Handwerksmarkt organisieren: der richtige Ablauf
Bei einer Handwerksmarkt-Planung entscheidet die Reihenfolge über den Aufwand am Veranstaltungstag. Lege zuerst Datum und Ort fest, prüfe Genehmigungen und Versicherung und reserviere danach Stände, Strom und Toiletten. Sobald die Handwerker zugesagt haben, brauchst du klare Teilnahmebedingungen, einen belastbaren Marktplan und aktuelle Kontaktdaten. Plane außerdem frühzeitig Werbung, Verkehrswege, Helfer sowie Kasse und Wechselgeld ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Marktversicherung prüfen
- 4
Stände reservieren
- 5
Stromversorgung reservieren
- 6
Toiletten reservieren
- 7
Handwerker ansprechen
2 Personen
- 8
Teilnahmebedingungen verschicken
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Marktplan erstellen
2 Personen
- 13
Standaufteilung bestätigen
- 14
Teilnehmerliste aktualisieren
- 15
Werbeplakate gestalten
- 16
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
- 17
Social-Media-Beitrag posten
- 18
Verkehrsweg prüfen
- 19
Parkschilder vorbereiten
2 Personen
- 20
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 21
Teilnehmerinformationen versenden
- 22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
3 Personen
- 24
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
- 25
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 26
Getränke kühlen
2 Personen
- 27
Gebäck und Snacks vorbereiten
3 Personen
- 28
Marktgelände absperren
4 Personen
- 29
Stände ausladen
6 Personen
- 30
Stände aufbauen
6 Personen
- 31
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
- 32
Strom anschließen
2 Personen
- 33
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 34
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 35
Wegweiser aufstellen
3 Personen
- 36
Infostand einrichten
2 Personen
- 37
Cateringtheke einrichten
3 Personen
- 38
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 39
Bargeld bereitlegen
2 Personen
- 40
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 41
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 42
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 43
Teilnehmende zu Ständen verweisen
3 Personen
- 44
Infostand besetzen
2 Personen
- 45
Catering-Stand besetzen
3 Personen
- 46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 47
Gebäck und Häppchen servieren
2 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Mülleimer leeren
2 Personen
- 50
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
- 51
Laufwege freihalten
2 Personen
- 52
Parkplatz einweisen
2 Personen
- 53
Markt ausrufen
- 54
Beleuchtung einschalten
- 55
Letzte Bestellungen aufnehmen
2 Personen
- 56
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 57
Catering abschließen
3 Personen
- 58
Stände abbauen
6 Personen
- 59
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 60
Dekoration entfernen
3 Personen
- 61
Abfall sammeln
4 Personen
- 62
Gelände reinigen
4 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Kasse abschließen
2 Personen
- 65
Strom ausschalten
2 Personen
- 66
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 67
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 68
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 69
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 70
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
- 71
Gelände übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarktständeAnz. 20
- PartyzelteAnz. 4
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 40
- BarhockerAnz. 6
- KlappischeAnz. 4
- Umkleideraum-TrennwändeAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 250
- KaffeetassenAnz. 100
- KuchenplattenAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServiertablettsAnz. 12
- MilchkannenAnz. 4
- ZuckerschälchenAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlschränkeAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelrollenAnz. 4
- KassenAnz. 2
- KartenterminalsAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 6
- Megafon
Küche
- WasserkannenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- BrotmesserAnz. 2
- ServierzangenAnz. 8
- ScherenAnz. 6
- TablettsAnz. 8
Dekoration
- StandtücherAnz. 20
- WimpelkettenAnz. 12
- BallonsAnz. 100
- StandnummernAnz. 20
- Willkommensschild
- InfotafelnAnz. 4
- WegweiserAnz. 12
- PinnwändeAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
- LaternenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- ReinigungsschwämmeAnz. 12
- DesinfektionssprayAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 6
- PapierhandtuchspenderAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 4
- ArbeitshandschuheAnz. 12
- AbfallgreiferAnz. 4
Sicherheit
- AbsperrgitterAnz. 12
- VerkehrskegelAnz. 16
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 2
- Rutschfeste MattenAnz. 8
Organisation
- KlemmbretterAnz. 6
- StiftesetsAnz. 4
- NamensaufkleberAnz. 200
- ArmbänderAnz. 250
- KassenbonsAnz. 4
- GeldkassettenAnz. 2
- WechselgeldkassenAnz. 4
- SeilAnz. 4
- KabelbinderAnz. 200
- GewebeklebebandAnz. 6
- MarkerAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre Genehmigungen und Marktversicherung mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Ohne diese Prüfung können Standplanung und Werbung bereits laufen, obwohl der Ort noch nicht freigegeben ist.
- Versende Teilnahmebedingungen zusammen mit der Einladung und setze eine Anmeldefrist von mindestens 3 Wochen. So kannst du Ernährungswünsche erfassen und die Teilnehmerliste rechtzeitig abschließen.
- Erstelle den Marktplan erst nach Ablauf der Anmeldefrist und bestätige die Standaufteilung spätestens 7 Tage vor dem Markt. Berücksichtige dabei Stromanschlüsse, Verkehrswege und die Position der Toiletten.
- Plane Werbung in zwei Wellen: Plakate und Social-Media-Beiträge 3 bis 4 Wochen vorher, eine Erinnerung 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Bereite Parkschilder vor, bevor Besucher am Veranstaltungstag eintreffen.
- Teile Helfer mit festen Aufgaben und Uhrzeiten ein, mindestens 1 Helfer je 10 bis 15 Stände. Lege Kassen, Kartenterminals, Wechselgeld, Funkgeräte und Verlängerungskabel am Vortag gesammelt bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Handwerksmarkt organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherung. Für die Ansprache der Handwerker und die Reservierung von Ständen, Strom und Toiletten solltest du mindestens 6 Wochen einplanen.
- Wie viele Handwerker braucht man für einen Handwerksmarkt?
- Das hängt von der verfügbaren Fläche und der Standgröße ab. Plane zunächst mit der Anzahl der passenden Marktstände und halte 10 bis 15 Prozent Reserve für Absagen oder zusätzliche Anbieter frei.
- Wann sollte man die Standaufteilung für einen Handwerksmarkt festlegen?
- Die endgültige Standaufteilung sollte spätestens 7 Tage vor dem Markt bestätigt werden. Erstelle sie erst, wenn die Anmeldefrist beendet ist und Strombedarf, Zufahrten sowie besondere Wünsche bekannt sind.
- Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Handwerksmarkt?
- Lege das Wechselgeld anhand der erwarteten Kassen und Anbieter fest und bereite es spätestens am Vortag vor. Rechne pro Kasse mit mehreren Stückelungen, damit bei kleinen Käufen nicht ständig größere Scheine gewechselt werden müssen.
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