Organiser un festival de musique sans perdre le fil

Commencez par verrouiller la date, le lieu et les autorisations avant de réserver la technique ou d’annoncer les groupes. Ensuite, construisez le programme autour des horaires de montage, des balances et des changements de plateau. Un festival repose aussi sur des détails moins visibles : alimentation électrique, premiers secours, assurance, catering et accueil des artistes. Gardez une marge pour les livraisons, la météo et les inscriptions de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Confirmer les groupes de musique qui se produisent
2 personnes
4
Consigner les contrats des artistes
5
Établir le programme et le planning
2 personnes
6
Faire les réservations pour le matériel
7
Prévoir l’alimentation électrique
8
Organiser la sécurité et les premiers secours
2 personnes
9
Vérifier l’assurance
10
Créer l’image promotionnelle
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Annoncer le festival en ligne
13
Distribuer les affiches
3 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Planifier les bénévoles
2 personnes
17
Envoyer les informations aux artistes
18
Commander le catering
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
22
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
23
Vérifier les prévisions météo
24
Inspecter le lieu
3 personnes
25
Réception des livraisons
3 personnes
26
Monter la scène
5 personnes
27
Installer les tentes de fête
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Raccorder le matériel audio
4 personnes
30
Brancher l’éclairage
3 personnes
31
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
32
Vérifier la scène et les câbles
2 personnes
33
Installer les instruments
4 personnes
34
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Installer le point café et thé
2 personnes
38
Aménager l’entrée et le point d’information
2 personnes
39
Installer la décoration
3 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
2 personnes
42
Effectuer la ronde de sécurité
3 personnes
43
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

44
Accueil des artistes
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
4 personnes
46
Annoncer le programme
47
Encadrer la première prestation
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
4 personnes
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Alterner les spectacles
3 personnes
53
Répondre aux questions du public
2 personnes
54
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
55
Fournir la restauration aux artistes
2 personnes
56
Gérer le spectacle lumineux
57
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
58
Annoncer le dernier numéro
59
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes

Suivi

60
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
61
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
62
Rassembler la vaisselle
3 personnes
63
Trier les déchets
4 personnes
64
Nettoyer le lieu
5 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Démonter la scène et l’éclairage
5 personnes
67
Démonter l’équipement sonore
4 personnes
68
Démonter les tentes de fête
4 personnes
69
Remettre le mobilier en place
4 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Ranger les stocks
2 personnes
72
Nettoyer le matériel
3 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
76
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Scène
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2
Cintresqté 120

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pince de serviceqté 8

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones de scèneqté 6
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Surveiller les enceintesqté 3
Câbles d'instrumentsqté 16
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 4
Passe-câblesqté 20
Répartiteurs électriquesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Drapeaux de festivalqté 8
Fond de scène
Panneaux directionnelsqté 10
Affiches du programmeqté 20
Nappesqté 12
Braceletsqté 180

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces alimentairesqté 8
Pains de glaceqté 24
Conteneurs alimentairesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Pompes de désinfectionqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Giletsqté 20
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 4
Lampes de pocheqté 6

Informations

Bureau d’information
Chemises à pinceqté 6
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 100
Flyers du programmeqté 200

Catering

Courses

Conseils

Fixez le lieu et vérifiez les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le festival. Sans cette validation, évitez de confirmer définitivement la scène, les tentes ou la communication.
Demandez aux groupes leurs besoins techniques et alimentaires dès la signature des contrats. Regroupez ces informations dans un document unique et envoyez le planning final au moins 7 jours avant l’événement.
Construisez le programme en ajoutant les balances, les changements de plateau et les pauses, pas seulement la durée des concerts. Prévoyez généralement 30 à 45 minutes entre deux groupes si le matériel change.
Traitez l’électricité comme un poste à part : scène, son, éclairage et points de vente ne doivent pas dépendre d’une seule multiprise. Faites contrôler les rallonges, répartiteurs et passe-câbles avant l’arrivée du public.
N’attendez pas le jour J pour organiser les bénévoles, le catering et l’accueil des artistes. Donnez à chaque bénévole un créneau précis, un point de rendez-vous et un numéro à appeler en cas de retard ou de livraison manquante.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour un festival de petite ou moyenne taille. Il faut davantage de temps si les autorisations, l’assurance, la sécurité ou plusieurs groupes doivent encore être confirmés.
Quand faut-il réserver la scène et le matériel de son ?: Réservez la scène, la sonorisation et l’éclairage dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Les microphones, boîtiers DI, retours et câbles nécessaires doivent être validés avec les artistes avant la réservation finale.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de musique ?: Pour un petit festival, comptez environ 1 bénévole pour 25 à 40 participants, en plus des personnes affectées à la technique et à la sécurité. Répartissez les créneaux avant l’événement et gardez au moins 2 personnes disponibles pour les imprévus.
Quand vérifier la météo et préparer le plan de secours ?: Consultez les prévisions 7 jours avant, puis de nouveau 48 et 24 heures avant le festival. Les tentes, les protections pour le matériel électrique, les accès et la procédure d’annulation ou de déplacement doivent être décidés avant la dernière vérification.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.