Cómo organizar un Día de curso paso a paso
Organizar un Día de curso requiere cerrar primero la logística y después preparar la experiencia de los participantes. Empieza por reservar el espacio, confirmar al docente y definir el programa; con eso podrás abrir las inscripciones y calcular materiales, catering y mobiliario. La mayoría de los problemas aparecen al final: falta un cable HDMI, no coinciden las dietas o la presentación no funciona en el portátil disponible. Sigue un orden claro y deja comprobaciones concretas para el día anterior y la mañana del curso.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la ubicación del curso
- 2
Confirmar al docente
- 3
Elaborar el programa del curso
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Comprobar la lista de participantes
- 8
Imprimir el material del curso
2 personas
- 9
Preparar hojas de trabajo
2 personas
- 10
Hacer tarjetas de identificación
- 11
Probar la presentación
2 personas
- 12
Pedir el catering
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Comprobar el espacio
2 personas
- 15
Montar mesas y sillas
3 personas
- 16
Conectar el equipo de presentación
2 personas
- 17
Preparar el material del curso
2 personas
- 18
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 19
Preparar café y té
2 personas
- 20
Preparar los aperitivos
2 personas
Evento
- 21
Registrar a los participantes
2 personas
- 22
Repartir acreditaciones
- 23
Servir café de bienvenida
2 personas
- 24
Abrir la jornada del curso
- 25
Coordinar el primer bloque del curso
2 personas
- 26
Servir la pausa para el café
2 personas
- 27
Rellenar las bebidas
- 28
Guiar el segundo bloque del curso
2 personas
- 29
Preparar el bufé de cena
3 personas
- 30
Servir la cena
3 personas
- 31
Recoger la vajilla
2 personas
- 32
Guiar el tercer bloque del curso
2 personas
- 33
Reponer el material del descanso
- 34
Recoger las tareas del curso
- 35
Repartir certificados
2 personas
- 36
Moderar la ronda de preguntas
- 37
Cerrar la jornada del curso
Seguimiento
- 38
Recoger el material restante
2 personas
- 39
Clasificar residuos
2 personas
- 40
Lavar la vajilla
2 personas
- 41
Limpiar el espacio
3 personas
- 42
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
- 43
Recoger la técnica de presentación
2 personas
- 44
Devolver los objetos prestados
- 45
Archivar el material de participantes
- 46
Registrar la asistencia
- 47
Guardar los justificantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 35
- Mesa de recepción
- Mesa del bufécant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Bandejas de servircant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 4
- Micrófono inalámbrico
- Pizarra de hojas
- Atril de papelógrafo
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Hervidor de aguacant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cucharonescant. 6
- Cucharillas de cafécant. 40
Catering
- Compras
Oficina
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Fundas para tarjetas identificativascant. 40
- Bolígrafoscant. 40
- Lápicescant. 40
- Bloc de notascant. 40
- Rotuladores fosforescentescant. 10
- Rotuladores para pizarra blancacant. 8
- Portalápicescant. 4
- Carpetas del cursocant. 40
- Certificadoscant. 40
- Cinta adhesivacant. 3
- Tijerascant. 3
- Grapadorascant. 2
- Grapascant. 2
- Destructora de papel
Limpieza
- Paños de limpiezacant. 10
- Esponjascant. 6
- Cepillos para fregarcant. 3
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de gomacant. 4
- Papeleracant. 4
Decoración
- Señales direccionalescant. 6
- Panel informativo
Consejos
- Cierra la ubicación, el docente y el programa antes de enviar las invitaciones. Así las inscripciones incluirán horario, contenido y necesidades reales, en lugar de obligarte a corregir la información después.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y revisa la lista de participantes al menos 48 horas antes. Usa esa cifra para ajustar el catering, las hojas de trabajo, las tarjetas identificativas y los asientos.
- Haz una prueba completa de la presentación el día anterior, con el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI y los alargadores que se utilizarán. Lleva también una copia de la presentación en otro dispositivo.
- Monta la recepción, las mesas y las sillas antes de que llegue el primer participante. Deja preparadas las tarjetas de nombre, los bolígrafos y el material del curso en el mismo punto para que el registro no bloquee la entrada.
- Prepara el café de bienvenida y los aperitivos antes de abrir la jornada, pero comprueba también termos, tazas, vasos, platos, cubiertos y bandejas. Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora para no tener que reponer mientras empieza el primer bloque.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de curso?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar la ubicación, confirmar al docente y cerrar el programa. Deja las comprobaciones finales, la impresión y el pedido de catering para los 2 o 3 días anteriores.
- ¿Cuándo debo cerrar la lista de participantes y las dietas?
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas como mínimo 48 horas antes del curso. Revisa ese mismo día la lista final para ajustar el catering, las acreditaciones y el número de materiales.
- ¿Qué hay que comprobar del equipo antes del curso?
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el HDMI, los alargadores y las regletas al menos 24 horas antes. Si utilizas micrófono inalámbrico, comprueba también su alcance y las pilas antes de abrir la recepción.
- ¿Cuándo se prepara la recepción del Día de curso?
- Monta la mesa de recepción entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los participantes. En ese momento deben estar listas las tarjetas identificativas, los bolígrafos, el material y el café de bienvenida.
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