Cómo organizar un Día sin coches sin perder el control

Un Día sin coches se organiza primero como un operativo de tráfico y después como una jornada de actividades. Empieza fijando la fecha y el programa, revisa el plan de circulación y define exactamente dónde se cerrará el paso. Después tramita los permisos, confirma el recinto y asigna responsables para cada cruce, entrega y actividad. La comunicación vecinal y una lista de contactos impresa evitan muchos problemas el mismo día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Revisar el plan de tráfico
2 personas
3
Definir los puntos de cierre
2 personas
4
Comprobar la ruta para los servicios de emergencia
2 personas
5
Reunir la documentación del permiso
6
Confirmar los acuerdos del recinto
7
Planificar las entregas de materiales
8
Publicar el programa en línea
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Distribuir el folleto vecinal
3 personas
11
Gestionar inscripciones
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Inscribir voluntarios
2 personas
14
Cubrir los puestos de tráfico
15
Inscribir actividades
16
Hacer reservas
17
Pedir señales de tráfico
18
Diseñar material impreso
19
Mandar imprimir folletos
20
Repartir flyers
4 personas
21
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
22
Imprimir la lista de contactos
23
Inventariar materiales
2 personas
24
Comprobar los carteles de ruta
2 personas
25
Comprobar el pronóstico del tiempo
26
Hacer la compra
3 personas
27
Enfriar bebidas
2 personas
28
Preparar aperitivos
4 personas
29
Preparar los materiales
3 personas
30
Recordar a los vecinos

Evento

31
Colocar señales de tráfico
6 personas
32
Colocar vallas de delimitación
6 personas
33
Colocar señales de desvío
4 personas
34
Comprobar el paso de los servicios de emergencia
2 personas
35
Montar las carpas
6 personas
36
Montar mesas
4 personas
37
Colocar las sillas
4 personas
38
Montar el mostrador de información
2 personas
39
Montar el mostrador de catering
4 personas
40
Preparar los materiales de actividades
4 personas
41
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
42
Colocar señalización de la ruta
3 personas
43
Colocar papeleras
2 personas
44
Preparar café y té
2 personas
45
Montar aperitivos
3 personas
46
Recibir a los voluntarios
2 personas
47
Instruir a los voluntarios
2 personas
48
Atender el mostrador de información
2 personas
49
Cubrir puestos de tráfico
6 personas
50
Atender el mostrador de catering
4 personas
51
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
52
Anunciar el programa
53
Guiar la ruta en bicicleta
4 personas
54
Guiar la ruta a pie
3 personas
55
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
56
Repartir material informativo
2 personas
57
Servir café y té
2 personas
58
Servir aperitivos
3 personas
59
Rellenar las bebidas
2 personas
60
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
61
Comprobar el suministro sanitario
62
Desmontar los puestos de tráfico
6 personas
63
Coordinar el programa de la noche
3 personas
64
Encender la iluminación
2 personas
65
Informar a los últimos visitantes
2 personas
66
Cerrar catering
3 personas

Seguimiento

67
Desmontar mesas y sillas
5 personas
68
Desmontar las carpas
6 personas
69
Silenciar el sonido
2 personas
70
Retirar señales de tráfico
6 personas
71
Retirar las vallas de delimitación
6 personas
72
Recoger la basura
6 personas
73
Barrer la calle
4 personas
74
Lavar la vajilla
3 personas
75
Vaciar neveras portátiles
2 personas
76
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
77
Limpiar los materiales
3 personas
78
Realizar la revisión final del recinto
2 personas
79
Devolver el material prestado
2 personas
80
Guardar el stock restante
2 personas
81
Guardar señalización de ruta
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 4
Sets de mantelescant. 10

Tráfico y seguridad

Vallas de separacióncant. 20
Conos de tráficocant. 30
Señales de tráficocant. 12
Señales de desvíocant. 8
Luces de advertenciacant. 12
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 8
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Cinta americanacant. 6
Bridascant. 200

Equipo

Altavoces con bateríacant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Bateríascant. 48

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de café reutilizablescant. 100
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 150
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 30
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Jarras medidorascant. 2
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de almacenamientocant. 20

Actividades

Tiza para aceracant. 20
Cuerdas para saltarcant. 10
Aros hula-hoopcant. 10
Pelotas blandascant. 12
Alfombra de tráficocant. 2
Libros para colorearcant. 150
Juegos de lápices de colorescant. 20
Bombas de bicicletacant. 3
Kits de reparación de bicicletascant. 2
Cascos de bicicletacant. 10

Información

Carteles informativoscant. 6
Folletos informativoscant. 500
Mapas de rutacant. 300
Pegatinas con nombrecant. 200
Rotuladorescant. 20
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Cinta adhesivacant. 10

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 4
Esponjascant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la parte de tráfico: marca cada punto de corte, prepara los desvíos y comprueba que la ruta de los servicios de emergencia queda libre. Haz esta revisión al menos 2 semanas antes, no cuando ya estén llegando los materiales.
Asigna los puestos de tráfico por turnos y entrega a cada voluntario un chaleco reflectante, una linterna y un medio de comunicación. Prevé relevos cada 2 horas para que nadie abandone su cruce por cansancio.
Coordina las entregas con el programa y reserva una franja concreta para carpas, mesas, vallas y señales. Si el acceso se cierra por la mañana, los materiales deben estar dentro antes del cierre o tendrás que autorizar una entrada controlada.
Publica el programa en línea y reparte el folleto vecinal con antelación suficiente para explicar los cortes, los desvíos y las actividades. Incluye un contacto operativo y la hora prevista de reapertura de cada tramo.
Haz una comprobación final 24 horas antes: pronóstico, carteles de ruta, baterías, altavoces, botiquines y lista de contactos. Los cables alargadores, las regletas y las baterías externas suelen olvidarse hasta que ya hay público en el recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día sin coches?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha, reunir la documentación del permiso y cerrar los acuerdos del recinto. Deja las revisiones de tráfico, materiales y voluntarios terminadas durante la última semana.
¿Cuándo hay que solicitar el permiso para cortar las calles?: Solicítalo en cuanto tengas definidos la fecha, el horario y los puntos de cierre, preferiblemente 6 u 8 semanas antes. Los plazos dependen de la administración, así que no publiques el programa definitivo hasta confirmar la autorización.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para controlar el tráfico?: Calcula como mínimo 2 personas por punto de corte activo y añade un relevo por cada turno de 2 horas. Para un cierre con 4 puntos, por ejemplo, necesitarás 8 puestos simultáneos y al menos 4 voluntarios de reserva.
¿Qué hay que comprobar el día anterior al evento?: Revisa 24 horas antes el pronóstico, las señales y carteles de ruta, las vallas, conos, luces, walkie-talkies y botiquines. También confirma las entregas, imprime la lista de contactos y carga todas las baterías.

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