Zo organiseer je een autovrije dag

Een autovrije dag organiseren begint niet met activiteiten, maar met de verkeersveiligheid. Leg eerst de datum, route en afsluitpunten vast en controleer of hulpdiensten overal kunnen komen. Daarna regel je vergunningen, locatieafspraken, vrijwilligers en communicatie met bewoners. Pas wanneer die basis staat, plan je activiteiten, materialen, leveringen en de praktische uitvoering op straat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Verkeersplan controleren
2 personen
3
Afsluitpunten bepalen
2 personen
4
Route voor hulpdiensten controleren
2 personen
5
Vergunningdocumenten verzamelen
6
Locatieafspraken bevestigen
7
Leveringen voor materialen plannen
8
Programma online publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Buurtbrief verspreiden
3 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
14
Verkeersposten bemensen
15
Activiteiten aanmelden
16
Reserveringen maken
17
Verkeersborden bestellen
18
Drukwerk ontwerpen
19
Flyers laten drukken
20
Flyers verspreiden
4 personen
21
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
22
Contactlijst afdrukken
23
Materialen inventariseren
2 personen
24
Routeborden controleren
2 personen
25
Weersverwachting controleren
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
4 personen
29
Materialen klaarzetten
3 personen
30
Buurtbewoners herinneren

Event

31
Verkeersborden plaatsen
6 personen
32
Afzethekken plaatsen
6 personen
33
Omleidingsborden plaatsen
4 personen
34
Controle doorgang hulpdiensten
2 personen
35
Partytenten opbouwen
6 personen
36
Tafels opstellen
4 personen
37
Stoelen opstellen
4 personen
38
Infobalie inrichten
2 personen
39
Cateringbalie inrichten
4 personen
40
Activiteitenmaterialen klaarzetten
4 personen
41
Geluid en microfoon testen
2 personen
42
Routeaanduiding ophangen
3 personen
43
Prullenbakken plaatsen
2 personen
44
Koffie en thee zetten
2 personen
45
Hapjes uitstallen
3 personen
46
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
47
Vrijwilligers instrueren
2 personen
48
Infobalie bemannen
2 personen
49
Verkeersposten bemannen
6 personen
50
Cateringbalie bemannen
4 personen
51
Bezoekers verwelkomen
3 personen
52
Programma aankondigen
53
Fietsroute begeleiden
4 personen
54
Wandelroute begeleiden
3 personen
55
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
56
Infomateriaal uitdelen
2 personen
57
Koffie en thee serveren
2 personen
58
Hapjes serveren
3 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Sanitaire voorraad controleren
62
Verkeersposten afbouwen
6 personen
63
Avondprogramma begeleiden
3 personen
64
Verlichting inschakelen
2 personen
65
Laatste bezoekers informeren
2 personen
66
Catering afsluiten
3 personen

Nazorg

67
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
68
Partytenten afbreken
6 personen
69
Geluid uitschakelen
2 personen
70
Verkeersborden verwijderen
6 personen
71
Afzethekken verwijderen
6 personen
72
Afval opruimen
6 personen
73
Straat schoonvegen
4 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Koelboxen legen
2 personen
76
Overgebleven eten verpakken
2 personen
77
Materialen schoonmaken
3 personen
78
Locatie eindcontrole uitvoeren
2 personen
79
Geleende materialen retourneren
2 personen
80
Restvoorraad opbergen
2 personen
81
Routeborden opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkleedensetsaantal 10

Verkeer en veiligheid

Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Verkeersbordenaantal 12
Omleidingsbordenaantal 8
Waarschuwingslampenaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 20
Zaklampenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Portofoonsaantal 8
Ducttapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 200

Apparatuur

Accuspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 48

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Herbruikbare koffiebekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 30
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Bewaarbakkenaantal 20

Activiteiten

Stoepkrijtaantal 20
Springtouwenaantal 10
Hula-hoopsaantal 10
Zachte ballenaantal 12
Verkeerskleedaantal 2
Kleurplatenaantal 150
Kleurpotlodensetsaantal 20
Fietspompenaantal 3
Fietsreparatiesetsaantal 2
Fietshelmenaantal 10

Informatie

Infobordenaantal 6
Informatiefoldersaantal 500
Routekaartenaantal 300
Naamstickersaantal 200
Stiftenaantal 20
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Plakbandaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met het verkeersplan. Teken alle afsluitpunten in en controleer per straat hoe hulpdiensten, bewoners en geplande leveringen toegang houden.
Stuur de buurtbrief uiterlijk 3 weken vooraf en publiceer het programma tegelijk online. Vermeld duidelijk wanneer de afsluiting begint en eindigt, welke route autovrij is en waar vragen terechtkunnen.
Plan verkeersposten in blokken van 2 uur en maak per post een reservepersoon beschikbaar. Geef medewerkers veiligheidshesjes, portofoons en een afgedrukte contactlijst; alleen verkeersborden neerzetten is niet genoeg.
Controleer materialen 3 tot 5 dagen vooraf in plaats van op de ochtend zelf. Test accuspeakers, draadloze microfoons, verlengkabels en verlichting en leg extra batterijen, ducttape en tie-wraps klaar.
Maak de dagindeling met vaste momenten voor opbouw, start van de afsluiting, activiteiten en afbouw. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of partytenten, verlichting of extra bescherming nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een autovrije dag organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan houd je tijd over voor vergunningdocumenten, verkeersafspraken, buurtcommunicatie, vrijwilligers en bestellingen.
Wanneer moet je de buurt informeren over een autovrije dag?: Verspreid de buurtbrief uiterlijk 3 weken voor de afsluiting. Herhaal de praktische informatie online en stuur 2 tot 3 dagen vooraf nog een korte herinnering.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een autovrije dag?: Plan minimaal één vrijwilliger per verkeerspost per dienst en voeg per dienst één reserve toe. Bij meerdere afsluitpunten werkt een rooster met blokken van 2 uur beter dan één lange dagdienst.
Wanneer controleer je het verkeersplan voor een autovrije dag?: Controleer het plan bij het vastleggen van de route en nogmaals 1 week vooraf. Loop alle afsluitpunten, omleidingen en de route voor hulpdiensten dan fysiek na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.