Cómo organizar un festival de metal sin perder el control

Organizar un festival de metal empieza mucho antes de montar el escenario. Primero se fijan la fecha y el lugar, se tramitan los permisos y se cierran los contratos de los artistas; después se coordinan sonido, iluminación, transporte, catering y seguridad. El programa, la información técnica de cada banda y la distribución del personal deben quedar cerrados antes de abrir las inscripciones. En los últimos días, los fallos suelen aparecer en los horarios, los cables, las pulseras, las existencias del bar y el plan para el tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Solicitar permisos
2 personas
3
Confirmar los contratos de los artistas
2 personas
4
Reservar transporte para artistas
5
Reservar el catering
2 personas
6
Reservar el equipo de sonido
2 personas
7
Reservar el equipo de iluminación
2 personas
8
Reservar seguridad
2 personas
9
Reservar personal de primeros auxilios
10
Elaborar el programa
3 personas
11
Crear el nombre y la identidad visual del festival
2 personas
12
Publicar la página web
2 personas
13
Enviar invitaciones
3 personas
14
Anunciar en redes sociales
2 personas
15
Gestionar inscripciones
2 personas
16
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
17
Recopilar información de los artistas
2 personas
18
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
19
Imprimir el plano
2 personas
20
Pedir pulseras
21
Asignar al personal
2 personas
22
Planificar el catering de los artistas
2 personas
23
Comprobar las existencias del bar
2 personas
24
Comprobar la hoja técnica
2 personas
25
Comprobar el pronóstico del tiempo
26
Comprobar la lista de la compra
2 personas
27
Hacer la compra
4 personas
28
Llenar las neveras portátiles
3 personas
29
Llevar materiales al lugar
4 personas
30
Cerrar el recinto
4 personas
31
Montar el escenario y la cubierta
6 personas
32
Montar el sistema de sonido
4 personas
33
Montar la instalación de iluminación
3 personas
34
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
35
Colocar mesas y sillas
4 personas
36
Montar la barra
4 personas
37
Montar backstage
3 personas
38
Montar la mesa de merchandising
2 personas
39
Colgar la decoración
3 personas
40
Montar el control de acceso
3 personas
41
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
42
Comprobar los baños
2 personas

Evento

43
Recibir a los artistas
3 personas
44
Coordinar la prueba de sonido
3 personas
45
Abrir la taquilla y la entrada
4 personas
46
Recibir a los visitantes
6 personas
47
Repartir pulseras
3 personas
48
Acompañar la primera actuación
3 personas
49
Servir aperitivos
4 personas
50
Servir las bebidas
5 personas
51
Rellenar las bebidas
3 personas
52
Reponer las existencias del bar
2 personas
53
Alternar actuaciones
4 personas
54
Informar al público
2 personas
55
Vender merchandising
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
58
Coordinar la última actuación
3 personas
59
Guiar la salida
5 personas

Seguimiento

60
Cerrar la caja
2 personas
61
Apagar el equipo de sonido
3 personas
62
Guardar con seguridad el stock de la barra
3 personas
63
Desmontar el escenario y el recinto
6 personas
64
Recoger el mobiliario
4 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Separar y desechar los residuos
4 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Limpiar el recinto
5 personas
69
Realizar la limpieza final de los baños
2 personas
70
Devolver los materiales
4 personas
71
Devolver el equipo de sonido
2 personas
72
Devolver el set de luces
2 personas
73
Recoger objetos perdidos
2 personas
74
Pagar a los proveedores
2 personas
75
Pagar a los artistas
2 personas
76
Guardar el excedente
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 12
Mesas de cervezacant. 10
Bancoscant. 12
Bandejas de barcant. 3
Sillas plegablescant. 40
Carpas de fiestacant. 4
Piezas de escenariocant. 12
Paneles de fondocant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 300
Cubiertoscant. 300

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Amplificadores de guitarracant. 4
Subwooferscant. 2
Batería
Monitorescant. 4
Cables XLRcant. 20
Cables jackcant. 16
Canaletas para cablescant. 12
Enrollacablescant. 8
Neveras portátilescant. 8
Neverascant. 3
Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 3
Walkie-talkiescant. 10
Cables alargadorescant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Barras de luzcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 8
Linternascant. 8

Decoración

Banderas del festivalcant. 20
Banderolascant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Pulserascant. 400

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 6
Termoscant. 4
Cajas isotérmicascant. 8

Catering

Compras

Limpieza

Papeleracant. 20
Contenedores de separación de residuoscant. 6
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Vallas de control de multitudescant. 20
Extintorescant. 6
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 6
Pilas para linternacant. 24

Oficina

Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Papel de impresióncant. 2
Cinta adhesivacant. 8
Rotuladores fosforescentescant. 12
Lanyardscant. 40
Credencialescant. 40
Rollos de reciboscant. 12

Otros

Maletines de herramientascant. 3
Carros de manocant. 2
Correas de amarrecant. 12
Bridascant. 500
Cinta americanacant. 8
Paraguascant. 6

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de anunciar el festival. No publiques invitaciones ni redes sociales hasta confirmar que el recinto puede acoger el escenario, el público y la actividad prevista.
Pide la hoja técnica de cada banda con varias semanas de margen y compárala con el equipo reservado: PA, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, monitores, amplificadores, batería y cajas DI. Así detectas conexiones o soportes que faltan antes del montaje.
Calcula el programa con tiempos reales de carga, prueba de sonido y cambios de escenario. Reserva al menos 30 minutos para cada cambio de banda si comparten batería, amplificadores o líneas de monitorización.
Asigna por escrito quién recibe a los artistas, quién controla el acceso, quién revisa el bar y quién coordina primeros auxilios. Imprime el plan de trabajo y el plano para que el personal no dependa de mensajes durante el festival.
Comprueba 24 horas antes la previsión meteorológica, las carpas, las canaletas para cables y los enrollacables. Los cables deben quedar protegidos en las zonas de paso, y el plan debe indicar qué ocurre si hay lluvia o viento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de metal?: Empieza entre 6 y 12 meses antes si participan varias bandas y necesitas permisos, contratos y proveedores técnicos. Como mínimo, intenta cerrar artistas, recinto, sonido, iluminación, seguridad y catering 8 semanas antes.
¿Cuándo se debe cerrar el programa del festival?: Deja el programa cerrado al menos 3 semanas antes para poder publicarlo, gestionar inscripciones y preparar el plan de trabajo. La versión operativa, con pruebas de sonido y cambios de escenario, conviene revisarla 7 días antes.
¿Qué equipo de sonido necesita un festival de metal?: Como base se necesitan altavoces de PA, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cajas DI, monitores, cables XLR y jack, además del equipo específico de cada banda. La cantidad depende del recinto y del rider técnico, que debe revisarse antes de confirmar la reserva.
¿Cuándo hay que contratar la seguridad y primeros auxilios?: Contrátalos cuando el aforo, el recinto y el horario ya estén definidos, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Confirma por escrito cuántas personas habrá, sus turnos, los accesos que cubrirán y dónde se ubicará el puesto de primeros auxilios.

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