Zo organiseer je een metalfestival
Een metalfestival organiseren begint niet bij de line-up, maar bij datum, locatie en vergunningen. Daarna leg je artiesten, techniek, beveiliging, EHBO en catering vast voordat je communicatie opent. Bij een festival met meerdere bands bepaalt de technische rider hoeveel tijd, materiaal en stroom je nodig hebt. Werk naar één draaiboek met programma, plattegrond, contactpersonen en opbouwtijden, zodat medewerkers en leveranciers op dezelfde informatie werken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen aanvragen
2 personen
- 3
Artiestencontracten bevestigen
2 personen
- 4
Artiestenvervoer reserveren
- 5
Catering reserveren
2 personen
- 6
Geluidsset reserveren
2 personen
- 7
Lichtset reserveren
2 personen
- 8
Beveiliging reserveren
2 personen
- 9
EHBO-bezetting reserveren
- 10
Programma samenstellen
3 personen
- 11
Festivalnaam en huisstijl maken
2 personen
- 12
Websitepagina publiceren
2 personen
- 13
Uitnodigingen versturen
3 personen
- 14
Sociale media aankondigen
2 personen
- 15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 16
Dieetwensen verzamelen
2 personen
- 17
Artiestinformatie verzamelen
2 personen
- 18
Draaiboek afdrukken
2 personen
- 19
Plattegrond afdrukken
2 personen
- 20
Polsbandjes bestellen
- 21
Medewerkers indelen
2 personen
- 22
Artiestencatering plannen
2 personen
- 23
Barvoorraad controleren
2 personen
- 24
Technische rider controleren
2 personen
- 25
Weersverwachting controleren
- 26
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 27
Boodschappen doen
4 personen
- 28
Koelboxen vullen
3 personen
- 29
Materialen naar locatie brengen
4 personen
- 30
Terrein afzetten
4 personen
- 31
Podium en overkapping opbouwen
6 personen
- 32
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
- 33
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
- 34
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
- 35
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 36
Bar inrichten
4 personen
- 37
Backstage inrichten
3 personen
- 38
Merchandisetafel inrichten
2 personen
- 39
Decoratie ophangen
3 personen
- 40
Toegangscontrole inrichten
3 personen
- 41
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 42
Toiletten controleren
2 personen
Event
- 43
Artiesten ontvangen
3 personen
- 44
Soundcheck begeleiden
3 personen
- 45
Kassa en entree openen
4 personen
- 46
Bezoekers ontvangen
6 personen
- 47
Polsbandjes uitdelen
3 personen
- 48
Eerste optreden begeleiden
3 personen
- 49
Hapjes serveren
4 personen
- 50
Dranken serveren
5 personen
- 51
Dranken bijvullen
3 personen
- 52
Barvoorraad aanvullen
2 personen
- 53
Optredens wisselen
4 personen
- 54
Publiek informeren
2 personen
- 55
Merchandise verkopen
2 personen
- 56
Afvalbakken legen
2 personen
- 57
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
- 58
Laatste optreden begeleiden
3 personen
- 59
Uitstroom begeleiden
5 personen
Nazorg
- 60
Kassa afsluiten
2 personen
- 61
Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
- 62
Barvoorraad veilig opbergen
3 personen
- 63
Podium en terrein afbreken
6 personen
- 64
Meubilair verzamelen
4 personen
- 65
Decoratie verwijderen
3 personen
- 66
Afval scheiden en afvoeren
4 personen
- 67
Servies afwassen
3 personen
- 68
Terrein schoonmaken
5 personen
- 69
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
- 70
Materialen terugbrengen
4 personen
- 71
Geluidsset retourneren
2 personen
- 72
Lichtset retourneren
2 personen
- 73
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
- 74
Leveranciers afrekenen
2 personen
- 75
Artiesten uitbetalen
2 personen
- 76
Restvoorraad opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Statafelsaantal 12
- Biertafelsaantal 10
- Bankenaantal 12
- Barbladenaantal 3
- Klapstoelenaantal 40
- Partytentenaantal 4
- Podiumdelenaantal 12
- Achterwandpanelenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 500
