Cómo organizar un festival de música sin perder el control

Un festival de música se organiza por fases: primero se fija el lugar y la fecha, después se cierran artistas, permisos, presupuesto y proveedores. El sonido, la electricidad, la seguridad y el plan de horarios deben estar resueltos antes de anunciar el programa. En las semanas previas se coordinan voluntarios, catering, inscripciones y entregas. Este plan reúne 76 tareas y 70 elementos para que el montaje y el día del festival sigan un orden claro.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Revisar permisos y notificaciones
3
Confirmar las bandas que actuarán
2 personas
4
Cerrar contratos con artistas
5
Crear el programa y el horario
2 personas
6
Hacer reservas de material
7
Asegurar el suministro eléctrico
8
Organizar seguridad y primeros auxilios
2 personas
9
Comprobar el seguro
10
Crear imagen promocional
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Anunciar el festival en línea
13
Distribuir carteles
3 personas
14
Gestionar inscripciones
2 personas
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Programar a los voluntarios
2 personas
17
Enviar información de los artistas
18
Pedir el catering
2 personas
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
22
Preparar la recepción de artistas
2 personas
23
Comprobar el pronóstico del tiempo
24
Inspeccionar el lugar
3 personas
25
Recibir entregas
3 personas
26
Montar el escenario
5 personas
27
Montar carpas
4 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Conectar el equipo de sonido
4 personas
30
Conectar el equipo de iluminación
3 personas
31
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
32
Revisar el escenario y los cables
2 personas
33
Preparar los instrumentos
4 personas
34
Hacer la prueba de sonido
4 personas
35
Montar el buffet de catering
3 personas
36
Enfriar las bebidas
2 personas
37
Montar el punto de café y té
2 personas
38
Montar la entrada y el punto de información
2 personas
39
Colgar la decoración
3 personas
40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
41
Comprobar los baños
2 personas
42
Realizar una ronda de seguridad
3 personas
43
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

44
Recibir a los artistas
2 personas
45
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
46
Anunciar el programa
47
Acompañar la primera actuación
3 personas
48
Servir aperitivos
4 personas
49
Servir las bebidas
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Alternar actuaciones
3 personas
53
Responder preguntas del público
2 personas
54
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
55
Proveer catering a los artistas
2 personas
56
Operar el espectáculo de luces
57
Coordinar la última actuación
3 personas
58
Anunciar el último número
59
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
4 personas

Seguimiento

60
Apagar el equipo de sonido
2 personas
61
Recoger comida y bebida
3 personas
62
Recoger la vajilla
3 personas
63
Clasificar residuos
4 personas
64
Limpiar el lugar
5 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Desmontar el escenario y la iluminación
5 personas
67
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
68
Desmontar las carpas
4 personas
69
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Ordenar el stock
2 personas
72
Limpiar los materiales
3 personas
73
Inventariar materiales
2 personas
74
Devolver los objetos prestados
2 personas
75
Retirar residuos mixtos
2 personas
76
Guardar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Escenario
Mesas de cervezacant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2
Perchascant. 120

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Pinzas para servircant. 8

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos de escenariocant. 6
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Supervisar a los ponentescant. 3
Cables de instrumentoscant. 16
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 12
Enrollacablescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 20
Distribuidores de corrientecant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 6

Decoración

Banderas del festivalcant. 8
Telón de fondo del escenario
Señales direccionalescant. 10
Pósteres del programacant. 20
Mantelescant. 12
Pulserascant. 180

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas para alimentoscant. 8
Acumuladores de fríocant. 24
Contenedores de alimentoscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de desinfectantecant. 8
Escobillas de bañocant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecoscant. 20
Postes separadorescant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Linternascant. 6

Información

Punto de información
Carpetas portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Pegatinas con nombrecant. 100
Folletos del programacant. 200

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha y el lugar, y revisa los permisos y notificaciones antes de contratar proveedores. Deja al menos 8 semanas para resolver autorizaciones, seguro y condiciones del recinto.
Cierra primero las bandas y sus contratos; después crea el programa con horarios realistas. Reserva entre 30 y 45 minutos entre actuaciones si necesitas cambios de instrumentos, pruebas de sonido o desplazamientos.
No trates la electricidad como un detalle de última hora. Confirma con antelación la potencia disponible para escenario, PA, subwoofers e iluminación, y separa los cables de paso con alfombrillas y enrollacables.
Programa a los voluntarios por turnos de 4 a 6 horas y asigna a una persona responsable de artistas, recepción, catering y entregas. Envía a cada banda sus horarios, accesos y necesidades técnicas al menos 7 días antes.
Haz una inspección final del lugar entre 24 y 48 horas antes y comprueba el pronóstico del tiempo. Las carpas, el escenario, las mesas, las sillas, los vasos reutilizables y el material técnico deben recibirse y revisarse antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si el festival es pequeño o mediano. Ese margen permite tramitar permisos, cerrar contratos, reservar sonido e iluminación, anunciar el evento y coordinar voluntarios sin concentrar todo en la última semana.
¿Cuándo hay que cerrar el programa de un festival?: Procura tener el programa cerrado al menos 4 semanas antes. Reserva después de cada actuación entre 30 y 45 minutos para cambios de escenario, pruebas técnicas y posibles retrasos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de música?: Como referencia, asigna al menos 1 persona responsable por cada área crítica: recepción, artistas, accesos, catering, montaje y coordinación. Organiza turnos de 4 a 6 horas y confirma el cuadrante 7 días antes.
¿Cuándo se comprueba el material y el recinto?: Haz una primera inspección del recinto entre 7 y 10 días antes y una revisión final entre 24 y 48 horas antes. El material alquilado debe recibirse y comprobarse antes del montaje para poder sustituir lo que falte.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.