Cómo organizar un congreso de conocimiento sin perder el control
Organizar un congreso de conocimiento exige coordinar contenido, ponentes, asistentes y técnica en un orden muy concreto. Empieza por fijar el tema y el programa; después confirma a los ponentes, reserva el recinto y cierra los servicios que dependen de la fecha. Las inscripciones deben recoger también las preferencias dietéticas y las necesidades de accesibilidad. En los últimos días, revisa las presentaciones, prepara las acreditaciones y prueba cada conexión antes de abrir las salas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar el programa y el tema
2 personas
- 2
Contactar con los ponentes
2 personas
- 3
Confirmar ponentes
- 4
Reservar el lugar
- 5
Reservar el catering
- 6
Reservar técnica
- 7
Redactar invitaciones
2 personas
- 8
Configurar el formulario de inscripción
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Publicar el programa en línea
- 11
Gestionar inscripciones
2 personas
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Enviar información de transporte
- 14
Comprobar la accesibilidad
2 personas
- 15
Diseñar tarjetas de nombre
- 16
Recopilar las presentaciones
- 17
Revisar las presentaciones
2 personas
- 18
Imprimir el plan de trabajo
- 19
Imprimir la lista de participantes
- 20
Imprimir las tarjetas con nombres
2 personas
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Preparar el catering
3 personas
- 23
Recoger las llaves del recinto
- 24
Poner las presentaciones en USB
Evento
- 25
Abrir las salas
2 personas
- 26
Probar la técnica
2 personas
- 27
Conectar el proyector
- 28
Probar los micrófonos
2 personas
- 29
Montar mesas
3 personas
- 30
Colocar las sillas
3 personas
- 31
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 32
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
- 33
Preparar los programas
- 34
Montar el punto de café
2 personas
- 35
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
- 36
Recibir a los ponentes
2 personas
- 37
Instruir a los ponentes
- 38
Registrar a los participantes
3 personas
- 39
Acompañar a los participantes a la sala
2 personas
- 40
Encargarse de la inauguración
2 personas
- 41
Coordinar presentaciones
2 personas
- 42
Recoger preguntas del público
2 personas
- 43
Servir la pausa para el café
3 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Servir el bufé de almuerzo
3 personas
- 46
Servir comidas especiales
2 personas
- 47
Recoger la vajilla
3 personas
- 48
Guiar talleres
4 personas
- 49
Comprobar la técnica en cada taller
2 personas
- 50
Preparar el descanso de la tarde
2 personas
- 51
Servir el cóctel de networking
3 personas
- 52
Gestionar el cierre
2 personas
- 53
Despedir a los últimos participantes
2 personas
Seguimiento
- 54
Recoger la basura
3 personas
- 55
Lavar la vajilla
3 personas
- 56
Limpiar espacios
3 personas
- 57
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 58
Apagar la técnica
2 personas
- 59
Comprobar los materiales
2 personas
- 60
Devolver el material prestado
2 personas
- 61
Guardar los restos
2 personas
- 62
Enviar mensaje de agradecimiento
- 63
Dar seguimiento a las presentaciones
- 64
Recoger los gastos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas para congresocant. 12
- Sillascant. 120
- Mesa de registro
- Mesa de oradores
- Atril
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 4
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Portátilcant. 2
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Pulsadores de presentacióncant. 3
- Routers wificant. 2
- Baterías externascant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharones de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 6
- Jarras de aguacant. 12
- Bandejas de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Acumuladores de fríocant. 16
Decoración
- Fondo del escenario
- Señales direccionalescant. 12
- Mantelescant. 12
- Portanombrescant. 120
- Plantascant. 8
- Banderascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
Oficina
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Programascant. 120
- Bloc de notascant. 120
- Bolígrafoscant. 120
- Portapapelescant. 6
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 4
- Rotuladores fosforescentescant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero el programa y deja por escrito la duración de cada ponencia, las pausas y la persona responsable de cada bloque. Sin ese horario, las invitaciones, el catering y la técnica se contratan a ciegas.
- Confirma a cada ponente por escrito y pide su presentación antes del día del congreso. Guarda todos los archivos en un portátil y en una memoria USB, y revisa que funcionen con el proyector y los adaptadores HDMI disponibles.
- Configura el formulario de inscripción con suficiente antelación para recopilar dietas, necesidades de accesibilidad y datos de contacto. Envía la información de transporte al menos 3 días antes, no la dejes para la mañana del evento.
- Haz una prueba técnica completa antes de recibir al público: proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables, regletas y conexión wifi. Lleva baterías externas y adaptadores HDMI de reserva para evitar interrupciones por un detalle pequeño.
- Prepara el registro con la lista de participantes y las tarjetas de nombre ya impresas. Recoge las llaves del recinto con tiempo suficiente para abrir las salas, colocar las mesas y sillas, montar el atril y dejar listo el café y el agua antes de la llegada de los asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de conocimiento?
- Empieza como mínimo 8 semanas antes si habrá varios ponentes y servicios externos. Reserva el recinto, el catering y la técnica en las primeras 2 semanas, porque son los elementos que más condicionan el resto del plan.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los ponentes?
- Confirma su participación por escrito entre 6 y 8 semanas antes del congreso. Pide el título definitivo y la presentación al menos 7 días antes para poder revisarla y cargarla en el portátil y la memoria USB.
- ¿Qué debe incluir el formulario de inscripción de un congreso?
- Incluye nombre, organización, correo electrónico, asistencia y preferencias dietéticas. Añade un campo para necesidades de accesibilidad y cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para calcular el catering y preparar las tarjetas.
- ¿Cuándo se hace la prueba técnica?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repite una comprobación rápida al abrir las salas. Verifica el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces, la mesa de mezclas, los cables y la conexión wifi.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!