Zo organiseer je een kenniscongres

Begin met het programma en thema; die bepalen hoeveel ruimtes, techniek en catering je nodig hebt. Benader daarna sprekers en leg de locatie vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan vervolgens de registratie, techniek, dieetwensen en toegankelijkheid. In de laatste week draait alles om controleren: presentaties verzamelen, naamkaartjes afdrukken en het draaiboek compleet maken. Op de congresdag zelf moeten ruimtes, apparatuur en ontvangst ruim vóór de eerste sessie klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en thema vastleggen
2 personen
2
Sprekers benaderen
2 personen
3
Sprekers bevestigen
4
Locatie reserveren
5
Catering reserveren
6
Techniek reserveren
7
Uitnodigingen opstellen
2 personen
8
Aanmeldformulier instellen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Programma online publiceren
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vervoersinformatie versturen
14
Toegankelijkheid controleren
2 personen
15
Naamkaartjes ontwerpen
16
Presentaties verzamelen
17
Presentaties controleren
2 personen
18
Draaiboek afdrukken
19
Deelnemerslijst afdrukken
20
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Catering voorbereiden
3 personen
23
Locatiesleutels ophalen
24
Presentaties op USB zetten

Event

25
Ruimtes openen
2 personen
26
Techniek testen
2 personen
27
Beamer aansluiten
28
Microfoons testen
2 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Registratiebalie inrichten
2 personen
32
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
33
Programma's klaarleggen
34
Koffiepunt inrichten
2 personen
35
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
36
Sprekers ontvangen
2 personen
37
Sprekers instrueren
38
Deelnemers registreren
3 personen
39
Deelnemers naar zaal begeleiden
2 personen
40
Opening verzorgen
2 personen
41
Presentaties begeleiden
2 personen
42
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
43
Koffiepauze serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Lunchbuffet serveren
3 personen
46
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
47
Servies afruimen
3 personen
48
Workshops begeleiden
4 personen
49
Techniek per workshop controleren
2 personen
50
Avondpauze klaarzetten
2 personen
51
Netwerkborrel serveren
3 personen
52
Afsluiting verzorgen
2 personen
53
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

54
Afval verzamelen
3 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Ruimtes schoonmaken
3 personen
57
Meubilair terugplaatsen
3 personen
58
Techniek uitschakelen
2 personen
59
Materialen controleren
2 personen
60
Geleende materialen retourneren
2 personen
61
Restanten opslaan
2 personen
62
Bedankbericht versturen
63
Presentaties nabesturen
64
Declaraties verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Registratietafel
Spreektafel
Lessenaar
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Geluidsboxenaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkersaantal 3
Wifiroutersaantal 2
Powerbanksaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Podiumachtergrond
Richtingbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Naambordhoudersaantal 120
Plantenaantal 8
Vlaggenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Kantoor

Naamkaartjesaantal 120
Programmaboekjesaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Balpennenaantal 120
Klembordenaantal 6
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 4
Markeerstiftenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast en reserveer daarna locatie, catering en techniek. Plan per sessie minstens 10 minuten wisseltijd; zonder die marge loopt een congresprogramma snel uit.
Bevestig sprekers schriftelijk en vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op. Controleer elk bestand op beeldverhouding, lettergrootte, video’s en benodigde HDMI-adapters.
Sluit het aanmeldformulier uiterlijk 7 dagen voor het congres en verwerk dieetwensen direct in de cateringbestelling. Vermeld ook vervoersinformatie en vraag deelnemers naar toegankelijkheidsbehoeften.
Test techniek per ruimte vóór de ontvangst begint: beamer, projectiescherm, laptop, microfoons, geluidsboxen, mengpaneel en presentatieklikker. Leg HDMI-kabels, adapters, verlengkabels en stekkerdozen per ruimte klaar.
Maak op de laatste werkdag de deelnemerslijst, naamkaartjes en het draaiboek definitief en zet presentaties op een USB-stick. Open de ruimtes minimaal 90 minuten voor de eerste sessie, zodat registratie en techniek nog kunnen worden aangepast.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kenniscongres organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met thema, programma, sprekers en locatie. Reserveer catering en techniek zodra de datum en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn; populaire sprekers en locaties vragen vaak eerder bevestiging.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een kenniscongres versturen?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 8 weken voor het congres, zodra het programma voldoende vorm heeft. Stuur 2 weken vooraf een herinnering met vervoersinformatie, aanvangstijd en eventuele praktische instructies.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor de voorbereiding op de congresdag?: Plan op de dag zelf minimaal 90 minuten voor het openen van ruimtes, registratie, techniek en catering. Laat sprekers bovendien minstens 30 minuten vóór hun sessie aanwezig zijn voor een laatste controle.
Wanneer verzamel je de presentaties van sprekers?: Vraag alle presentaties uiterlijk 3 werkdagen vóór het kenniscongres op en controleer ze dezelfde dag. Zet de definitieve bestanden op een USB-stick en bewaar daarnaast een kopie op een laptop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.