Cómo organizar un desfile de moda sin perder el control

Un desfile de moda se organiza primero como una producción y después como un evento para el público. Empieza fijando fecha, tema y lugar; luego cierra diseñadores, modelos y colecciones antes de preparar el programa. La coordinación entre vestuario, música, iluminación y proveedor técnico determina si los cambios fluyen o se atascan. Reserva tiempo específico para tallas, pruebas, prensa, catering y montaje: son detalles que suelen llegar tarde y afectan a todo el desfile.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el tema
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Seleccionar modelos
3 personas
4
Confirmar a los diseñadores
2 personas
5
Inventariar las colecciones
2 personas
6
Comprobar los derechos de música
7
Contratar fotógrafo
8
Confirmar al presentador
9
Confirmar el proveedor técnico
10
Diseñar la invitación
2 personas
11
Crear formulario de inscripción
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Elaborar el programa
2 personas
16
Calcular las cantidades de catering
2 personas
17
Reservar mobiliario
18
Reservar percheros
19
Desarrollar el programa
2 personas
20
Determinar el orden de salida
3 personas
21
Elegir música por colección
2 personas
22
Desarrollar el plan de iluminación
2 personas
23
Elaborar la lista de prensa
24
Enviar invitaciones a la prensa
25
Recoger tallas de ropa
2 personas
26
Preparar las etiquetas de la ropa
2 personas
27
Distribuir material promocional
2 personas
28
Confirmar inscripciones
2 personas
29
Imprimir las tarjetas con nombres
30
Imprimir el plan de trabajo
31
Hacer la compra
3 personas
32
Recoger la ropa
2 personas
33
Revisar la ropa
3 personas
34
Vaporizar la ropa
2 personas
35
Probar la técnica
2 personas
36
Refrigerar la compra
2 personas
37
Abrir la ubicación
2 personas
38
Limpiar el suelo y la entrada
3 personas
39
Colocar el suelo de la pasarela
4 personas
40
Colocar las sillas para el público
4 personas
41
Colocar la mesa de registro
2 personas
42
Montar percheros
3 personas
43
Colgar la ropa por colección
4 personas
44
Preparar los vestuarios
3 personas
45
Colocar espejos
2 personas
46
Colocar mesas de maquillaje
2 personas
47
Colgar la decoración
3 personas
48
Montar el fondo
3 personas
49
Instalar la iluminación
3 personas
50
Conectar el equipo de sonido
2 personas
51
Probar la música
2 personas
52
Montar el bufé de catering
3 personas
53
Enfriar las bebidas
2 personas
54
Etiquetar los percheros
2 personas
55
Informar a los modelos
2 personas
56
Maquillar a los modelos
4 personas
57
Vestir a las modelos
5 personas
58
Instruir al equipo de registro
2 personas

Evento

59
Recibir al público
4 personas
60
Gestionar el guardarropa
2 personas
61
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
62
Acreditar a la prensa
63
Anunciar al presentador
64
Mostrar la primera colección
8 personas
65
Servir aperitivos
4 personas
66
Rellenar las bebidas
2 personas
67
Cambiar de ropa
6 personas
68
Mostrar la segunda colección
8 personas
69
Coordinar el momento de fotos
2 personas
70
Volver a cambiarse de ropa
6 personas
71
Mostrar la tercera colección
8 personas
72
Servir bebidas del descanso
3 personas
73
Reponer el bufé del descanso
3 personas
74
Ponerse los trajes de la final
6 personas
75
Presentar la final
8 personas
76
Hacer pasar adelante a los diseñadores
2 personas
77
Gestionar las preguntas del público
2 personas
78
Atender el cóctel de networking
4 personas
79
Reponer bebidas durante el cóctel
2 personas
80
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

81
Contar la ropa
3 personas
82
Empacar la ropa
4 personas
83
Lavar la vajilla
3 personas
84
Recoger la basura
3 personas
85
Desmontar el bufé
3 personas
86
Retirar la decoración
3 personas
87
Desmontar la luz y el sonido
3 personas
88
Retirar el suelo de la pasarela
4 personas
89
Retirar sillas y mesas
4 personas
90
Limpiar el lugar
4 personas
91
Comprobar los objetos prestados
2 personas
92
Devolver los materiales
2 personas
93
Devolver la ropa
2 personas
94
Guardar existencias no utilizadas
2 personas
95
Reunir fotos y material de prensa
96
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Paneles de pasarelacant. 12
Asientos para el públicocant. 110
Mesas de recepcióncant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4
Percheroscant. 10
Mesas de vestuariocant. 6
Mesas de maquillajecant. 6
Biombos plegablescant. 8
Espejoscant. 8
Papeleracant. 8

Equipo

Portátilescant. 2
Tabletscant. 2
Cámara de fotoscant. 2
Vaporizadores de ropacant. 3
Planchascant. 2
Tablas de plancharcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Soportes para portátilescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 12
Canaletas para cablescant. 10

Iluminación

Focoscant. 8
Paneles LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 6

Decoración

Paneles de fondocant. 4
Fondos de telacant. 3
Arreglos floralescant. 8
Manteles runnerscant. 6
Cartel de entrada
Pósteres del programacant. 6
Carteles direccionalescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 130
Números de mesacant. 12

Vajilla

Copas de vinocant. 130
Vasos para aguacant. 130
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 160
Platos de postrecant. 130
Tenedorescant. 160
Cuchilloscant. 160
Cucharascant. 130
Bandejas de servircant. 20
Cucharones de servircant. 12
Pinzas de servircant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencoscant. 24
Mantelescant. 8
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 4
Neverascant. 6

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Seguridad

Alfombrillas para cablescant. 12
Postes separadorescant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Extintorescant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra diseñadores, modelos y colecciones antes de ordenar las salidas. Con esa información puedes recoger tallas, preparar el vestuario y asignar una colección a cada bloque musical.
Haz un inventario por colección y etiqueta cada prenda con modelo, talla y orden de salida. Programa una prueba de vestuario y una revisión con vaporizadores, planchas y tablas de planchar al menos 24 horas antes.
Define el programa minuto a minuto, incluidos cambios de vestuario, presentación y pausas. Ensaya el orden completo una vez con música, micrófonos, focos y el presentador antes de abrir las puertas.
Comprueba los derechos de la música y entrega al proveedor técnico un plano de iluminación y sonido con antelación. Reserva tiempo para probar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, cables y regletas.
Envía las invitaciones y las de prensa cuando el lugar, el programa y el presentador estén confirmados. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen para calcular el catering y colocar asientos y mesas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un desfile de moda?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el lugar y confirma diseñadores y proveedor técnico al principio; deja la semana final para pruebas, ensayo, prensa y ajustes del programa.
¿Cuándo hay que confirmar a los modelos y recoger sus tallas?: Confirma los modelos al menos 6 semanas antes y recoge sus tallas en ese momento. Haz una segunda comprobación entre 7 y 10 días antes, especialmente si hay prendas ajustadas o cambios de colección.
¿Cuándo se prepara el orden de salida de un desfile?: Prepara un primer orden cuando tengas el inventario de las colecciones, normalmente 3 o 4 semanas antes. Ensáyalo completo entre 24 y 48 horas antes para comprobar cambios de vestuario, música e iluminación.
¿Cuándo se envían las invitaciones de prensa?: Envía la primera invitación entre 3 y 4 semanas antes, con fecha, lugar y horario. Confirma asistencia y necesidades de acceso durante la semana previa para cerrar la lista de prensa y la recepción.

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