Offene Bühne organisieren: So gelingt der Ablauf
Bei einer offenen Bühne entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob der Abend ruhig oder hektisch wird. Bestätige zuerst Datum und Ort, öffne die Anmeldung und gewinne Künstler, bevor du das Programm festlegst. Danach klärst du Technik, Genehmigungen, Moderation und Helfer. Plane außerdem Zeit für Umbauten, Soundcheck und vergessene Details wie Ernährungswünsche oder fehlende Kabel ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Anmeldeformular öffnen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Künstler anwerben
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Auftritte vorläufig einplanen
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Reservierungen vornehmen
- 9
Genehmigungen prüfen
- 10
Technik abstimmen
2 Personen
- 11
Moderator bestätigen
- 12
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 13
Auftritte endgültig planen
2 Personen
- 14
Programm veröffentlichen
- 15
Künstlerinformationen versenden
- 16
Einkaufsliste prüfen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Materialien abholen
2 Personen
- 19
Einkäufe prüfen
2 Personen
- 20
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 21
Programm und Ablaufplan ausdrucken
Event
- 22
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
- 23
Bühne aufbauen
4 Personen
- 24
Beschallungsanlage aufstellen
3 Personen
- 25
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
- 26
Saal und Publikum aufstellen
4 Personen
- 27
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 29
Infotisch aufbauen
- 30
Künstler anmelden
2 Personen
- 31
Technik testen
3 Personen
- 32
Lautstärken einstellen
2 Personen
- 33
Auftritte kurz abmischen
3 Personen
- 34
Publikum empfangen
3 Personen
- 35
Programm verteilen
2 Personen
- 36
Eröffnungsrede halten
- 37
Auftritte betreuen
3 Personen
- 38
Künstler wechseln
2 Personen
- 39
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 40
Snacks servieren
2 Personen
- 41
Mülleimer leeren
2 Personen
- 42
Toiletten kontrollieren
- 43
Publikum beim Verlassen begleiten
2 Personen
- 44
Letzte Ankündigung machen
Nachbereitung
- 45
Anlage ausschalten
2 Personen
- 46
Geschirr sammeln
3 Personen
- 47
Bühne und Saal abbauen
4 Personen
- 48
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 49
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 50
Location reinigen
3 Personen
- 51
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 52
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
- 53
Verwendbaren Vorrat verstauen
- 54
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- Bühnentreppe
- StühleAnz. 110
- TischeAnz. 8
- HockerAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 2
- Musikplayer
- AudiokabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- KabelmattenAnz. 6
Geschirr
- GläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
Dekoration
- BühnentücherAnz. 3
- WimpelkettenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 4
- NamensschilderAnz. 30
- ProgrammständerAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- FeuerlöscherAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Anmeldung früh an und frage neben Name und Auftrittsdauer auch Technikbedarf, Musikquelle und Ernährungswünsche ab. So musst du später nicht 20 Einzelpersonen nachträglich kontaktieren.
- Plane Auftritte zunächst vorläufig und veröffentliche das Programm erst nach der endgültigen Abstimmung. Halte pro Act ein Zeitfenster für Aufbau, Abbau und einen kurzen Soundcheck frei.
- Prüfe die Tonanlage nicht erst am Veranstaltungstag: Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen und Audiokabel sollten spätestens 3 bis 5 Tage vorher zusammenpassen.
- Teile Helfer für Einlass, Künstlerbetreuung, Technik und Getränke ein. Für eine zweistündige Bühne brauchst du mindestens eine Person, die den Ablauf neben der Moderation im Blick behält.
- Beginne den Aufbau mehrere Stunden vor dem Einlass. Bühne, Licht und Kabelmatten stehen zuerst; Getränke kommen rechtzeitig in Kühlboxen, und Ablaufplan sowie Programm liegen zusätzlich ausgedruckt bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine offene Bühne organisieren?
- Starte mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Anmeldung und Künstlerwerbung. Technik, Genehmigungen und Helfer solltest du spätestens 2 Wochen vor dem Termin geklärt haben.
- Wie plant man die Auftritte bei einer offenen Bühne?
- Sammle zuerst verbindliche Auftrittsdauer und technische Wünsche. Rechne pro Act zusätzlich 5 bis 10 Minuten für Wechsel und Soundcheck ein, bevor du das endgültige Programm veröffentlichst.
- Wann sollte die Technik für eine offene Bühne aufgebaut werden?
- Baue die Beschallungs- und Lichtanlage mindestens 3 Stunden vor dem Einlass auf. Plane danach mindestens 60 Minuten für Verkabelung, Pegeltest und einen kurzen Soundcheck ein.
- Wie viele Helfer braucht eine offene Bühne?
- Für eine kleine offene Bühne solltest du mindestens 4 Aufgabenbereiche besetzen: Einlass, Künstlerbetreuung, Technik und Getränke. Bei mehr als 50 Gästen sind 5 bis 6 Helfer sinnvoll, damit niemand während des Programms ausfällt.
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