Einen Barista-Wettbewerb organisieren

Ein Barista-Wettbewerb steht und fällt mit einem klaren Format, einer vorbereiteten Jury und funktionierender Technik. Lege zuerst fest, wie viele Teilnehmende antreten und wie die Runden ablaufen. Danach folgen Ort, Reglement, Anmeldung und die Reservierung von Kaffee sowie Ausrüstung. Kurz vor dem Termin werden Bohnen, Mühlen, Kühlung, Wertungsbögen und Wettkampfkarten geprüft. Plane außerdem Zeit für Registrierung, Jury-Briefing und einen Probelauf ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
2
Ort und Datum bestätigen
3
Jurymitglieder ansprechen
4
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Kaffeelieferanten reservieren
8
Ausrüstung reservieren
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Jury-Briefing versenden
12
Teilnehmerliste abschließen
13
Startnummern zuweisen
14
Wertungsbogen erstellen
2 Personen
15
Drehbuch ausdrucken
16
Siegerpreise einkaufen
17
Werbebeitrag veröffentlichen
18
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
19
Frische Einkäufe abholen
2 Personen
20
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
21
Kaffeebohnen prüfen
22
Ausrüstung prüfen
2 Personen
23
Kaffeemühlen einstellen
2 Personen
24
Eis und Milch kühlen
25
Wettkampfkarten bereitlegen
2 Personen
26
Jurytische vorbereiten
2 Personen
27
Teilnehmermappen füllen
2 Personen
28
Musik-Playlist bereitstellen
29
Raum leerräumen
3 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Wettkampfstationen aufbauen
4 Personen
32
Juratisch aufbauen
2 Personen
33
Publikumstische eindecken
3 Personen
34
Dekoration aufhängen
2 Personen
35
Licht und Musik testen
2 Personen
36
Wasserstellen auffüllen
2 Personen
37
Kaffeebar einrichten
3 Personen
38
Milch und Alternativen bereitstellen
2 Personen
39
Probebecher bereitstellen
2 Personen
40
Informationsstand einrichten
2 Personen
41
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen

Event

42
Teilnehmende empfangen
3 Personen
43
Publikum registrieren
2 Personen
44
Teilnehmerbriefing geben
2 Personen
45
Jury-Briefing geben
2 Personen
46
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
47
Wettkampfrunde ankündigen
48
Wettkampfstationen versorgen
3 Personen
49
Spielrunde betreuen
4 Personen
50
Juryverkostung begleiten
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Benutztes Geschirr abräumen
2 Personen
53
Kaffeeverkostung servieren
3 Personen
54
Wertungsbögen sammeln
2 Personen
55
Ergebnisse eintragen
2 Personen
56
Finalisten bekanntgeben
57
Finalstationen aufbauen
3 Personen
58
Finalrunde begleiten
4 Personen
59
Finalreservierung präsentieren
2 Personen
60
Endergebnisse erfassen
2 Personen
61
Publikumsstimmen sammeln
2 Personen
62
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
63
Preise überreichen
2 Personen
64
Abschiedsgetränk servieren
2 Personen
65
Publikum verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

66
Wettkampfausrüstung ausschalten
2 Personen
67
Reste sicher kühlen
2 Personen
68
Abfall trennen
3 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Kaffeemaschinen reinigen
3 Personen
71
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
72
Raum reinigen
4 Personen
73
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
74
Leihgeräte zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
76
Ergebnisse an die Teilnehmer mailen
77
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

WettkampftischeAnz. 6
Jurytisch
Registrierungstisch
PublikumstischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BarhockerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 5

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
WassergläserAnz. 80
ProbiergläserAnz. 120
DesserttellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
MilchkännchenAnz. 12
WasserkaraffenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

EspressomaschinenAnz. 6
KaffeemühlenAnz. 8
WasserkocherAnz. 4
FilterkaffeemaschinenAnz. 2
Kaffee-WaagenAnz. 8
MilchaufschäumerAnz. 6
KüchenthermometerAnz. 8
StoppuhrenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 10
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 4
Bluetooth-Lautsprecher
Mikrofon

Küche

TampermattenAnz. 6
KaffeetamperAnz. 8
MilchkannenAnz. 12
Barista-LöffelAnz. 12
DosierbecherAnz. 12
ShotgläserAnz. 24
MessbecherAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
WasserkannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KüchenwaagenAnz. 4

Dekoration

Wettkampfbanner
StartnummerntafelnAnz. 8
TischdeckenAnz. 14
SpeisekartenAnz. 12
RichtungsschilderAnz. 8
PokalpreiseAnz. 3
Preisdisplay
TischnummernAnz. 14

Büro

WertungsbögenAnz. 100
TeilnehmermappenAnz. 25
NamensschilderAnz. 80
StifteAnz. 40
StifteAnz. 12
KlemmbretterAnz. 12
StimmzettelAnz. 100
ArmbänderAnz. 80
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 4
TackerAnz. 3
DruckerpapierAnz. 2

Reinigung

SpülbeckenAnz. 4
SpülbürstenAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 20
BodenwischerAnz. 3
EimerAnz. 4
HandfegerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
HandschuheAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
StehlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Wettkampfformat fest, bevor du das Anmeldeformular öffnest. Definiere dabei Rundenzahl, Startzeit, Dauer pro Auftritt und die maximale Teilnehmerzahl.
Schicke der Jury das Briefing spätestens 7 Tage vorher. Wertungsbogen, Bewertungskriterien und Ablauf sollten vor dem Veranstaltungstag abgestimmt sein, damit niemand spontan Regeln auslegt.
Reserviere Espressomaschinen, Kaffeemühlen, Waagen und Verlängerungskabel frühzeitig und teste sie am Vortag. Eine funktionierende Maschine reicht nicht: Mühlen müssen auf die verwendeten Bohnen eingestellt werden.
Schließe die Teilnehmerliste spätestens 3 Tage vor dem Wettbewerb. Weise danach die Startnummern zu, bestätige Ernährungswünsche und drucke Drehbuch, Wertungsbögen sowie Wettkampfkarten aus.
Kühle Milch und Eis rechtzeitig und kontrolliere die Kaffeebohnen am Veranstaltungstag. Stelle außerdem Wasser, Probiergläser und Abfallbehälter an den Stationen bereit, damit Jury und Teilnehmende nicht während der Runde suchen müssen.

Häufige Fragen

Wie viele Teilnehmer sollte ein Barista-Wettbewerb haben?: Plane pro Wettkampfstation etwa 4 bis 6 Teilnehmende je Runde ein. Bei mehr Personen brauchst du zusätzliche Runden oder mehrere parallel ausgestattete Tische.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung eines Barista-Wettbewerbs?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Format, Jury und Lieferanten. Die Teilnehmerliste, Startnummern und Drucksachen sollten 3 Tage vor dem Termin abgeschlossen sein.
Was muss die Jury vor dem Barista-Wettbewerb bekommen?: Schicke der Jury spätestens 7 Tage vorher das Reglement, die Bewertungskriterien und den Zeitplan. Lege am Veranstaltungstag zusätzlich gedruckte Wertungsbögen und das Drehbuch am Jurytisch bereit.
Wann sollte man die Kaffeemühlen einstellen?: Stelle die Mühlen am Tag vor dem Wettbewerb mit den vorgesehenen Bohnen ein und prüfe sie am Veranstaltungstag erneut. Plane mindestens 30 Minuten für Nachjustierungen und einen Testbezug ein.

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