Cómo organizar un escenario abierto sin perder el control

Un escenario abierto funciona cuando las actuaciones, la técnica y la recepción del público se coordinan con tiempo. Empieza fijando la fecha y el lugar, y después abre las inscripciones mientras buscas artistas y confirmas los permisos necesarios. El programa provisional te ayuda a detectar huecos antes de cerrar horarios, necesidades técnicas y reservas. En los últimos días, concentra la información en un guion, confirma a cada participante y deja el montaje del escenario y del sonido para una secuencia clara.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Abrir el formulario de inscripción
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Contratar artistas
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Programar las actuaciones provisionalmente
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Hacer reservas
9
Comprobar permisos
10
Coordinar la técnica
2 personas
11
Confirmar al presentador
12
Asignar voluntarios
2 personas
13
Planificar definitivamente las actuaciones
2 personas
14
Publicar el programa
15
Enviar información de los artistas
16
Comprobar la lista de la compra
17
Hacer la compra
2 personas
18
Recoger los materiales
2 personas
19
Comprobar las compras
2 personas
20
Enfriar las bebidas
2 personas
21
Imprimir programa y guion

Evento

22
Despejar el espacio del escenario
3 personas
23
Montar el escenario
4 personas
24
Instalar el sistema de sonido
3 personas
25
Montar la instalación de iluminación
2 personas
26
Disponer la sala y al público
4 personas
27
Montar la mesa de catering
2 personas
28
Colgar la decoración
2 personas
29
Preparar la mesa de información
30
Registrar a los artistas
2 personas
31
Probar la técnica
3 personas
32
Ajustar los niveles de sonido
2 personas
33
Hacer una breve prueba de sonido de las actuaciones
3 personas
34
Recibir al público
3 personas
35
Repartir el programa
2 personas
36
Dar el discurso de apertura
37
Coordinar las actuaciones
3 personas
38
Cambiar de artistas
2 personas
39
Rellenar las bebidas
2 personas
40
Servir aperitivos
2 personas
41
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
42
Comprobar los baños
43
Acompañar al público a la salida
2 personas
44
Hacer el último anuncio

Seguimiento

45
Apagar el sistema de sonido
2 personas
46
Recoger la vajilla
3 personas
47
Desmontar el escenario y la sala
4 personas
48
Clasificar y retirar residuos
2 personas
49
Lavar la vajilla
2 personas
50
Limpiar el lugar
3 personas
51
Devolver los materiales
2 personas
52
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
53
Guardar el stock utilizable
54
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Sillascant. 110
Mesascant. 8
Taburetescant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 2
Reproductor de música
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6

Iluminación

Focos de escenariocant. 4
Iluminación ambientalcant. 4
Alfombrillas para cablescant. 6

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 8
Cucharones de servircant. 8

Decoración

Telones de escenariocant. 3
Guirnaldascant. 6
Mantelescant. 8
Arreglos floralescant. 4
Pancartas con nombrescant. 30
Atriles para programascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Extintorescant. 2

Catering

Compras

Consejos

Abre el formulario de inscripción antes de enviar las invitaciones y fija una fecha límite. Deja al menos 7 días entre el cierre de inscripciones y el programa definitivo para ordenar las actuaciones y resolver cambios.
Pide a cada artista la duración, el número de participantes y las necesidades de sonido. Confirma micrófonos, cajas DI, cables y soportes como mínimo 7 días antes; esperar al día del evento suele provocar pausas largas.
Comprueba los permisos y las reservas antes de publicar el programa. Publica la versión definitiva entre 3 y 5 días antes, junto con la hora de llegada y la información técnica de los artistas.
Asigna voluntarios con funciones concretas: recepción, escenario, técnica y bebidas. Para un evento pequeño, cuenta con al menos una persona en recepción y otra pendiente del escenario durante las actuaciones.
Monta primero el escenario y despeja la zona antes de instalar sonido e iluminación. Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de abrir, incluyendo focos, micrófonos, reproductor de música y cables protegidos con alfombrillas.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que organizar un escenario abierto?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos y artistas. Abre las inscripciones con tiempo suficiente y cierra el programa definitivo entre 3 y 5 días antes.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para un escenario abierto?: Ciérralas al menos 7 días antes del evento. Así tendrás tiempo para programar las actuaciones, recoger preferencias dietéticas y confirmar las necesidades técnicas de cada artista.
¿Cuándo hay que probar el sonido y la iluminación?: Haz el montaje y la prueba completa como mínimo 2 horas antes de la apertura. Reserva otros 30 minutos para corregir niveles, cambiar cables o resolver problemas con micrófonos y focos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un escenario abierto?: Para un evento pequeño, calcula al menos 4 voluntarios: uno en recepción, uno coordinando el escenario, uno apoyando la técnica y uno para bebidas y mesas. Añade una persona por cada 50 asistentes si esperas más público.

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