Organiser une journée des mentors, étape par étape

Commence par bloquer le lieu et la durée, puis construis un programme avec des horaires réalistes pour les échanges, les activités et les pauses. Les inscriptions servent ensuite à connaître le nombre de participants, les besoins alimentaires et la répartition entre mentors. Prépare le matériel par activité plutôt que de tout rassembler dans une seule caisse. La veille, vérifie l’accès, les impressions, le froid et l’installation des espaces ; le jour même, garde une personne disponible pour les imprévus.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Définir le programme
2 personnes
3
Rédiger l’invitation
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Établir la liste des participants
8
Répartir les mentors
2 personnes
9
Préparer les activités
3 personnes
10
Établir la liste de courses
2 personnes
11
Calculer les quantités de catering
2 personnes
12
Rassembler les fournitures
2 personnes
13
Faire les courses
3 personnes
14
Préparer les étiquettes nominatives
15
Imprimer les programmes
16
Imprimer la signalisation
17
Préparer les kits d’activités
3 personnes
18
Confirmer l'accès au site
19
Remplir les réfrigérateurs et les glacières
2 personnes
20
Nettoyer le lieu à l’avance
3 personnes
21
Installer les tables
4 personnes
22
Installer les chaises
4 personnes
23
Installer la décoration
3 personnes
24
Installer les postes d’activités
4 personnes
25
Monter le buffet
3 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Installer la table d’accueil
2 personnes
28
Tester le matériel sonore
2 personnes

Événement

29
Enregistrer les participants
3 personnes
30
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
31
Présenter le programme
2 personnes
32
Animer les activités de rencontre
6 personnes
33
Servir les boissons de pause
2 personnes
34
Encadrer les activités de groupe
6 personnes
35
Servir le buffet
4 personnes
36
Servir les repas diététiques
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Encadrer les activités du soir
6 personnes
39
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
40
Assurer le dernier tour
2 personnes
41
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

42
Ranger le buffet et la cuisine
4 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Nettoyer le lieu
4 personnes
45
Retirer la décoration
2 personnes
46
Vérifier le matériel
2 personnes
47
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
48
Stocker les restes
2 personnes
49
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 75
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 80
Bol à soupeqté 75
Verresqté 100
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 80
Cuillères de serviceqté 10
Louches à soupeqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Glacièresqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Activités

Tableaux blancsqté 4
Chevaletsqté 3
Marqueursqté 24
Stylos à billeqté 80
Blocs Post-itqté 20
Papier A4qté 500
Cartes de jeuqté 10
Jeux de sociétéqté 12

Communication

Étiquettes nominativesqté 90
Cartes du programmeqté 80

Décoration

Nappesqté 10
Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6

Nettoyage

Balaisqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixe d’abord le programme avant d’envoyer l’invitation : indique les horaires d’accueil, de chaque activité, du repas et de la clôture. Les participants sauront ainsi combien de temps réserver et tu éviteras les transitions trop courtes.
Ferme les inscriptions au moins 5 à 7 jours avant la journée. Utilise la liste finale pour répartir les mentors, confirmer les besoins alimentaires et calculer les quantités de catering sans acheter au hasard.
Prépare un kit par activité avec les tableaux blancs, chevalets, marqueurs, stylos, Post-it, papier A4 et cartes nécessaires. Ajoute une fiche indiquant le responsable, la durée et le matériel à remettre en place.
Fais les impressions et les étiquettes nominatives la veille, en prévoyant environ 10 % d’exemplaires supplémentaires. Place aussi la signalisation à l’entrée et près des postes d’activités : les participants ne devraient pas avoir à demander où aller.
Prévois l’installation au moins 90 minutes avant l’accueil. Monte les tables et les chaises, installe les postes, teste les enceintes et les microphones, puis remplis les réfrigérateurs et les glacières seulement après avoir vérifié l’accès aux prises et les rallonges.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée des mentors ?: Prévois environ 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, définir le programme, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Garde les 5 à 7 derniers jours pour les quantités, les répartitions et les impressions.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée des mentors ?: Envoie-les idéalement 3 semaines avant l’événement, avec une date limite de réponse fixée 5 à 7 jours avant. Ce délai permet de relancer les absents et de finaliser les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réserve au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants. Pour une salle avec plusieurs postes d’activités, un buffet, une sonorisation et de la signalisation, prévois plutôt 2 heures.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée des mentors ?: Vérifie l’accès au site, les clés ou codes, les tables et chaises, les impressions, les kits d’activités et le matériel audio. Contrôle aussi que les réfrigérateurs, glacières, machines à café et bouilloires sont disponibles et utilisables.

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