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiebekersaantal 100
- Bordenaantal 300
- Besteksetsaantal 300
Apparatuur
- PA-speakersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Gitaarversterkersaantal 4
- Basversterkersaantal 2
- Drumstel
- Monitorenaantal 4
- XLR-kabelsaantal 20
- Jackkabelsaantal 16
- Kabelgotenaantal 12
- Stroomhaspelsaantal 8
- Koelboxenaantal 8
- Koelkastenaantal 3
- Kassa'saantal 2
- Pinapparatenaantal 3
- Portofoonsaantal 10
- Verlengkabelsaantal 12
Verlichting
- LED-spotsaantal 12
- Lichtbalkenaantal 4
- Lichtstatievenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 8
- Zaklampenaantal 8
Decoratie
- Festivalvlaggenaantal 20
- Spandoekenaantal 6
- Pijlbordenaantal 12
- Podiumdoekenaantal 4
- Polsbandjesaantal 400
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Schenkkanenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Koelkrattenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 20
- Afvalscheidingsbakkenaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidsvestenaantal 12
- Dranghekkenaantal 20
- Brandblussersaantal 6
- Noodverlichtingslampenaantal 6
- Zaklampbatterijenaantal 24
Kantoor
- Clipboardsaantal 8
- Balpennenaantal 30
- Printpapieraantal 2
- Plakbandaantal 8
- Markeerstiftenaantal 12
- Lanyardsaantal 40
- Naambadgesaantal 40
- Kassabonnenrollenaantal 12
Overig
- Gereedschapskoffersaantal 3
- Steekwagensaantal 2
- Spanbandenaantal 12
- Tie-wrapsaantal 500
- Ducttapeaantal 8
- Paraplu'saantal 6
Tips
- Leg de locatie en vergunningen als eerste vast, idealiter minstens 6 maanden voor het festival. Controleer meteen geluidsregels, eindtijd, publiekscapaciteit, stroomvoorziening en de route voor artiesten en leveranciers.
- Bevestig artiestencontracten voordat je het programma publiceert. Verzamel per band de technische rider en hospitality-informatie uiterlijk 8 weken vooraf; ontbrekende gegevens over backline, DI-boxen, monitoren of versterkers veroorzaken vaak vertraging bij de soundcheck.
- Plan techniek per podium en niet alleen per band. Reserveer voldoende tijd voor opbouw, lijncontrole en soundcheck en leg vast wie de PA-speakers, mengtafel, microfoons, kabels, lichtbalken en stroomhaspels beheert.
- Regel veiligheid en publieksstromen vóór de kaartverkoop of aanmeldingen opengaan. Beveiliging en EHBO worden vaak te laat geboekt; maak ook een plattegrond met podium, bar, tenten, kabelgoten, nooduitgangen en backstage.
- Maak de artiestencatering los van de publiekscatering en controleer de barvoorraad minstens 48 uur vooraf. Verzamel dieetwensen met de aanmeldingen en zet voor medewerkers en bands een aparte uitgifte en contactpersoon in het draaiboek.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een metalfestival organiseren?
- Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en eerste artiesten. Plan de technische riders, beveiliging, EHBO en catering uiterlijk 8 weken voor de festivaldag.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een metalfestival?
- Reken bij een festival met podium, PA, licht en meerdere bands op minimaal 1 volledige opbouwdag. Plan op de festivaldag zelf extra tijd voor lijncontrole en soundcheck, bij voorkeur 3 tot 4 uur vóór de deuren openen.
- Wat moet je regelen voor het geluid van een metalfestival?
- Verzamel per band de technische rider en maak één gezamenlijke inputlijst voor de mengtafel. Controleer minimaal 4 weken vooraf het aantal microfoons, DI-boxen, monitoren, versterkers, XLR-kabels, jackkabels en beschikbare stroomgroepen.
- Hoeveel beveiliging en EHBO heb je nodig bij een metalfestival?
- Dat hangt af van bezoekersaantal, locatie en vergunningseisen; gebruik de capaciteit en het risicoprofiel als uitgangspunt. Leg de bezetting uiterlijk 8 weken vooraf vast en neem in het draaiboek ook posten, meldpunten, pauzes en een bereikbaar noodnummer op.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!