Checklist para organizar un Día sin coches

Un Día sin coches necesita mucho más que cerrar una calle. Hay que fijar el programa, coordinar los cortes, garantizar el paso de emergencias y tener equipos y voluntariado en su sitio. Esta checklist reúne 81 tareas y 65 materiales para avanzar en el orden correcto. También ayuda a detectar lo que suele llegar tarde: permisos, señales, folletos, inscripciones y la distribución de los puestos de tráfico.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Revisar el plan de tráfico
2 personas
Definir los puntos de cierre
2 personas
Comprobar la ruta para los servicios de emergencia
2 personas
Reunir la documentación del permiso
Confirmar los acuerdos del recinto
Planificar las entregas de materiales
Publicar el programa en línea
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir el folleto vecinal
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Inscribir voluntarios
2 personas
Cubrir los puestos de tráfico
Inscribir actividades
Hacer reservas
Pedir señales de tráfico
Diseñar material impreso
Mandar imprimir folletos
Repartir flyers
4 personas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Inventariar materiales
2 personas
Comprobar los carteles de ruta
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar los materiales
3 personas
Recordar a los vecinos

Evento

Colocar señales de tráfico
6 personas
Colocar vallas de delimitación
6 personas
Colocar señales de desvío
4 personas
Comprobar el paso de los servicios de emergencia
2 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el mostrador de catering
4 personas
Preparar los materiales de actividades
4 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Colocar señalización de la ruta
3 personas
Colocar papeleras
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Recibir a los voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Cubrir puestos de tráfico
6 personas
Atender el mostrador de catering
4 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Anunciar el programa
Guiar la ruta en bicicleta
4 personas
Guiar la ruta a pie
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Repartir material informativo
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar el suministro sanitario
Desmontar los puestos de tráfico
6 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Encender la iluminación
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar catering
3 personas

Seguimiento

Desmontar mesas y sillas
5 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Silenciar el sonido
2 personas
Retirar señales de tráfico
6 personas
Retirar las vallas de delimitación
6 personas
Recoger la basura
6 personas
Barrer la calle
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Realizar la revisión final del recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Guardar señalización de ruta
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 4
Sets de mantelescant. 10

Tráfico y seguridad

Vallas de separacióncant. 20
Conos de tráficocant. 30
Señales de tráficocant. 12
Señales de desvíocant. 8
Luces de advertenciacant. 12
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 8
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Cinta americanacant. 6
Bridascant. 200

Equipo

Altavoces con bateríacant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Bateríascant. 48

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de café reutilizablescant. 100
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 150
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 30
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Jarras medidorascant. 2
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de almacenamientocant. 20

Actividades

Tiza para aceracant. 20
Cuerdas para saltarcant. 10
Aros hula-hoopcant. 10
Pelotas blandascant. 12
Alfombra de tráficocant. 2
Libros para colorearcant. 150
Juegos de lápices de colorescant. 20
Bombas de bicicletacant. 3
Kits de reparación de bicicletascant. 2
Cascos de bicicletacant. 10

Información

Carteles informativoscant. 6
Folletos informativoscant. 500
Mapas de rutacant. 300
Pegatinas con nombrecant. 200
Rotuladorescant. 20
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Cinta adhesivacant. 10

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 4
Esponjascant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el programa y los puntos exactos de corte. Después revisa el plan de tráfico y comprueba que la ruta para los servicios de emergencia siga libre en todo momento.
No dejes los permisos y los acuerdos del recinto para la última semana. Reúne la documentación con antelación y confirma por escrito las condiciones de entrega, montaje y uso del espacio.
Calcula los puestos de tráfico antes de inscribir voluntarios. Prepara una distribución con turnos y contactos, y entrega chalecos reflectantes, linternas y walkie-talkies a los equipos que los necesiten.
Publica el programa y reparte el folleto vecinal cuando todavía queden al menos 10-14 días. Incluye horarios, calles afectadas, desvíos, actividades e información para inscribirse.
Haz un inventario final 48 horas antes y revisa el pronóstico del tiempo. Comprueba especialmente vallas, conos, señales de desvío, luces de advertencia, botiquines, altavoces, baterías y cables.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día sin coches?: Empieza al menos 8-12 semanas antes para definir el programa, revisar el tráfico y reunir la documentación del permiso. Reserva las últimas 2 semanas para comunicación, inscripciones, voluntariado y comprobaciones.
¿Qué hay que revisar antes de cerrar las calles?: Comprueba los puntos de cierre, los desvíos y la ruta de los servicios de emergencia. Haz una revisión presencial entre 24 y 48 horas antes y verifica que haya vallas, conos, señales, luces y personal suficiente.
¿Cuándo hay que repartir los folletos del Día sin coches?: Reparte el folleto vecinal y los flyers entre 10 y 14 días antes. Así los residentes pueden planificar sus desplazamientos y todavía tienes tiempo para corregir horarios, calles o información de inscripción.
¿Cuándo se prepara el material y el equipo?: Haz el inventario completo 48 horas antes y confirma las entregas de materiales con antelación. El día anterior, prueba los altavoces, micrófonos, cables, baterías y walkie-talkies, y agrupa el material por zona o actividad.

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