Cómo organizar un Día del Mentor sin dejar cabos sueltos

Organizar un Día del Mentor requiere coordinar personas, actividades y comida en un orden concreto. Empieza por reservar el lugar y fijar el programa; después gestiona las inscripciones, las preferencias dietéticas y la asignación de mentores. La semana anterior conviene cerrar cantidades, imprimir materiales y confirmar el acceso al recinto. El día del evento, deja al menos dos horas para montar mesas, sillas, estaciones de actividades y el buffet antes de recibir a los participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar el programa
2 personas
3
Redactar la invitación
4
Enviar invitaciones
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Elaborar la lista de participantes
8
Asignar mentores
2 personas
9
Preparar las actividades
3 personas
10
Elaborar la lista de la compra
2 personas
11
Calcular las cantidades de catering
2 personas
12
Reunir los suministros
2 personas
13
Hacer la compra
3 personas
14
Preparar etiquetas con nombres
15
Imprimir los programas
16
Imprimir señalización
17
Preparar los sets de actividades
3 personas
18
Confirmar el acceso al recinto
19
Llenar neveras y cajas frigoríficas
2 personas
20
Limpiar previamente el recinto
3 personas
21
Montar mesas
4 personas
22
Colocar las sillas
4 personas
23
Colgar la decoración
3 personas
24
Montar estaciones de actividades
4 personas
25
Montar el buffet
3 personas
26
Enfriar las bebidas
2 personas
27
Preparar la mesa de recepción
2 personas
28
Probar el equipo de sonido
2 personas

Evento

29
Registrar a los participantes
3 personas
30
Repartir etiquetas con nombre
2 personas
31
Presentar el programa
2 personas
32
Guiar las actividades de presentación
6 personas
33
Servir bebidas del descanso
2 personas
34
Guiar las actividades grupales
6 personas
35
Servir el bufé
4 personas
36
Servir comidas especiales
2 personas
37
Rellenar las bebidas
2 personas
38
Guiar las actividades de la noche
6 personas
39
Recoger la basura durante el evento
2 personas
40
Atender la última ronda
2 personas
41
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

42
Retirar la vajilla del bufé y la cocina
4 personas
43
Lavar la vajilla
3 personas
44
Limpiar el lugar
4 personas
45
Retirar la decoración
2 personas
46
Comprobar los materiales
2 personas
47
Devolver el material prestado
2 personas
48
Guardar la comida sobrante
2 personas
49
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 75
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Platoscant. 80
Tazones para sopacant. 75
Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 80
Cubiertoscant. 80
Cucharones de servircant. 10
Cucharones para sopacant. 8
Bandejas para servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Neveras portátilescant. 4

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Actividades

Pizarras blancascant. 4
Pizarras de hojascant. 3
Rotuladorescant. 24
Bolígrafoscant. 80
Bloc de Post-itcant. 20
Papel A4cant. 500
Cartas de juegocant. 10
Juegos de mesacant. 12

Comunicación

Pegatinas con nombrecant. 90
Tarjetas del programacant. 80

Decoración

Mantelescant. 10
Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Rollos de cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 6

Limpieza

Escobascant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpieza reutilizablescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar la invitación: así los participantes saben cuánto dura cada actividad y puedes asignar mentores con tiempo. Deja una pausa de 15 minutos si la jornada supera las tres horas.
Pide las preferencias dietéticas al inscribirse y congela la lista de participantes 5 días antes. Ese plazo permite recalcular el catering y preparar etiquetas con nombres sin trabajar con cifras provisionales.
Prepara un set completo para cada estación de actividades, con pizarras, rotuladores, bolígrafos, papel A4 y Post-it. Haz una prueba 48 horas antes para detectar materiales insuficientes o rotuladores secos.
Confirma el acceso al recinto como mínimo 24 horas antes y comprueba dónde están los enchufes. Cuenta los cables alargadores, regletas, micrófonos y altavoces antes de empezar el montaje, no cuando vaya a comenzar el programa.
Monta el buffet y llena las neveras o cajas frigoríficas durante la última hora de preparación. Coloca platos, vasos, tazas, cubiertos y cucharones juntos para que el servicio no dependa de una sola persona.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día del Mentor?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, fijar el programa y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas unos 5 días antes del evento.
¿Cuándo se deben asignar los mentores?: Haz la asignación cuando tengas una lista de participantes suficientemente estable, idealmente entre 7 y 10 días antes. Confirma después los cambios finales al menos 48 horas antes para que cada mentor conozca su grupo y actividad.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el recinto?: Reserva al menos 2 horas para montar mesas, sillas, decoración, estaciones de actividades y buffet. Añade 30 minutos si hay que probar micrófonos, altavoces o varias conexiones eléctricas.
¿Cuándo hay que calcular la comida y las bebidas?: Haz un cálculo provisional al cerrar las inscripciones y uno definitivo 5 días antes, cuando ya conozcas las dietas. Mantén las bebidas frías durante la última hora y revisa el servicio 30 minutos antes de la llegada.

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