Organiser une journée de formation sans rien oublier

Une journée de formation réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, l’intervenant et le programme, puis les inscriptions et les besoins des participants. Les derniers jours servent surtout à sécuriser le matériel, les supports de cours, l’accueil et la restauration. Prévoyez aussi un vrai contrôle technique avant l’arrivée du groupe : présentation, câble HDMI, vidéoprojecteur, son et branchements. Le jour même, l’accueil doit être installé avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du cours
2
Confirmer l'intervenant
3
Établir le programme de la formation
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Vérifier la liste des participants
8
Imprimer le matériel de cours
2 personnes
9
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
10
Créer les badges nominatifs
11
Tester la présentation
2 personnes
12
Commander le catering
13
Faire les courses
2 personnes
14
Vérifier l’espace
2 personnes
15
Installer les tables et les chaises
3 personnes
16
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
17
Préparer le matériel de formation
2 personnes
18
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
19
Préparer le café et le thé
2 personnes
20
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

21
Enregistrer les participants
2 personnes
22
Distribuer les badges nominatifs
23
Servir le café de bienvenue
2 personnes
24
Ouvrir la journée de formation
25
Animer le premier bloc de cours
2 personnes
26
Servir la pause-café
2 personnes
27
Réapprovisionner les boissons
28
Animer le deuxième bloc de cours
2 personnes
29
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
30
Servir le dîner
3 personnes
31
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
32
Encadrer le troisième bloc de cours
2 personnes
33
Réapprovisionner le matériel de pause
34
Rassembler les devoirs du cours
35
Remettre les certificats
2 personnes
36
Animer la séance de questions-réponses
37
Clore la journée de formation

Suivi

38
Rassembler le matériel restant
2 personnes
39
Trier les déchets
2 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Nettoyer l’espace
3 personnes
42
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
43
Ranger le matériel de présentation
2 personnes
44
Rendre les articles empruntés
45
Archiver le matériel des participants
46
Enregistrer la présence
47
Archiver les justificatifs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 35
Table d’accueil
Table de buffetqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verresqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 4
Micro sans fil
Paperboard
Chevalet de conférence

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Louchesqté 6
Cuillères à caféqté 40

Catering

Courses

Bureau

Badges nominatifsqté 40
Supports pour porte-nomsqté 40
Stylos à billeqté 40
Crayonsqté 40
Blocs-notesqté 40
Marqueursqté 10
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Pots à stylosqté 4
Dossiers de formationqté 40
Certificatsqté 40
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 3
Agrafeusesqté 2
Agrafesqté 2
Destructeur de documents

Nettoyage

Chiffons de nettoyageqté 10
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants en caoutchoucqté 4
Poubellesqté 4

Décoration

Panneaux directionnelsqté 6
Panneau d’information

Conseils

Commencez par réserver le lieu et confirmer l’intervenant, puis fixez le programme avant d’envoyer les invitations. Sans ces trois éléments, les inscriptions risquent de changer plusieurs fois.
Clôturez les inscriptions assez tôt pour vérifier la liste des participants et recueillir les besoins alimentaires. Transmettez le nombre définitif au catering au moins quelques jours avant la formation.
Préparez les badges nominatifs, les feuilles de travail et les supports de cours avant le jour J. Gardez quelques stylos et exemplaires supplémentaires à la table d’accueil pour gérer les oublis.
Testez la présentation avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le micro sans fil. Faites ce test avant l’arrivée des participants, car un adaptateur ou une multiprise manquante peut retarder toute la matinée.
Installez les tables, les chaises, l’accueil et le buffet avant d’allumer la machine à café. Prévoyez le café de bienvenue, les tasses, les verres et les en-cas de façon à pouvoir enregistrer les participants sans interrompre l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de formation ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 semaines pour réserver le lieu, confirmer l’intervenant, établir le programme et gérer les inscriptions. Gardez les 2 ou 3 derniers jours pour les impressions, le catering et la vérification technique.
Quand faut-il envoyer les invitations à une journée de formation ?: Envoyez-les dès que le lieu, l’intervenant et le programme sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant la date. Fixez une date limite d’inscription au moins 5 jours avant la formation pour vérifier les participants et les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il tester le vidéoprojecteur ?: Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les rallonges et le micro au plus tard la veille. Le matin même, faites un second contrôle d’environ 30 minutes avant l’accueil.
Que prévoir pour l’accueil des participants ?: Installez une table d’accueil avec les badges nominatifs, les supports, les feuilles de travail et des stylos. Prévoyez 15 à 30 minutes avant le début officiel pour enregistrer les participants et servir le café de bienvenue.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.