Cómo organizar un concurso de baristas paso a paso

Organizar un concurso de baristas exige cerrar primero el formato y el reglamento, y después coordinar participantes, jurado, café y equipo. La secuencia evita problemas como inscripciones incompletas, molinillos sin ajustar o jueces que no conocen los criterios de puntuación. Reserva el lugar y la fecha con antelación, asigna responsabilidades concretas y deja preparada la documentación antes de recibir al público. El plan reúne 77 tareas y 76 elementos para controlar el montaje, la competición y el servicio.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el formato de la competición
2 personas
2
Confirmar lugar y fecha
3
Contactar a los miembros del jurado
4
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Reservar proveedor de café
8
Reservar equipo
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Enviar briefing al jurado
12
Cerrar la lista de participantes
13
Asignar números de dorsal
14
Preparar las hojas de puntuación
2 personas
15
Imprimir el plan de trabajo
16
Comprar premios para los ganadores
17
Publicar el mensaje promocional
18
Confirmar inscripciones
2 personas
19
Recoger la compra fresca
2 personas
20
Comprar productos no perecederos
2 personas
21
Comprobar los granos de café
22
Comprobar el equipo
2 personas
23
Ajustar los molinillos de café
2 personas
24
Enfriar el hielo y la leche
25
Preparar las tarjetas del concurso
2 personas
26
Preparar las mesas del jurado
2 personas
27
Rellenar carpetas de participantes
2 personas
28
Preparar la lista de reproducción de música
29
Despejar el espacio
3 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Montar las estaciones de competición
4 personas
32
Montar la mesa del jurado
2 personas
33
Poner mesas para el público
3 personas
34
Colgar la decoración
2 personas
35
Probar luces y sonido
2 personas
36
Rellenar los puntos de agua
2 personas
37
Montar la barra de café
3 personas
38
Preparar leche y alternativas
2 personas
39
Preparar tazas de degustación
2 personas
40
Montar el mostrador de información
2 personas
41
Preparar la mesa de registro
2 personas

Evento

42
Recepción de participantes
3 personas
43
Registrar al público
2 personas
44
Dar la información a los participantes
2 personas
45
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
46
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
47
Anunciar la ronda de competición
48
Surtir los puestos de competición
3 personas
49
Coordinar la ronda de competición
4 personas
50
Facilitar la degustación del jurado
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Retirar la vajilla usada
2 personas
53
Servir la degustación de café
3 personas
54
Recoger las hojas de puntuación
2 personas
55
Procesar los resultados
2 personas
56
Anunciar a los finalistas
57
Preparar las estaciones de la final
3 personas
58
Guiar la ronda final
4 personas
59
Presentar el pedido final
2 personas
60
Procesar las puntuaciones finales
2 personas
61
Recopilar los votos del público
2 personas
62
Anunciar al ganador
2 personas
63
Entregar premios
2 personas
64
Servir la bebida de despedida
2 personas
65
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

66
Apagar el equipo de competición
2 personas
67
Enfriar de forma segura los sobrantes
2 personas
68
Clasificar residuos
3 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Limpiar las máquinas de café
3 personas
71
Recoger mesas y sillas
4 personas
72
Limpiar el espacio
4 personas
73
Devolver los objetos prestados
2 personas
74
Devolver el equipo alquilado
2 personas
75
Guardar el stock sobrante
2 personas
76
Enviar los resultados por correo a los participantes
77
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de competicióncant. 6
Mesa del jurado
Mesa de registro
Mesas para el públicocant. 8
Sillascant. 70
Taburetes de barcant. 6
Papeleracant. 5

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Vasos para aguacant. 80
Vasos de degustacióncant. 120
Platos de postrecant. 70
Cubiertoscant. 70
Jarras de lechecant. 12
Jarras de aguacant. 8
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Máquinas de espressocant. 6
Molinillos de cafécant. 8
Teterascant. 4
Cafeteras de filtrocant. 2
Básculas de cafécant. 8
Espumadores de lechecant. 6
Termómetros de cocinacant. 8
Cronómetroscant. 8
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 10
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 4
Altavoz Bluetooth
Micrófono

Cocina

Tapetes para tamperscant. 6
Tamper de cafécant. 8
Jarras de lechecant. 12
Cucharillas de baristacant. 12
Vasos dosificadorescant. 12
Vasos de chupitocant. 24
Jarras medidorascant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de aguacant. 6
Termoscant. 6
Básculas de cocinacant. 4

Decoración

Banner de competición
Pancartas con números de salidacant. 8
Mantelescant. 14
Cartas del menúcant. 12
Señales direccionalescant. 8
Copas premiocant. 3
Expositor de premios
Números de mesacant. 14

Oficina

Hojas de puntuacióncant. 100
Carpetas para los participantescant. 25
Tarjetas de nombrecant. 80
Bolígrafoscant. 40
Rotuladorescant. 12
Portapapelescant. 12
Papeletascant. 100
Pulserascant. 80
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Grapadorascant. 3
Papel para impresoracant. 2

Limpieza

Cubetas para lavarcant. 4
Cepillos para fregarcant. 6
Paños de microfibracant. 20
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Escobas de manocant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas de piecant. 4

Catering

Compras

Consejos

Define antes de abrir las inscripciones cuánto dura cada ronda, qué debe preparar cada participante y cómo puntuará el jurado. Si las reglas cambian después, tendrás que corregir invitaciones, hojas de puntuación y tarjetas del concurso.
Confirma el lugar, la fecha, el proveedor de café y el equipo antes de publicar el mensaje promocional. Comprueba que haya suficientes mesas de competición, tomas eléctricas, regletas y cables alargadores para todas las máquinas y molinillos.
Cierra la lista de participantes con tiempo para asignar números de dorsal, confirmar cada inscripción y preparar las hojas de puntuación. Envía al jurado un briefing específico y entrega las instrucciones impresas antes de que empiece la primera ronda.
Haz una revisión técnica el día anterior: comprueba las máquinas de espresso, los molinillos, las básculas, los cronómetros y los termómetros. Ajusta los molinillos con los granos que se usarán en el concurso, no con un café de prueba diferente.
Separa la compra fresca de los productos no perecederos y enfría con antelación la leche y el hielo. Prepara también tazas, vasos de degustación, jarras de agua y leche, bandejas y una papelera cerca de las mesas para evitar interrupciones durante las pruebas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de baristas?: Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar el lugar, el jurado, el proveedor de café y el equipo. Abre las inscripciones cuando el reglamento y el formato estén cerrados, y reserva los últimos 7 días para confirmaciones y comprobaciones.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un concurso de baristas?: Cierra la lista entre 7 y 10 días antes del evento. Así podrás asignar dorsales, preparar las hojas de puntuación, confirmar preferencias dietéticas y enviar al jurado la lista definitiva.
¿Cuánto café y leche se necesitan para un concurso de baristas?: La cantidad depende del número de participantes y de las rondas, así que calcula según las recetas del reglamento y añade un margen del 15 al 20 %. Confirma además la leche, el hielo y el agua necesarios para las pruebas y las degustaciones al menos 48 horas antes.
¿Cuándo se deben ajustar los molinillos de café?: Ajústalos el mismo día, después de comprobar las máquinas y usando los granos definitivos. Haz una primera calibración entre 2 y 3 horas antes de abrir el registro y revisa la extracción antes de comenzar la competición.

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