Zo organiseer je een cursusdag zonder last-minute stress

Begin met de onderdelen die de rest bepalen: de cursuslocatie, docent, datum en het programma. Verstuur daarna de uitnodigingen en houd aanmeldingen, dieetwensen en contactgegevens centraal bij. Regel ruim vooraf het cursusmateriaal en test de presentatie met laptop, beamer, HDMI-kabel en microfoon. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, een ingerichte ruimte en een start die op tijd verloopt. Met deze volgorde voorkom je dat deelnemers wachten op stoelen, naamkaartjes, koffie of werkbladen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Cursuslocatie reserveren
2
Docent bevestigen
3
Cursusprogramma opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst controleren
8
Cursusmateriaal afdrukken
2 personen
9
Werkbladen voorbereiden
2 personen
10
Naambadges maken
11
Presentatie testen
2 personen
12
Catering bestellen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Ruimte controleren
2 personen
15
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
16
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
17
Cursusmateriaal klaarleggen
2 personen
18
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
19
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
20
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

21
Deelnemers registreren
2 personen
22
Naambadges uitdelen
23
Welkomstkoffie serveren
2 personen
24
Cursusdag openen
25
Eerste cursusblok begeleiden
2 personen
26
Koffiepauze serveren
2 personen
27
Dranken bijvullen
28
Tweede cursusblok begeleiden
2 personen
29
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
30
Diner serveren
3 personen
31
Servies afruimen
2 personen
32
Derde cursusblok begeleiden
2 personen
33
Pauzemateriaal aanvullen
34
Cursusopdrachten verzamelen
35
Certificaten uitdelen
2 personen
36
Vragenronde begeleiden
37
Cursusdag afsluiten

Nazorg

38
Restmateriaal verzamelen
2 personen
39
Afval sorteren
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Ruimte schoonmaken
3 personen
42
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
43
Presentatietechniek opruimen
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
45
Deelnemersmateriaal archiveren
46
Aanwezigheid registreren
47
Bewijsstukken opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 35
Ontvangsttafel
Buffettafelaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoon
Flip-over
Flip-overstandaard

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 6
Koffielepelsaantal 40

Catering

Boodschappen

Kantoor

Naamkaartjesaantal 40
Houders voor naamkaartjesaantal 40
Balpennenaantal 40
Potlodenaantal 40
Notitieblokkenaantal 40
Markeerstiftenaantal 10
Whiteboardstiftenaantal 8
Pennenbakjesaantal 4
Cursusmappenaantal 40
Certificatenaantal 40
Plakbandaantal 3
Schaaraantal 3
Nietmachinesaantal 2
Nietjesaantal 2
Papierversnipperaar

Schoonmaak

Schoonmaakdoekenaantal 10
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Rubberen handschoenenaantal 4
Afvalbakkenaantal 4

Decoratie

Richtingsbordenaantal 6
Informatiebord

Tips

Plan de ruimte op basis van de werkvormen. Zet tafels en stoelen niet alleen in rijen, maar houd ook loopruimte vrij naar de ontvangsttafel, buffettafel en uitgang.
Sluit de presentatietechniek minimaal 60 minuten voor de start aan. Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengkabels, stekkerdozen en draadloze microfoon samen.
Maak de deelnemerslijst definitief zodra de aanmeldtermijn sluit en controleer die nog één keer de dag ervoor. Leg naamkaartjes, houders en balpennen per deelnemer klaar bij de ontvangst.
Bestel catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en verwerk dieetwensen apart. Zet koffie, thee, water, glazen en hapjes vóór de registratie klaar, zodat de ontvangst niet stilvalt.
Werk met een tijdschema per cursusblok en neem 10 tot 15 minuten buffer op voor ontvangst, vragen en wisselmomenten. Leg cursusmateriaal en werkbladen per plaats klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een cursusdag organiseren?: Reserveer de locatie en bevestig de docent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de cursusdag, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen, catering en materiaal.
Hoeveel tijd heb je nodig om een cursusruimte klaar te zetten?: Reken op 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, ontvangstbalie, catering, cursusmateriaal en techniek. Plan daarnaast minimaal 30 minuten om de presentatie en het geluid echt te testen.
Wanneer bestel je catering voor een cursusdag?: Bestel de catering 5 tot 7 dagen vooraf op basis van het actuele aantal deelnemers. Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de cursusdag uit, zodat de bestelling nog kan worden aangepast.
Hoe voorkom je technische problemen tijdens een cursusdag?: Test alle apparatuur de dag ervoor en nogmaals minimaal 60 minuten voor aanvang. Neem een reserve-HDMI-kabel, voldoende verlengkabels en stekkerdozen mee en bewaar de presentatie ook lokaal op de laptop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.