Checklist para organizar un juego urbano sin olvidos

Un juego urbano necesita bastante más que preparar unas pruebas y reunir a los participantes. Primero hay que asegurar el punto de salida, definir una ruta viable y comprobar permisos y normas. Después llegan las inscripciones, los equipos, las cartas de juego y todo el material de recepción. Esta checklist te ayuda a ordenar las 47 tareas del plan y a tener listos los 37 artículos necesarios antes de que llegue el primer equipo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la ubicación de salida
Definir la zona de juego y la ruta
2 personas
Comprobar permisos y normas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recorrer la ruta
2 personas
Desarrollar tareas y respuestas
2 personas
Establecer las reglas del juego
Comprobar el pronóstico del tiempo
Finalizar la lista de participantes
Asignar equipos
2 personas
Informar a los capitanes de equipo
Diseñar cartas de juego
Imprimir las cartas del juego
Imprimir formularios de respuesta
Clasificar el material del equipo
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos y bocadillos
3 personas
Limpiar la zona de salida
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Decoración del punto de partida
2 personas
Preparar el material del juego
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Probar la técnica y la electricidad
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Explicar los equipos y las reglas del juego
2 personas
Enviar a los equipos
3 personas
Vigilar el desarrollo del juego y la seguridad
3 personas
Repartir las pistas y tareas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
Recoger respuestas
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Anunciar al ganador
Preparar el bufé de cena
3 personas
Reponer el buffet de cena
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas

Seguimiento

Reunir el material de juego
3 personas
Recoger el mobiliario
3 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Limpiar la vajilla y la cocina
2 personas
Entregar el lugar de inicio limpio
3 personas
Devolver los objetos prestados
Registrar objetos perdidos
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 4
Sillas plegablescant. 35
Papeleracant. 4

Equipo

Altavoz portátil
Megáfono
Baterías externascant. 8
Cargadores USBcant. 8
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Cronómetroscant. 5

Material de juego

Petos de equipocant. 35
Banderas del equipocant. 5
Cartas de juegocant. 40
Hojas de respuestacant. 40
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 8
Sobrescant. 25
Premioscant. 3

Artículos de oficina

Pegatinas con nombrecant. 40
Rotuladorescant. 12
Cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 4
Grapadorascant. 2

Decoración

Banner de inicio
Guirnaldascant. 6
Globoscant. 40

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 50
Platos reutilizablescant. 40
Cubiertoscant. 40
Bandejas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 2

Iluminación

Faroles LEDcant. 6

Limpieza

Cuboscant. 2
Paños de limpiezacant. 12
Cepillos para fregarcant. 3

Catering

Compras

Consejos

Reserva el punto de salida y define la zona de juego con al menos 3 o 4 semanas de antelación. Recorre la ruta completa antes de cerrarla y comprueba dónde pueden surgir retrasos o confusiones.
Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del juego urbano. En ese momento podrás formar los equipos, asignar capitanes y confirmar preferencias dietéticas sin rehacer las listas el último día.
Prepara una carpeta por equipo con petos, bandera, cartas, hojas de respuesta, bolígrafos, portapapeles y sobres. Clasificarlo todo el día anterior evita repartir material incompleto durante la recepción.
Imprime las cartas y los formularios de respuesta con 2 o 3 días de margen, y lleva copias adicionales: calcula al menos un juego extra por cada 5 equipos. Revisa también las respuestas antes de imprimir para detectar errores en las pruebas.
Comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes y vuelve a revisarla la víspera. Deja preparados el altavoz o megáfono, las baterías externas, los alargadores y las neveras portátiles para que la salida no dependa de encontrar material a última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un juego urbano?: Empieza 3 o 4 semanas antes para reservar el punto de salida, definir la ruta y comprobar permisos. Deja la compra, la impresión y el montaje para los últimos 2 o 3 días.
¿Cuándo se deben formar los equipos del juego urbano?: Forma los equipos entre 5 y 7 días antes, cuando la lista de participantes ya esté casi cerrada. Informa a los capitanes en cuanto estén asignados para que puedan resolver dudas antes del día del juego.
¿Cuánto material de juego necesito preparar por equipo?: Prepara un conjunto completo por equipo: petos, bandera, cartas, hojas de respuesta, bolígrafos, portapapeles y sobres. Añade al menos un conjunto de reserva por cada 5 equipos para cubrir pérdidas o material dañado.
¿Qué hay que preparar el día anterior a un juego urbano?: El día anterior conviene clasificar el material, enfriar las bebidas, preparar los aperitivos y revisar la ruta y la previsión meteorológica. Deja también listas las mesas, sillas, decoración y el mostrador de recepción para montar la salida con rapidez.

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