Organiser une scène ouverte sans perdre le fil

Une scène ouverte réussie repose surtout sur un enchaînement précis : fixer le lieu, ouvrir les inscriptions, construire une programmation réaliste, puis préparer la technique et l’accueil. Commence par cadrer la durée et le nombre de passages avant d’inviter les artistes. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins techniques, les autorisations et les informations envoyées trop tard aux participants. Ce plan t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au montage de la scène et de la sonorisation.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Ouvrir le formulaire d’inscription
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Recruter des artistes
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Programmer provisoirement les spectacles
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Faire les réservations
9
Vérifier les autorisations
10
Coordonner la technique
2 personnes
11
Confirmer le présentateur
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Finaliser la programmation des spectacles
2 personnes
14
Publier le programme
15
Envoyer les informations aux artistes
16
Vérifier la liste des courses
17
Faire les courses
2 personnes
18
Récupérer le matériel
2 personnes
19
Vérifier les courses
2 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Imprimer le programme et le déroulé

Événement

22
Dégager l'espace de scène
3 personnes
23
Monter la scène
4 personnes
24
Installer le système de sonorisation
3 personnes
25
Installer l'éclairage
2 personnes
26
Installer la salle et le public
4 personnes
27
Installer la table traiteur
2 personnes
28
Installer la décoration
2 personnes
29
Installer la table d’information
30
Enregistrer les artistes
2 personnes
31
Tester la technique
3 personnes
32
Régler les niveaux sonores
2 personnes
33
Faire une courte balance des concerts
3 personnes
34
Accueillir le public
3 personnes
35
Distribuer le programme
2 personnes
36
Faire le discours d’ouverture
37
Accompagner les spectacles
3 personnes
38
Alterner les artistes
2 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Servir des amuse-bouches
2 personnes
41
Vider les poubelles
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
43
Accompagner le public à la sortie
2 personnes
44
Faire la dernière annonce

Suivi

45
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
46
Rassembler la vaisselle
3 personnes
47
Démonter la scène et la salle
4 personnes
48
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
49
Faire la vaisselle
2 personnes
50
Nettoyer le lieu
3 personnes
51
Rapporter le matériel
2 personnes
52
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
53
Ranger le stock réutilisable
54
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Chaisesqté 110
Tablesqté 8
Tabouretsqté 6
Portantsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Lecteur audio
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Passe-câblesqté 6

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Tentures de scèneqté 3
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 4
Badges nominatifsqté 30
Pupitres de programmeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date, un lieu et une durée maximale avant d’ouvrir le formulaire d’inscription. Indique aussi le temps prévu par artiste afin d’éviter une programmation impossible à tenir.
Demande dès l’inscription le type de prestation, le nombre de personnes, les besoins alimentaires et le matériel technique nécessaire. Pour chaque demande particulière, prévois une confirmation séparée avant de finaliser le programme.
Construis une programmation provisoire dès que les premières inscriptions arrivent, puis garde quelques créneaux de réserve. Envoie les horaires définitifs aux artistes plusieurs jours avant la scène ouverte.
Ne laisse pas la technique au dernier jour : teste la table de mixage, les microphones, les boîtiers DI, le lecteur audio et les câbles avant l’arrivée du public. Repère aussi les câbles au sol avec des passe-câbles.
Prépare la salle en deux temps : dégage d’abord l’espace de scène, puis installe les éléments de podium, l’éclairage et les chaises. Mets les boissons au frais avant l’ouverture et imprime le programme ainsi que le déroulé en plusieurs exemplaires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une scène ouverte ?: Prévois au minimum 3 à 4 semaines pour recruter les artistes, traiter les inscriptions, vérifier les autorisations et organiser la technique. Garde les derniers jours pour les confirmations, les courses et le montage.
Quand ouvrir les inscriptions pour une scène ouverte ?: Ouvre le formulaire dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 3 semaines avant l’événement. Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant pour avoir le temps de programmer les spectacles.
Combien de temps prévoir pour le montage technique ?: Réserve au moins 3 heures avant l’accueil du public pour dégager la scène, monter le podium, installer la sonorisation et régler l’éclairage. Ajoute 30 minutes de test avec les microphones et les sources audio.
Que faut-il envoyer aux artistes avant une scène ouverte ?: Envoie le programme définitif, l’heure d’arrivée, la durée du passage, les besoins techniques prévus et les informations d’accès au plus tard 3 jours avant. Demande une confirmation écrite pour éviter les absences ou les changements de dernière minute.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.