Zo organiseer je een muziekfestival
Begin niet met posters of boodschappen, maar met de datum, locatie en haalbaarheid van je programma. Controleer direct welke vergunningen en meldingen nodig zijn en leg bands, contracten, stroom, techniek, beveiliging en EHBO vast. Werk daarna terug vanaf de festivaldag: maak een tijdschema, verdeel vrijwilligers en plan alle leveringen. In de laatste week draait het vooral om bevestigen, weersverwachting, artiesteninformatie en een controle van locatie, materiaal en voorraad.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Vergunning en meldingen controleren
- 3
Optredende bands bevestigen
2 personen
- 4
Artiestencontracten vastleggen
- 5
Programma en tijdschema maken
2 personen
- 6
Reserveringen voor materiaal maken
- 7
Stroomvoorziening vastleggen
- 8
Beveiliging en EHBO regelen
2 personen
- 9
Verzekering controleren
- 10
Promotiebeeld maken
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Festival online aankondigen
- 13
Posters verspreiden
3 personen
- 14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 15
Dieetwensen verzamelen
- 16
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
- 17
Artiënteninformatie versturen
- 18
Catering bestellen
2 personen
- 19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 20
Boodschappen doen
3 personen
- 21
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
- 22
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
- 23
Weersverwachting controleren
- 24
Locatie inspecteren
3 personen
- 25
Leveringen ontvangen
3 personen
- 26
Podium opbouwen
5 personen
- 27
Partytenten opzetten
4 personen
- 28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 29
Geluidsapparatuur aansluiten
4 personen
- 30
Lichtapparatuur aansluiten
3 personen
- 31
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
- 32
Podium en kabels controleren
2 personen
- 33
Instrumenten klaarzetten
4 personen
- 34
Soundcheck uitvoeren
4 personen
- 35
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 36
Dranken koud zetten
2 personen
- 37
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
- 38
Entree en informatiepunt inrichten
2 personen
- 39
Decoratie ophangen
3 personen
- 40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 41
Toiletten controleren
2 personen
- 42
Veiligheidsronde uitvoeren
3 personen
- 43
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
- 44
Artiënten ontvangen
2 personen
- 45
Bezoekers verwelkomen
4 personen
- 46
Programma aankondigen
- 47
Eerste optreden begeleiden
3 personen
- 48
Hapjes serveren
4 personen
- 49
Dranken serveren
3 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Afvalbakken legen
2 personen
- 52
Optredens wisselen
3 personen
- 53
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
- 54
Toiletten tussentijds reinigen
2 personen
- 55
Artiënten voorzien van catering
2 personen
- 56
Lichtshow bedienen
- 57
Laatste optreden begeleiden
3 personen
- 58
Laatste nummer aankondigen
- 59
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen
Nazorg
- 60
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 61
Eten en drinken opruimen
3 personen
- 62
Servies verzamelen
3 personen
- 63
Afval sorteren
4 personen
- 64
Locatie schoonmaken
5 personen
- 65
Decoratie verwijderen
3 personen
- 66
Podium en licht afbouwen
5 personen
- 67
Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
- 68
Partytenten afbreken
4 personen
- 69
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 70
Servies afwassen
3 personen
- 71
Voorraad opruimen
2 personen
- 72
Materialen reinigen
3 personen
- 73
Materialen inventariseren
2 personen
- 74
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 75
Restafval afvoeren
2 personen
- 76
Gevonden voorwerpen bewaren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Podium
- Biertafelsaantal 12
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 8
- Garderoberekkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 120
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 180
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerbladenaantal 12
- Opscheptangenaantal 8
Apparatuur
- PA-speakersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Podiummicrofoonsaantal 6
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Monitor speakersaantal 3
- Instrumentkabelsaantal 16
- Stekkerdozenaantal 12
- Verlengkabelsaantal 12
- Kabelhaspelsaantal 4
- Kabelmattenaantal 20
- Stroomverdelersaantal 4
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtcontroller
- Prikkabelsaantal 6
- Zaklampenaantal 6
Decoratie
- Festivalvlaggenaantal 8
- Podiumachterdoek
- Richtingsbordenaantal 10
- Programmapostersaantal 20
- Tafelkledenaantal 12
- Polsbandjesaantal 180
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Voedseltangenaantal 8
- Koelelementenaantal 24
- Voedselcontainersaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Handvegersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakdoekenaantal 30
- Desinfectiepompjesaantal 8
- Toiletborstelsaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Hesjesaantal 20
- Afzetpalenaantal 20
- Afzetlintaantal 4
- Zaklampenaantal 6
Informatie
- Informatiebalie
- Clipboardmappenaantal 6
- Pennenaantal 30
- Naamstickersaantal 100
- Programmaflyersaantal 200
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg bands en artiestencontracten vroeg vast. Stuur daarna per artiest praktische informatie over aankomst, optredenstijd, contactpersoon, techniek en eventuele dieetwensen; zo voorkom je misverstanden op de festivaldag.
- Plan techniek en stroom als één geheel. Controleer of PA-speakers, subwoofers, mengtafel, monitor speakers en verlichting op veilige stroomgroepen passen en reserveer kabels, kabelhaspels, stroomverdelers en kabelmatten ruim vóór de opbouw.
- Maak het programma met wisseltijd tussen optredens. Reserveer per band minimaal 20 tot 30 minuten voor op- en afbouw als instrumenten of microfoons worden gewisseld; zonder buffer loopt de rest van de dag snel uit.
- Rooster vrijwilligers per taak en tijdsblok in. Zorg dat ontvangst, bar, garderobe, artiestenbegeleiding, publieksbegeleiding en opruimen niet door dezelfde mensen tegelijk moeten worden gedaan.
- Doe de laatste locatiecontrole uiterlijk 24 uur vooraf. Controleer dan podium, partytenten, tafels, stoelen, verlichting, afvalpunten, toegangswegen, leveringen en de weersverwachting, in plaats van ontbrekende spullen op de ochtend zelf te ontdekken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een muziekfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en bands. Reserveer techniek, materiaal, beveiliging en catering uiterlijk 8 tot 12 weken voor het festival.
- Welke vergunning heb je nodig voor een muziekfestival?
- Dat hangt af van locatie, bezoekersaantal, tijden, geluid en gemeente. Controleer minimaal 3 tot 6 maanden vooraf de vergunning- en meldingsplicht bij de betreffende gemeente en vraag welke documenten en veiligheidsplannen nodig zijn.
- Hoeveel tijd moet je plannen voor de opbouw van een muziekfestival?
- Reken voor podium, PA, verlichting, tenten en inrichting meestal op minimaal 6 tot 8 uur opbouw. Plan daarnaast 2 tot 3 uur voor soundcheck, veiligheidscontrole en het oplossen van technische problemen.
- Wanneer bestel je catering voor een muziekfestival?
- Bestel catering ongeveer 4 tot 6 weken vooraf, zodra het verwachte aantal bezoekers en vrijwilligers bekend is. Verzamel dieetwensen uiterlijk 2 weken vooraf en controleer de definitieve aantallen enkele dagen voor het festival.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!