene revisar la lista de la compra, recoger los materiales, comprobar lo prestado y preparar los kits de vendedores. También puedes dejar listas las etiquetas, los carteles, los números de mesa y el horario de voluntarios.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.