Cómo organizar un espectáculo de opereta sin perder el control

Organizar una opereta requiere coordinar escenario, reparto, ensayos y atención al público en un orden muy concreto. Empieza por reservar el lugar y fijar la fecha; después cierra el reparto, distribuye el equipo y programa los ensayos. La venta de entradas, el programa y la preparación técnica no conviene dejarlos para la última semana. Este plan reúne 83 tareas y 90 materiales para que puedas comprobar cada detalle antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar la fecha de la función
2 personas
3
Hacer la planificación de los juegos
2 personas
4
Reservar la sala de ensayo
5
Fijar la lista del reparto
2 personas
6
Hacer la distribución del equipo
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Abrir la venta de entradas online
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Elaborar el programa
2 personas
12
Diseñar el folleto del programa
2 personas
13
Imprimir los folletos del programa
2 personas
14
Colgar carteles
2 personas
15
Desarrollar el diseño de la decoración
3 personas
16
Crear elementos de decoración
4 personas
17
Reunir los accesorios
2 personas
18
Comprobar los disfraces
3 personas
19
Ajustar los disfraces
2 personas
20
Probar peinados y maquillaje
3 personas
21
Reunir archivos de música
2 personas
22
Crear lista de reproducción
2 personas
23
Probar los micrófonos
2 personas
24
Preparar los ajustes de iluminación
2 personas
25
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
26
Imprimir la lista de visitantes
27
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
28
Determinar las cantidades del catering
2 personas
29
Hacer la compra
3 personas
30
Enfriar las bebidas
2 personas
31
Preparar aperitivos
4 personas
32
Abrir la ubicación
2 personas
33
Comprobar las rutas de seguridad
2 personas
34
Colocar las sillas
4 personas
35
Montar mesas
3 personas
36
Despejar el espacio del escenario
3 personas
37
Montar la decoración
5 personas
38
Preparar el atrezzo
2 personas
39
Montar luz y sonido
3 personas
40
Probar toda la técnica
3 personas
41
Preparar los vestuarios
2 personas
42
Dejar los trajes colgados
2 personas
43
Montar la zona de maquillaje
2 personas
44
Montar el mostrador de entrada
2 personas
45
Preparar los programas
2 personas
46
Montar el buffet de catering
3 personas
47
Preparar café y té
2 personas
48
Dar briefing al personal
2 personas

Evento

49
Recibir al público
4 personas
50
Comprobar las entradas
3 personas
51
Repartir programas
2 personas
52
Atender el guardarropa
2 personas
53
Coordinar la presentación
4 personas
54
Cambiar los atrezos
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Servir el buffet del descanso
4 personas
57
Guiar de vuelta al público
2 personas
58
Coordinar cambios de vestuario
3 personas
59
Coordinar el momento de aplausos
3 personas
60
Despedir al público
4 personas
61
Preparar la recepción de la noche
3 personas
62
Recibir al público de la noche
4 personas
63
Comprobar las entradas de la noche
3 personas
64
Repartir los programas de la noche
2 personas
65
Coordinar la función de la noche
4 personas
66
Cambiar los accesorios de la noche
3 personas
67
Reponer las bebidas de la tarde
2 personas
68
Servir el descanso de la tarde
4 personas
69
Acompañar el último aplauso
3 personas
70
Despedir al público de la noche
4 personas
71
Cerrar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

72
Desmontar la decoración
5 personas
73
Empaquetar los accesorios
3 personas
74
Reunir los trajes
3 personas
75
Lavar la vajilla
3 personas
76
Recoger la basura
3 personas
77
Limpiar las salas
4 personas
78
Desmontar equipo técnico
3 personas
79
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
80
Devolver los objetos prestados
2 personas
81
Limpiar los disfraces
2 personas
82
Guardar la decoración
3 personas
83
Retirar los productos no utilizados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 160
Mesas plegablescant. 8
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 4
Ganchos para el guardarropacant. 180
Mesas de vestuariocant. 4
Sillas del vestuariocant. 12

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 6
Planchascant. 2
Tablas de plancharcant. 2
Vaporizadores de ropacant. 2
Espejoscant. 4
Percheroscant. 4
Calculadorascant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Memorias USBcant. 4
Pilas AAcant. 24
Pilas AAAcant. 24
Linternascant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Luces decorativascant. 8

Decoración

Telones de teatrocant. 4
Lona de fondo
Paneles decorativoscant. 6
Plantas artificialescant. 8
Arreglos floralescant. 6
Mantelescant. 8
Portapapelescant. 6
Masilla adhesivacant. 4
Guirnaldascant. 8
Alfombra roja
Carteles direccionalescant. 12
Pizarrascant. 4
Atriles para menúcant. 8
Candelabros decorativoscant. 8
Velas LEDcant. 24
Maletas de atrezzocant. 6
Jarrones decorativoscant. 8
Decoración de mesacant. 12

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 180
Tazas de cafécant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Platos de postrecant. 180
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cestas de pancant. 8
Balanza de cocina
Cubiterascant. 6
Papeleracant. 6
Termómetros para nevera portátilcant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Cestos para la ropacant. 4
Tendederocant. 2
Paños de limpieza lavablescant. 20
Cestos para la ropacant. 4

Catering

Compras

Artículos de papel

Programascant. 180
Rollo de ticketscant. 4
Tarjetas de nombrecant. 30
Bolígrafoscant. 20
Bloc de notascant. 8
Papel de impresión A4cant. 2

Ropa

Percheros para disfracescant. 6
Perchascant. 80
Fundas para ropacant. 50
Kits de costuracant. 4
Imperdiblescant. 3
Etiquetas de disfracescant. 80

Consejos

Reserva la sala de ensayo en cuanto tengas la fecha de la función: necesitarás tiempo para montar escenas, probar cambios de vestuario y hacer al menos un ensayo técnico completo.
Cierra el reparto y reparte responsabilidades antes de enviar las invitaciones. Así sabrás quién actúa, quién coordina bastidores y quién controla sonido, iluminación y recepción.
Abre la venta online con varias semanas de margen y registra las inscripciones en una lista única. Recoge también las preferencias dietéticas antes de encargar o preparar la comida.
Haz una prueba técnica con micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil y cables antes del ensayo general. Marca los cables con cinta gaffer y comprueba que haya regletas y alargadores suficientes.
Prepara el programa, los folletos, la decoración y los carteles direccionales antes del día de la función. Reserva una franja final para comprobar disfraces, peinados, maquillaje, música y ajustes de iluminación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una opereta?: Empieza al menos 8 semanas antes de la función. Ese margen permite reservar el lugar, fijar el reparto, organizar los ensayos, abrir la venta de entradas y resolver ajustes de vestuario o sonido.
¿Cuándo hay que abrir la venta de entradas para una opereta?: Ábrela entre 4 y 6 semanas antes del espectáculo. Así puedes medir las inscripciones, preparar las sillas y las mesas necesarias y ajustar la atención al público.
¿Cuántos ensayos necesita un espectáculo de opereta?: Programa como mínimo 6 ensayos, incluido 1 ensayo general con vestuario, micrófonos, música e iluminación. Haz la prueba técnica completa antes del último ensayo para no descubrir fallos el día de la función.
¿Qué se debe comprobar el día de la función?: Comprueba al menos 3 horas antes la sala, el guardarropa, los disfraces, el maquillaje, los micrófonos, los altavoces y las luces. Después revisa el plan de trabajo, los folletos y los carteles antes de recibir al público.

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