Cómo organizar un espectáculo de circo sin perder el control

Un espectáculo de circo se organiza en dos líneas paralelas: la producción del recinto y la gestión del público. Empieza cerrando la fecha, el programa, el lugar y los permisos; después confirma a los artistas y sus necesidades técnicas. La carpa, el escenario, la pista, la electricidad y la seguridad deben estar resueltos antes de abrir la venta de entradas. En los últimos días, el trabajo consiste en convertir el plan en instrucciones concretas para cada persona.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Comprobar el lugar y el permiso
2 personas
3
Confirmar a los artistas de circo
2 personas
4
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
5
Gestionar seguros y seguridad
2 personas
6
Hacer un plano del recinto
2 personas
7
Determinar la capacidad del público
2 personas
8
Fijar los precios de las entradas
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Abrir la venta de entradas en línea
2 personas
11
Lanzar la promoción
2 personas
12
Colgar pósters
2 personas
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Hacer reservas
2 personas
16
Comprobar el pronóstico del tiempo
17
Elaborar la lista definitiva de asistentes
2 personas
18
Hacer la distribución del equipo
2 personas
19
Imprimir el plan de trabajo
20
Clasificar pulseras y entradas
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Reunir los materiales
3 personas
23
Cortar el césped y despejar el terreno
3 personas
24
Montar la carpa de circo
8 personas
25
Montar el escenario y la pista
6 personas
26
Colocar las sillas del público
4 personas
27
Montar el mostrador de entrada
2 personas
28
Montar las mesas de catering
3 personas
29
Instalar el sistema de sonido
3 personas
30
Instalar la iluminación
3 personas
31
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Preparar los vestuarios
2 personas
34
Preparar el material de los artistas
3 personas
35
Enfriar las bebidas
2 personas
36
Preparar aperitivos
4 personas
37
Montar el punto de café y té
2 personas
38
Comprobar las instalaciones sanitarias
2 personas
39
Colocar extintores
2 personas
40
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
41
Realizar el control de seguridad
3 personas
42
Realizar la prueba de sonido
3 personas
43
Probar el espectáculo de luces
3 personas
44
Dar la briefing a los artistas
6 personas
45
Probar la caja registradora y el equipo de escaneo
2 personas

Evento

46
Recibir al público
4 personas
47
Comprobar las entradas
3 personas
48
Repartir el programa
2 personas
49
Servir las bebidas
4 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Coordinar la función de circo
3 personas
52
Anunciar el descanso
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Comprobar los baños
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Coordinar la segunda función
3 personas
57
Guiar al público hacia la salida
3 personas
58
Cerrar ventas y caja
2 personas
59
Atender a los artistas
2 personas

Seguimiento

60
Desmontar el catering
4 personas
61
Lavar la vajilla
3 personas
62
Recoger la basura
4 personas
63
Retirar la decoración
3 personas
64
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
65
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
66
Retirar sillas y mesas
5 personas
67
Limpiar el recinto
5 personas
68
Desmontar la carpa de circo
8 personas
69
Comprobar los materiales
3 personas
70
Guardar el material en seco
3 personas
71
Devolver los objetos prestados
2 personas
72
Dejar el recinto limpio
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa de circo
Sillascant. 220
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 8
Mostrador de entrada
Percheros para camerinoscant. 4
Percheroscant. 6
Papeleracant. 10

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Micrófonoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Generador
Piezas de escenariocant. 8
Cubre pista de circo

Iluminación

Luces del escenariocant. 8
Luces decorativascant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de bateríacant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 250
Tenedorescant. 250
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 16
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Tijerascant. 4
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Jarrascant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4

Decoración

Banderas de circocant. 20
Globoscant. 150
Bomba para globoscant. 2
Alfombras rojascant. 2
Ganchos adhesivoscant. 40
Cuerdacant. 100
Guirnaldascant. 12
Atriles para programascant. 6

Limpieza

Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Seguridad

Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Linternascant. 6
Guantes de trabajocant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano y el aforo antes de fijar el precio de las entradas. Dibuja la ubicación de la carpa, las sillas, la entrada, los camerinos, las salidas y la pista para saber cuántas personas caben realmente.
Pide a cada artista sus requisitos técnicos por escrito al menos 3 semanas antes. Confirma potencia eléctrica, micrófonos, altavoces, iluminación, espacio de montaje y tiempo necesario para las pruebas.
No dejes la carpa y el terreno para el último día. Despeja y nivela la zona con varios días de margen, y programa el montaje de la carpa, el escenario y la pista antes de que llegue el público.
Prepara la operación de entrada con cantidades cerradas: lista definitiva de asistentes, pulseras o entradas clasificadas, mostrador, percheros y papeleras. Imprime el plan de trabajo y reparte funciones antes de la apertura.
Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la mañana del espectáculo. Si el evento es exterior, define quién decide una pausa o evacuación y comunica con antelación cualquier cambio a artistas, equipo y asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de circo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá carpa, artistas contratados, venta de entradas y permisos. Deja la última semana para confirmar asistentes, compras, previsión meteorológica, equipos y turnos, no para resolver contratos o permisos.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas de circo?: Confírmalos como mínimo 6 semanas antes y solicita sus requisitos técnicos en ese momento. Revisa de nuevo horarios, camerinos, montaje y pruebas de sonido 7 días antes.
¿Cómo calcular el aforo de una carpa de circo?: Calcula el aforo a partir del plano real, dejando libres las salidas, los pasillos, la pista y las zonas técnicas. No uses solo la superficie disponible: valida la cifra con la normativa local y fija el número definitivo antes de poner las entradas a la venta.
¿Qué hay que preparar el día anterior a un espectáculo de circo?: Deja montados, si el recinto lo permite, la carpa, el escenario, la pista, las luces y la señalización. También conviene clasificar entradas y pulseras, reunir materiales, imprimir el plan de trabajo y comprobar sonido, electricidad y salidas antes de la llegada del público.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.