Einen Wissenskongress organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Wissenskongress hängen Programm, Referenten, Räume und Technik eng zusammen. Beginnen Sie deshalb nicht mit der Einladung, sondern legen Sie zuerst Thema, Format und Zeitplan fest. Danach sichern Sie Location, Catering und technische Ausstattung, bevor die Anmeldung startet. Die letzten 48 Stunden gehören der Kontrolle: Präsentationen testen, Namensschilder drucken, Teilnehmerliste vorbereiten und Zugang zu den Räumen klären.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm und Thema festlegen
2 Personen
2
Referenten ansprechen
2 Personen
3
Referenten bestätigen
4
Location reservieren
5
Catering reservieren
6
Technik reservieren
7
Einladungen erstellen
2 Personen
8
Anmeldeformular einrichten
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Programm online veröffentlichen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Transportinformationen versenden
14
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
15
Namensschilder entwerfen
16
Präsentationen sammeln
17
Präsentationen prüfen
2 Personen
18
Drehbuch ausdrucken
19
Teilnehmerliste ausdrucken
20
Namensschilder drucken
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Catering vorbereiten
3 Personen
23
Standortschlüssel abholen
24
Präsentationen auf USB speichern

Event

25
Räume öffnen
2 Personen
26
Technik testen
2 Personen
27
Beamer anschließen
28
Mikrofone testen
2 Personen
29
Tische aufstellen
3 Personen
30
Stühle aufstellen
3 Personen
31
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
32
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
33
Programme bereitlegen
34
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
35
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
36
Referenten empfangen
2 Personen
37
Referenten einweisen
38
Teilnehmer registrieren
3 Personen
39
Teilnehmende zum Saal begleiten
2 Personen
40
Eröffnung betreuen
2 Personen
41
Präsentationen betreuen
2 Personen
42
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
43
Kaffeepause servieren
3 Personen
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Mittagsbuffet servieren
3 Personen
46
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
47
Geschirr abräumen
3 Personen
48
Workshops betreuen
4 Personen
49
Technik pro Workshop prüfen
2 Personen
50
Abendpause vorbereiten
2 Personen
51
Netzwerk-Getränke servieren
3 Personen
52
Abschluss organisieren
2 Personen
53
Letzte Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

54
Abfall sammeln
3 Personen
55
Geschirr abwaschen
3 Personen
56
Räume reinigen
3 Personen
57
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
58
Technik ausschalten
2 Personen
59
Materialien prüfen
2 Personen
60
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
61
Reste einlagern
2 Personen
62
Dankesnachricht versenden
63
Präsentationen nachsenden
64
Abrechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongresstischeAnz. 12
StühleAnz. 120
Registrierungstisch
Rednertisch
Pult
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherboxenAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 3
WLAN-RouterAnz. 2
PowerbanksAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12
ServierschalenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
KühlelementeAnz. 16

Dekoration

Bühnenhintergrund
RichtungsschilderAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 120
PflanzenAnz. 8
FahnenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Büro

NamensschilderAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 120
NotizblöckeAnz. 120
KugelschreiberAnz. 120
KlemmbretterAnz. 6
KlebebandAnz. 4
SchereAnz. 4
MarkerAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie Programm und Thema mindestens 10 bis 12 Wochen vorher fest. Erst danach sprechen Sie Referenten verbindlich an und reservieren Räume, Catering und Technik passend zu den Vortragszeiten.
Richten Sie das Anmeldeformular spätestens 6 Wochen vor dem Kongress ein. Fragen Sie dort direkt nach Ernährungswünschen, Barrierefreiheitsbedarf und benötigten Transportinformationen.
Planen Sie für jeden Vortrag einen Techniktest von 10 bis 15 Minuten ein. Prüfen Sie Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Adapter, Mikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker gemeinsam vor Beginn.
Fordern Sie Präsentationen spätestens 3 Tage vorher an und speichern Sie alle geprüften Dateien zusätzlich auf einem USB-Stick. So sind Sie nicht vom Laptop eines Referenten oder einer einzelnen Internetverbindung abhängig.
Bereiten Sie Registrierung und Verpflegung am Vortag vor: Namensschilder und Teilnehmerliste drucken, Tische und Stühle stellen, Geschirr kontrollieren und den Standortschlüssel abholen. Öffnen Sie die Räume mindestens 90 Minuten vor dem ersten Programmpunkt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Wissenskongress organisieren?: Beginnen Sie etwa 10 bis 12 Wochen vorher mit Thema, Programm und Referenten. Für gefragte Locations oder viele Referenten sind 4 bis 6 Monate Vorlauf sinnvoll.
Wann sollte man die Einladungen für einen Wissenskongress verschicken?: Verschicken Sie die Einladungen ungefähr 6 Wochen vor dem Termin. Lassen Sie die Anmeldung mindestens 7 bis 10 Tage vor dem Kongress schließen, damit Catering, Namensschilder und Teilnehmerliste rechtzeitig feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Technikcheck bei einem Wissenskongress?: Rechnen Sie pro Vortragsblock mit 10 bis 15 Minuten und zusätzlich mit 30 Minuten für einen vollständigen Test am Vortag. Prüfen Sie dabei auch Ersatzkabel, HDMI-Adapter, Mikrofone und die Präsentationen.
Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?: Fordern Sie die Dateien spätestens 3 Tage vor dem Kongress an. Am Vortag prüfen Sie Bildformat, Ton und Videos und speichern eine funktionierende Kopie auf einem USB-Stick.

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