Cómo organizar un mercado de cosecha con mercadillo

Empieza por cerrar la fecha y el lugar, y después comprueba permisos, seguro y puntos de electricidad antes de invitar a nadie. El plano de los puestos condiciona las carpas, mesas, almacenamiento y circulación del público. Cuando los participantes estén confirmados, fija las condiciones de venta, recoge sus necesidades y registra los pagos. La última semana se centra en previsión meteorológica, señalización, bebidas, efectivo y reparto de voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Comprobar el seguro
4
Contactar a los proveedores
2 personas
5
Reservar puestos
6
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
7
Dibujar el plano
2 personas
8
Numerar los puestos de venta
2 personas
9
Captar participantes
2 personas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Promocionar el mercado
2 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Enviar condiciones de venta
15
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
16
Enviar indicaciones
17
Hacer reservas
18
Registrar pagos
19
Asignar voluntarios
2 personas
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Imprimir la lista de expositores
22
Imprimir la señalización
23
Encargar efectivo
24
Hacer la compra
3 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Clasificar verduras y frutas
3 personas
27
Preparar aperitivos
3 personas
28
Preparar las cajas registradoras
2 personas
29
Preparar los materiales
3 personas
30
Anunciar el plan en caso de mal tiempo
31
Inspeccionar el recinto
2 personas
32
Descargar puestos
4 personas
33
Montar las carpas
4 personas
34
Montar mesas
4 personas
35
Colocar las sillas
3 personas
36
Conectar la corriente
2 personas
37
Colgar la iluminación
3 personas
38
Marcar los puestos del mercado
3 personas
39
Colocar la señalización
2 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Montar el punto de café
2 personas
42
Montar el punto de comida
3 personas
43
Preparar la caja
2 personas
44
Exhibir verduras y frutas
4 personas
45
Recibir a los expositores
3 personas
46
Indicar a los expositores dónde ir
3 personas
47
Última ronda de seguridad
2 personas

Evento

48
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
49
Atender el punto de información
2 personas
50
Atender la caja
2 personas
51
Apoyar a los expositores
2 personas
52
Servir café y té
2 personas
53
Servir aperitivos
2 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los baños
57
Comprobar la iluminación
58
Reponer existencias
2 personas
59
Depositar los pagos en efectivo
2 personas
60
Informar a los últimos visitantes
2 personas
61
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
62
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

63
Desalojar los puestos del mercado
4 personas
64
Desmontar mesas y sillas
4 personas
65
Desmontar las carpas
4 personas
66
Retirar la iluminación
3 personas
67
Retirar la decoración
3 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Vaciar neveras portátiles
2 personas
70
Separar residuos
3 personas
71
Limpiar el recinto
4 personas
72
Limpiar los baños
2 personas
73
Comprobar los materiales
2 personas
74
Cargar los puestos
4 personas
75
Devolver los objetos prestados
2 personas
76
Guardar la comida sobrante
2 personas
77
Registrar objetos perdidos
78
Recoger facturas de proveedores
79
Gestionar la fianza de los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 18
Sillas plegablescant. 40
Mesas con bancoscant. 6
Mesas altascant. 6
Caja registradora plegablecant. 2
Armarios de almacenamientocant. 3
Percheroscant. 6
Cajonescant. 30
Palés de maderacant. 12
Mantelescant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Neverascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Lámparas recargablescant. 10
Walkie-talkiescant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Termoscant. 8
Cucharillas para heladocant. 4
Portarrollos de papel de cocinacant. 4

Decoración

Manteles de yutecant. 12
Fardos de henocant. 12
Decoración de cajas de maderacant. 20
Guirnaldascant. 12
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 12
Ramos de flores artificialescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Farolescant. 12
Lámparas LEDcant. 20

Limpieza

Aspiradora
Escobascant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Cinta de balizamientocant. 4
Bases de sombrilla con pesocant. 12
Guantes de trabajocant. 12

Catering

Cajas registradorascant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Carteles del menúcant. 6
Portaprecioscant. 40
Hojas de entregacant. 8
Compras

Consejos

Comprueba permisos, seguro y electricidad antes de reservar puestos: resolver una toma insuficiente o una restricción del lugar durante el montaje suele ser demasiado tarde.
Dibuja el plano antes de asignar espacios y numera cada puesto. Deja pasillos claros y reserva zonas concretas para almacenamiento, caja, bebidas y equipos que necesiten corriente.
Cierra las inscripciones con varios días de margen y pregunta entonces por preferencias dietéticas, necesidades eléctricas y soportes del puesto. Envía las condiciones de venta y las indicaciones por escrito.
Prepara una hoja única con la lista de expositores, números de puesto, pagos registrados y teléfonos de contacto. Imprímela junto con la señalización para no depender de un móvil sin batería.
Revisa el pronóstico el día anterior y ajusta carpas, mesas y voluntarios si cambia el tiempo. Encarga el efectivo, enfría las bebidas y prueba terminales de pago, cables y regletas antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de cosecha?: Empieza al menos 8 semanas antes para asegurar fecha, lugar, permisos y seguro. Reserva los puestos y contacta con proveedores durante las primeras 3 semanas; deja la comunicación final y la señalización para la última semana.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los vendedores?: Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes del mercado. Así puedes numerar los puestos, dibujar el plano, confirmar pagos, enviar condiciones y detectar necesidades de electricidad o mobiliario.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado con mercadillo?: Calcula como mínimo 1 voluntario para la coordinación y 1 por cada 8-10 puestos durante el montaje y la apertura. Añade una persona para pagos o caja si el público no puede pagar directamente a cada expositor.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Imprime la lista de expositores y la señalización, confirma el pronóstico, encarga el efectivo y enfría las bebidas el día anterior. También conviene comprobar las reservas y probar los terminales de pago, alargadores y regletas antes del montaje.

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