Organiser un marché de récolte avec vide-grenier

Un marché de récolte avec vide-grenier demande de coordonner deux publics : les producteurs qui vendent leur récolte et les exposants qui installent leurs objets. Commencez par le lieu, la date et les autorisations, puis construisez le plan des emplacements avant d’ouvrir les inscriptions. Les points qui posent le plus souvent problème sont l’alimentation électrique, les accès exposants, les paiements et la météo. Gardez une marge de temps pour confirmer chaque participant et préparer la signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Contacter les fournisseurs
2 personnes
5
Réserver les stands
6
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
7
Dessiner le plan
2 personnes
8
Numéroter les emplacements de vente
2 personnes
9
Recruter des participants
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Promouvoir le marché
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Envoyer les conditions de vente
15
Confirmer les exposants
2 personnes
16
Envoyer les indications d'accès
17
Faire les réservations
18
Enregistrer les paiements
19
Répartir les bénévoles
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Imprimer la liste des exposants
22
Impression de la signalétique
23
Commander de l’argent liquide
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Trier les fruits et légumes
3 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Préparer les caisses
2 personnes
29
Préparer le matériel
3 personnes
30
Annoncer le plan météo
31
Inspecter le site
2 personnes
32
Décharger les stands
4 personnes
33
Monter les tentes de réception
4 personnes
34
Installer les tables
4 personnes
35
Installer les chaises
3 personnes
36
Brancher l’électricité
2 personnes
37
Installer l'éclairage
3 personnes
38
Délimiter les emplacements du marché
3 personnes
39
Installer la signalisation
2 personnes
40
Installer la décoration
3 personnes
41
Mettre en place le point café
2 personnes
42
Aménager le point de restauration
3 personnes
43
Installer la caisse
2 personnes
44
Disposer les fruits et légumes
4 personnes
45
Accueillir les exposants
3 personnes
46
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
47
Dernier tour de sécurité
2 personnes

Événement

48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Tenir le point d'information
2 personnes
50
Tenir la caisse
2 personnes
51
Soutenir les exposants
2 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
57
Vérifier l'éclairage
58
Réanimer les stocks
2 personnes
59
Déposer les paiements en espèces
2 personnes
60
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
61
Faire démonter les stands
3 personnes
62
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

63
Libérer les emplacements du marché
4 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Retirer l'éclairage
3 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Vider les glacières
2 personnes
70
Trier les déchets
3 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Nettoyer les toilettes
2 personnes
73
Vérifier le matériel
2 personnes
74
Charger les stands
4 personnes
75
Rendre les articles empruntés
2 personnes
76
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
77
Enregistrer les objets trouvés
78
Rassembler les factures des fournisseurs
79
Gérer la caution des exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 40
Ensembles de tables de bièreqté 6
Tables hautesqté 6
Caisse avec table plianteqté 2
Armoires de rangementqté 3
Portants à vêtementsqté 6
Caissesqté 30
Palettes en boisqté 12
Nappesqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes rechargeablesqté 10
Talkies-walkiesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Thermosqté 8
Cuillères à glaceqté 4
Porte-essuie-toutqté 4

Décoration

Chemins de table en juteqté 12
Bottes de foinqté 12
Décoration en caisses en boisqté 20
Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Bouquets de fleurs artificiellesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternesqté 12
Lampes LEDqté 20

Nettoyage

Aspirateur
Balaisqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Ruban de balisageqté 4
Pieds de parasol lestablesqté 12
Gants de travailqté 12

Catering

Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Panneaux de menuqté 6
Porte-prixqté 40
Feuilles de distributionqté 8
Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, le lieu, les autorisations et l’assurance. Faites cette vérification au moins 8 semaines avant l’ouverture des stands : une réservation confirmée ne remplace pas une autorisation ni une couverture adaptée.
Dessinez le plan avant de recruter les exposants. Numérotez chaque emplacement et indiquez les accès, les points d’alimentation et les zones réservées aux tentes afin d’éviter de modifier la répartition après les inscriptions.
Fixez une date limite d’inscription et envoyez les conditions de vente avec la confirmation. Demandez au même moment les besoins alimentaires, le matériel nécessaire et les informations d’accès ; relancez les personnes non confirmées 7 jours avant l’événement.
Préparez l’accueil comme un poste de travail : liste imprimée des exposants, caisse avec monnaie, terminal de paiement et signalétique regroupée dans une caisse. Prévoyez au moins un bénévole pour l’accueil et un autre pour orienter les véhicules au montage.
Consultez les prévisions météo 72 heures avant, puis la veille. Vérifiez les tentes, les rallonges, les lampes rechargeables et les solutions de rangement ; mettez les boissons au frais suffisamment tôt pour éviter de tout préparer au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de récolte avec vide-grenier ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations et l’assurance, réserver les stands, recruter les exposants, traiter les paiements et diffuser les indications d’accès.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant le marché, une fois le plan des emplacements établi. Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant afin de confirmer les stands, les besoins alimentaires et les éventuels besoins électriques.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour ce type de marché ?: Pour un marché de taille moyenne, prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 personne pour les accès et 1 personne pour la coordination sur place, soit 3 bénévoles par créneau. Ajoutez un renfort pendant les 2 heures de montage et de démontage.
Quand préparer la signalétique et la liste des exposants ?: Finalisez la liste 3 à 5 jours avant, après la dernière confirmation. Imprimez la signalétique la veille et placez les numéros des emplacements avant l’arrivée des exposants, pour que chacun trouve son stand sans interrompre l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.