Checklist para organizar un espectáculo de opereta

Un espectáculo de opereta necesita más que un reparto y un escenario. Hay que cerrar la sala y la fecha, coordinar ensayos, preparar vestuario y atrezzo, y dejar probado el sonido y la iluminación antes de abrir las puertas. Esta checklist reúne 83 tareas y 90 elementos para avanzar en orden, desde la planificación inicial hasta la función. También ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento: programas, preferencias dietéticas, percheros y cables de repuesto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha de la función
2 personas
Hacer la planificación de los juegos
2 personas
Reservar la sala de ensayo
Fijar la lista del reparto
2 personas
Hacer la distribución del equipo
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas online
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el programa
2 personas
Diseñar el folleto del programa
2 personas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Colgar carteles
2 personas
Desarrollar el diseño de la decoración
3 personas
Crear elementos de decoración
4 personas
Reunir los accesorios
2 personas
Comprobar los disfraces
3 personas
Ajustar los disfraces
2 personas
Probar peinados y maquillaje
3 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Crear lista de reproducción
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar los ajustes de iluminación
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
Imprimir la lista de visitantes
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar las rutas de seguridad
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Montar la decoración
5 personas
Preparar el atrezzo
2 personas
Montar luz y sonido
3 personas
Probar toda la técnica
3 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Dejar los trajes colgados
2 personas
Montar la zona de maquillaje
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Preparar los programas
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Dar briefing al personal
2 personas

Evento

Recibir al público
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Repartir programas
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Coordinar la presentación
4 personas
Cambiar los atrezos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir el buffet del descanso
4 personas
Guiar de vuelta al público
2 personas
Coordinar cambios de vestuario
3 personas
Coordinar el momento de aplausos
3 personas
Despedir al público
4 personas
Preparar la recepción de la noche
3 personas
Recibir al público de la noche
4 personas
Comprobar las entradas de la noche
3 personas
Repartir los programas de la noche
2 personas
Coordinar la función de la noche
4 personas
Cambiar los accesorios de la noche
3 personas
Reponer las bebidas de la tarde
2 personas
Servir el descanso de la tarde
4 personas
Acompañar el último aplauso
3 personas
Despedir al público de la noche
4 personas
Cerrar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

Desmontar la decoración
5 personas
Empaquetar los accesorios
3 personas
Reunir los trajes
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar las salas
4 personas
Desmontar equipo técnico
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Limpiar los disfraces
2 personas
Guardar la decoración
3 personas
Retirar los productos no utilizados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 160
Mesas plegablescant. 8
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 4
Ganchos para el guardarropacant. 180
Mesas de vestuariocant. 4
Sillas del vestuariocant. 12

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 6
Planchascant. 2
Tablas de plancharcant. 2
Vaporizadores de ropacant. 2
Espejoscant. 4
Percheroscant. 4
Calculadorascant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Memorias USBcant. 4
Pilas AAcant. 24
Pilas AAAcant. 24
Linternascant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Luces decorativascant. 8

Decoración

Telones de teatrocant. 4
Lona de fondo
Paneles decorativoscant. 6
Plantas artificialescant. 8
Arreglos floralescant. 6
Mantelescant. 8
Portapapelescant. 6
Masilla adhesivacant. 4
Guirnaldascant. 8
Alfombra roja
Carteles direccionalescant. 12
Pizarrascant. 4
Atriles para menúcant. 8
Candelabros decorativoscant. 8
Velas LEDcant. 24
Maletas de atrezzocant. 6
Jarrones decorativoscant. 8
Decoración de mesacant. 12

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 180
Tazas de cafécant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Platos de postrecant. 180
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cestas de pancant. 8
Balanza de cocina
Cubiterascant. 6
Papeleracant. 6
Termómetros para nevera portátilcant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Cestos para la ropacant. 4
Tendederocant. 2
Paños de limpieza lavablescant. 20
Cestos para la ropacant. 4

Catering

Compras

Artículos de papel

Programascant. 180
Rollo de ticketscant. 4
Tarjetas de nombrecant. 30
Bolígrafoscant. 20
Bloc de notascant. 8
Papel de impresión A4cant. 2

Ropa

Percheros para disfracescant. 6
Perchascant. 80
Fundas para ropacant. 50
Kits de costuracant. 4
Imperdiblescant. 3
Etiquetas de disfracescant. 80

Consejos

Cierra la sala y la fecha antes de fijar el calendario de ensayos. Reserva también una sala de ensayo con suficiente antelación para que el reparto pueda trabajar sin interrupciones durante las semanas previas.
Abre la venta online cuando ya tengas confirmados el lugar, la fecha y el reparto principal. Deja al menos 7 días para gestionar inscripciones y recoger preferencias dietéticas antes de preparar la atención al público.
Haz una prueba técnica completa, no solo una prueba de micrófonos. Comprueba cada micrófono inalámbrico, altavoz, cable de audio, alargador, regleta y foco LED; fija los cables con cinta gaffer para evitar tropiezos.
Programa una sesión específica para disfraces, peinados y maquillaje. Los ajustes suelen descubrirse tarde, así que comprueba cada vestuario y deja preparados los cambios antes de imprimir el plan de trabajo.
Prepara la circulación del público con antelación: coloca percheros y ganchos para el guardarropa, imprime los carteles direccionales y monta las mesas necesarias. Lleva los folletos del programa terminados como mínimo el día anterior a la función.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que empezar a organizar un espectáculo de opereta?: Empieza al menos 8 semanas antes de la función. Durante las primeras 2 semanas conviene cerrar la sala, la fecha, el reparto y el equipo; después puedes concentrarte en ensayos, entradas, vestuario y producción.
¿Cuándo debo abrir la venta de entradas online?: Ábrela cuando la fecha, la sala y el reparto estén confirmados, idealmente entre 4 y 6 semanas antes. Reserva la última semana para revisar inscripciones y preparar la recepción del público.
¿Cuándo se deben probar los micrófonos y la iluminación?: Haz una primera prueba técnica al menos 7 días antes y una prueba completa el día del montaje. Comprueba sonido, iluminación, cables, posiciones de los focos y funcionamiento del portátil antes de que llegue el público.
¿Cuándo hay que imprimir los folletos del programa?: Termina el programa y el diseño al menos 10 días antes de la función. Imprime los folletos como mínimo 2 días antes para poder corregir errores o ajustar la cantidad sin trabajar bajo presión.

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