Checklist del Día del Mentor: qué preparar y cuándo
Organizar un Día del Mentor requiere coordinar participantes, mentores, actividades y comidas en el orden adecuado. Primero confirma el lugar y el programa; después gestiona las inscripciones, las preferencias dietéticas y la asignación de mentores. Durante la última semana, prepara los materiales, la señalización y el catering. El día anterior comprueba el acceso, enfría las bebidas y deja listos los espacios para que el montaje no dependa de una sola persona.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Fijar el programa
2 personas
Redactar la invitación
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar la lista de participantes
Asignar mentores
2 personas
Preparar las actividades
3 personas
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Reunir los suministros
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar etiquetas con nombres
Imprimir los programas
Imprimir señalización
Preparar los sets de actividades
3 personas
Confirmar el acceso al recinto
Llenar neveras y cajas frigoríficas
2 personas
Limpiar previamente el recinto
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar estaciones de actividades
4 personas
Montar el buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Evento
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir etiquetas con nombre
2 personas
Presentar el programa
2 personas
Guiar las actividades de presentación
6 personas
Servir bebidas del descanso
2 personas
Guiar las actividades grupales
6 personas
Servir el bufé
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar las actividades de la noche
6 personas
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Atender la última ronda
2 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Seguimiento
Retirar la vajilla del bufé y la cocina
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 75
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platoscant. 80
- Tazones para sopacant. 75
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cucharones de servircant. 10
- Cucharones para sopacant. 8
- Bandejas para servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Neveras portátilescant. 4
Equipo
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Actividades
- Pizarras blancascant. 4
- Pizarras de hojascant. 3
- Rotuladorescant. 24
- Bolígrafoscant. 80
- Bloc de Post-itcant. 20
- Papel A4cant. 500
- Cartas de juegocant. 10
- Juegos de mesacant. 12
Comunicación
- Pegatinas con nombrecant. 90
- Tarjetas del programacant. 80
Decoración
- Mantelescant. 10
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Rollos de cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 6
Limpieza
- Escobascant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de limpieza reutilizablescant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar la invitación: reserva bloques concretos para la bienvenida, las actividades y las pausas, y comunica también la hora de llegada de los mentores.
- Recoge las preferencias dietéticas al inscribirse y calcula las cantidades de catering con la lista definitiva de participantes; revisa ese número entre 48 y 72 horas antes.
- Prepara un set completo para cada estación de actividades, con pizarras, rotuladores, bolígrafos, papel A4 y Post-it. Así no tendrás que repartir material durante cada sesión.
- Imprime las etiquetas con nombres, los programas y la señalización como mínimo un día antes. Lleva algunas etiquetas y bolígrafos de repuesto para las inscripciones tardías.
- Confirma el acceso al recinto y prueba altavoces, micrófonos, cables y regletas antes del montaje. Deja las neveras portátiles llenas y las bandejas del buffet colocadas antes de que lleguen los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día del Mentor?
- Empieza a reservar el lugar y fijar el programa entre 4 y 6 semanas antes. Envía las invitaciones al menos 3 semanas antes y cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes para calcular comida y materiales.
- ¿Cuándo debo asignar los mentores a los participantes?
- Haz una primera asignación cuando tengas la lista de participantes y sus preferencias, normalmente entre 7 y 10 días antes. Confírmala 48 horas antes, después de comprobar las cancelaciones y las inscripciones nuevas.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para el Día del Mentor?
- Calcula las raciones según la lista final y añade un margen del 10 % para imprevistos. Para una pausa de dos horas, prevé aproximadamente 2 bebidas por persona y revisa las necesidades dietéticas 48 horas antes.
- ¿Cuándo se monta el espacio del Día del Mentor?
- Haz el montaje principal entre 2 y 3 horas antes: mesas, sillas, estaciones de actividades y buffet. Comprueba el sonido, la señalización y el acceso al recinto al menos 60 minutos antes de la llegada.
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