Cómo organizar un mercado de artesanía sin perder detalles

Organizar un mercado de artesanía empieza mucho antes de colocar los puestos. Primero fija la fecha y el lugar, comprueba permisos y seguro, y reserva con tiempo la infraestructura: puestos, carpas, electricidad y aseos. Después confirma la participación de los artesanos, cierra el plano y prepara la comunicación para visitantes y participantes. La última semana sirve para revisar compras, cobros, señalización y voluntarios, no para resolver decisiones pendientes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Comprobar el seguro del mercado
4
Reservar puestos
5
Reservar el suministro eléctrico
6
Reservar los aseos
7
Contactar a los artesanos
2 personas
8
Enviar las condiciones de participación
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Gestionar inscripciones
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Crear el plano del mercado
2 personas
13
Confirmar la distribución de los puestos
14
Actualizar la lista de participantes
15
Diseñar carteles promocionales
16
Distribuir carteles promocionales
3 personas
17
Publicar en redes sociales
18
Comprobar la ruta de tráfico
19
Preparar señales de aparcamiento
2 personas
20
Asignar voluntarios
2 personas
21
Enviar información a los participantes
22
Comprobar la lista de la compra
2 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
25
Reunir los materiales
3 personas
26
Enfriar bebidas
2 personas
27
Preparar pasteles y aperitivos
3 personas
28
Delimitar el recinto del mercado
4 personas
29
Descargar los puestos
6 personas
30
Montar los puestos
6 personas
31
Colocar mesas y sillas
5 personas
32
Conectar la corriente
2 personas
33
Colgar la iluminación
3 personas
34
Colgar los números de los puestos
2 personas
35
Colocar señalizadores
3 personas
36
Montar el mostrador de información
2 personas
37
Montar el mostrador de catering
3 personas
38
Preparar los aperitivos
3 personas
39
Preparar efectivo
2 personas
40
Comprobar los baños
2 personas
41
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

42
Recepción de participantes
3 personas
43
Indicar a los participantes los puestos
3 personas
44
Atender el mostrador de información
2 personas
45
Atender el mostrador de catering
3 personas
46
Servir café y té
2 personas
47
Servir pasteles y aperitivos
2 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
50
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
51
Mantener libres las vías de paso
2 personas
52
Guiar el aparcamiento
2 personas
53
Anunciar el mercado
54
Encender la iluminación
55
Tomar los últimos pedidos
2 personas
56
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

57
Cerrar catering
3 personas
58
Desmontar los puestos
6 personas
59
Recoger mesas y sillas
5 personas
60
Retirar la decoración
3 personas
61
Recoger la basura
4 personas
62
Limpiar el recinto
4 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Cerrar la caja
2 personas
65
Cortar la electricidad
2 personas
66
Inventariar materiales
2 personas
67
Devolver los objetos prestados
2 personas
68
Devolver el material alquilado
2 personas
69
Guardar el stock sobrante
2 personas
70
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
71
Entregar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 20
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillascant. 40
Taburetes de barcant. 6
Mesas plegablescant. 4
Biombos para vestuarioscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platos para postrecant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de lechecant. 4
Azucareroscant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Carretescant. 4
Cajas registradorascant. 2
Cajeros automáticoscant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Megáfono

Cocina

Jarras de aguacant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 2
Pinzas para servircant. 8
Tijerascant. 6
Bandejascant. 8

Decoración

Manteles para puestoscant. 20
Guirnaldascant. 12
Globoscant. 100
Números de puestocant. 20
Cartel de bienvenida
Carteles informativoscant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Tableros de corchocant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Farolescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Esponjas de limpiezacant. 12
Spray desinfectantecant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de trabajocant. 12
Pinzas para residuoscant. 4

Seguridad

Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 16
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Organización

Portapapelescant. 6
Juego de bolígrafoscant. 4
Pegatinas con nombrecant. 200
Pulserascant. 250
Reciboscant. 4
Cajas de caudalescant. 2
Cajitas para cambiocant. 4
Cuerdacant. 4
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 6
Rotuladores fosforescentescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Empieza por permisos, seguro y reservas: confirma estos puntos antes de invitar a los artesanos y deja al menos 4 semanas para corregir incidencias.
Envía las condiciones de participación junto con la invitación y fija una fecha límite de inscripción. Pide también las preferencias dietéticas para no tener que perseguir respuestas durante el montaje.
Cierra el plano cuando tengas la lista de participantes actualizada. Marca entradas, circulación, puestos, carpas, aseos, suministro eléctrico y zonas de aparcamiento antes de comunicar la distribución definitiva.
No dejes la electricidad para el último día: confirma cuántos puntos se necesitan para máquinas de café, neveras y otros equipos, y prepara cables alargadores, regletas y carretes adecuados.
Prepara con antelación la caja registradora, el cambio y los medios de comunicación. Asigna voluntarios por turnos y entrega a cada participante la información de acceso, montaje y contacto al menos 3 días antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de artesanía?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite comprobar permisos y seguro, reservar puestos, carpas, electricidad y aseos, y dar tiempo a los artesanos para inscribirse.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos de los artesanos?: Cierra las inscripciones al menos 2 semanas antes y confirma la distribución definitiva 7 días antes. Así puedes actualizar el plano y avisar de cualquier cambio sin improvisar durante el montaje.
¿Qué hay que preparar para la electricidad del mercado?: Confirma la reserva del suministro eléctrico al menos 2 semanas antes y cuenta los equipos que necesitarán conexión. Comprueba también la longitud de los cables y lleva regletas y carretes para evitar conexiones improvisadas.
¿Cuándo se debe enviar la información a los participantes?: Envía las instrucciones definitivas entre 3 y 5 días antes del mercado. Incluye horario de llegada, ubicación del puesto, plano, aparcamiento, ruta de tráfico, contacto del equipo y cualquier condición de participación.

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