Checklist para organizar un festival de metal

Un festival de metal necesita más que contratar bandas y montar un escenario. Esta checklist reúne 76 tareas y 78 materiales para coordinar permisos, artistas, sonido, iluminación, seguridad, catering, público y equipo. Empieza por fijar la fecha y el lugar, y deja cerrados con varias semanas de margen los contratos, el transporte y los servicios técnicos. En los últimos días, trabaja con un plano, un programa y un reparto de responsabilidades por escrito.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Solicitar permisos
2 personas
Confirmar los contratos de los artistas
2 personas
Reservar transporte para artistas
Reservar el catering
2 personas
Reservar el equipo de sonido
2 personas
Reservar el equipo de iluminación
2 personas
Reservar seguridad
2 personas
Reservar personal de primeros auxilios
Elaborar el programa
3 personas
Crear el nombre y la identidad visual del festival
2 personas
Publicar la página web
2 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Anunciar en redes sociales
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Recopilar información de los artistas
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
Imprimir el plano
2 personas
Pedir pulseras
Asignar al personal
2 personas
Planificar el catering de los artistas
2 personas
Comprobar las existencias del bar
2 personas
Comprobar la hoja técnica
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
4 personas
Llenar las neveras portátiles
3 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Cerrar el recinto
4 personas
Montar el escenario y la cubierta
6 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la barra
4 personas
Montar backstage
3 personas
Montar la mesa de merchandising
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el control de acceso
3 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Comprobar los baños
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
3 personas
Coordinar la prueba de sonido
3 personas
Abrir la taquilla y la entrada
4 personas
Recibir a los visitantes
6 personas
Repartir pulseras
3 personas
Acompañar la primera actuación
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir las bebidas
5 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer las existencias del bar
2 personas
Alternar actuaciones
4 personas
Informar al público
2 personas
Vender merchandising
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Coordinar la última actuación
3 personas
Guiar la salida
5 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Apagar el equipo de sonido
3 personas
Guardar con seguridad el stock de la barra
3 personas
Desmontar el escenario y el recinto
6 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Separar y desechar los residuos
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Realizar la limpieza final de los baños
2 personas
Devolver los materiales
4 personas
Devolver el equipo de sonido
2 personas
Devolver el set de luces
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Pagar a los proveedores
2 personas
Pagar a los artistas
2 personas
Guardar el excedente
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 12
Mesas de cervezacant. 10
Bancoscant. 12
Bandejas de barcant. 3
Sillas plegablescant. 40
Carpas de fiestacant. 4
Piezas de escenariocant. 12
Paneles de fondocant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 300
Cubiertoscant. 300

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Amplificadores de guitarracant. 4
Subwooferscant. 2
Batería
Monitorescant. 4
Cables XLRcant. 20
Cables jackcant. 16
Canaletas para cablescant. 12
Enrollacablescant. 8
Neveras portátilescant. 8
Neverascant. 3
Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 3
Walkie-talkiescant. 10
Cables alargadorescant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Barras de luzcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 8
Linternascant. 8

Decoración

Banderas del festivalcant. 20
Banderolascant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Pulserascant. 400

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 6
Termoscant. 4
Cajas isotérmicascant. 8

Catering

Compras

Limpieza

Papeleracant. 20
Contenedores de separación de residuoscant. 6
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Vallas de control de multitudescant. 20
Extintorescant. 6
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 6
Pilas para linternacant. 24

Oficina

Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Papel de impresióncant. 2
Cinta adhesivacant. 8
Rotuladores fosforescentescant. 12
Lanyardscant. 40
Credencialescant. 40
Rollos de reciboscant. 12

Otros

Maletines de herramientascant. 3
Carros de manocant. 2
Correas de amarrecant. 12
Bridascant. 500
Cinta americanacant. 8
Paraguascant. 6

Consejos

Cierra los permisos y los contratos antes de anunciar el festival. Como mínimo, confirma por escrito el lugar, los horarios, las condiciones técnicas y el transporte de cada artista.
Revisa la hoja técnica de cada banda y compárala con el equipo reservado: PA, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, monitores, amplificadores, batería, cajas DI y cableado. Haz esta comprobación al menos 7 días antes.
Prepara el plano pensando en los desplazamientos: escenario, público, bar, catering, camerinos, seguridad y primeros auxilios deben quedar identificados. Imprímelo junto con el plan de trabajo para el equipo.
Calcula el servicio de bar para la primera hora con 2 o 3 bebidas por persona y comprueba las existencias antes de abrir. No olvides vasos reutilizables, bandejas, copas, tazas, platos y cubiertos para evitar compras urgentes.
Asigna cada tarea a una persona concreta y entrega las pulseras, horarios e instrucciones antes del montaje. Consulta el pronóstico del tiempo 48 horas antes y comprueba si las carpas, canaletas y equipos necesitan protección adicional.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de metal?: Empieza entre 3 y 6 meses antes si participan varias bandas y necesitas permisos, transporte y equipos técnicos. Deja cerrados los contratos, la seguridad, los primeros auxilios, el catering y el programa antes de anunciar el evento.
¿Qué equipo de sonido necesita un festival de metal?: Como base, necesitas PA, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cajas DI, monitores, amplificadores, batería y cables XLR y jack. La cantidad depende del recinto y de la hoja técnica de cada artista; revísala al menos 7 días antes.
¿Cuándo hay que contratar la seguridad y los primeros auxilios?: Contrátalos cuando cierres el lugar y conozcas el aforo previsto, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Confirma por escrito el horario de cobertura y asigna un punto visible en el plano para atención y emergencias.
¿Qué hay que preparar el día antes de un festival de metal?: El día anterior imprime el plano y el plan de trabajo, reparte las responsabilidades, prepara las pulseras y comprueba sonido, iluminación, bar, catering y previsión meteorológica. Reserva varias horas para el montaje y deja una persona responsable de resolver incidencias.

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