Organiser un concours de barista, étape par étape

Un concours de barista se prépare dans un ordre précis : commence par définir le format, puis verrouille le lieu, la date et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Le jury, le café et les machines doivent être confirmés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Après la clôture des inscriptions, attribue les numéros, prépare les feuilles de score et vérifie chaque poste de travail. Le jour J, prévois du temps pour régler les moulins, refroidir le lait et installer les cartes du match.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Confirmer le lieu et la date
3
Contacter les membres du jury
4
Établir le règlement du concours
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Réserver le fournisseur de café
8
Réserver l’équipement
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer le briefing du jury
12
Finaliser la liste des participants
13
Attribuer les numéros de départ
14
Créer les feuilles de score
2 personnes
15
Imprimer le déroulé
16
Acheter les prix des gagnants
17
Publier le message promotionnel
18
Confirmer les inscriptions
2 personnes
19
Aller chercher les courses fraîches
2 personnes
20
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
21
Vérifier les grains de café
22
Vérifier l'équipement
2 personnes
23
Régler les moulins à café
2 personnes
24
Refroidir la glace et le lait
25
Préparer les cartes du match
2 personnes
26
Préparer les tables du jury
2 personnes
27
Remplir les dossiers des participants
2 personnes
28
Préparer la playlist
29
Vider la salle
3 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Monter les postes de compétition
4 personnes
32
Monter la table du jury
2 personnes
33
Dresser les tables du public
3 personnes
34
Installer la décoration
2 personnes
35
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
36
Remplir les points d'eau
2 personnes
37
Aménager le bar à café
3 personnes
38
Préparer le lait et les alternatives
2 personnes
39
Préparer les tasses de dégustation
2 personnes
40
Installer le comptoir d'information
2 personnes
41
Préparer la table d'inscription
2 personnes

Événement

42
Accueillir les participants
3 personnes
43
Enregistrer le public
2 personnes
44
Faire le briefing des participants
2 personnes
45
Briefing du jury
2 personnes
46
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
47
Annoncer le tour de concours
48
Approvisionner les stations de compétition
3 personnes
49
Animer le tour de compétition
4 personnes
50
Animer la dégustation du jury
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Débarrasser la vaisselle utilisée
2 personnes
53
Servir la dégustation de café
3 personnes
54
Rassembler les feuilles de score
2 personnes
55
Saisir les scores
2 personnes
56
Annoncer les finalistes
57
Mettre en place les postes de finale
3 personnes
58
Animer la finale
4 personnes
59
Présenter le menu final
2 personnes
60
Traiter les scores finaux
2 personnes
61
Recueillir les votes du public
2 personnes
62
Annoncer le vainqueur
2 personnes
63
Remettre les prix
2 personnes
64
Servir la boisson d’adieu
2 personnes
65
Saluer le public au revoir
3 personnes

Suivi

66
Éteindre l’équipement de concours
2 personnes
67
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
68
Trier les déchets
3 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Nettoyer les machines à café
3 personnes
71
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
72
Nettoyer l’espace
4 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Retourner le matériel loué
2 personnes
75
Ranger le stock restant
2 personnes
76
Envoyer les résultats par e-mail aux participants
77
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de concoursqté 6
Table du jury
Table d'inscription
Tables pour le publicqté 8
Chaisesqté 70
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 5

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Verres à eauqté 80
Verres de dégustationqté 120
Assiettes à dessertqté 70
Couvertsqté 70
Pichets à laitqté 12
Carafes d'eauqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à espressoqté 6
Moulins à caféqté 8
Bouilloiresqté 4
Cafetières à filtreqté 2
Balances à caféqté 8
Mousseurs à laitqté 6
Thermomètres de cuissonqté 8
Chronomètresqté 8
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 10
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Enceinte Bluetooth
Microphone

Cuisine

Tapis de tassageqté 6
Tampers à caféqté 8
Pichets à laitqté 12
Cuillères de baristaqté 12
Gobelets doseursqté 12
Verres à shotqté 24
Verres doseursqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de rangementqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 6
Thermosqté 6
Balances de cuisineqté 4

Décoration

Bannière de compétition
Panneaux de dossardqté 8
Nappesqté 14
Cartes de menuqté 12
Panneaux de directionqté 8
Coupesqté 3
Présentoir des prix
Numéros de tableqté 14

Bureau

Feuilles de scoreqté 100
Dossiers des participantsqté 25
Badges nominatifsqté 80
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 12
Bulletins de voteqté 100
Braceletsqté 80
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Agrafeusesqté 3
Papier pour imprimanteqté 2

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 4
Brosses à vaisselleqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gantsqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Définis le format et le règlement avant d’envoyer les invitations. Précise notamment le nombre de passages, le temps accordé à chaque candidat et les critères de notation afin que le jury utilise les mêmes feuilles de score.
Réserve le café et l’équipement avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifie le nombre de machines à espresso, de moulins, de balances et de prises disponibles pour chaque table de concours.
Clôture les inscriptions assez tôt pour finaliser la liste des participants, attribuer les numéros de départ et envoyer un briefing complet au jury. Une confirmation individuelle évite les absences découvertes le matin même.
Prépare un poste séparé pour l’inscription et un autre pour le jury. Installe les tables, chaises, tabourets, poubelles, carafes d’eau et verres de dégustation avant l’arrivée du public.
Fais les dernières vérifications la veille : grains de café, réglage des moulins, fonctionnement des machines, glace, lait et rallonges. Prévois aussi les cartes du match et le déroulé imprimé pour ne pas dépendre d’un écran ou d’une connexion.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de barista ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et la date, trouver le jury, réserver le fournisseur de café et l’équipement, puis traiter les inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un concours de barista ?: Ouvre-les après avoir fixé le format, le règlement, le lieu et la date. Ferme le formulaire environ 10 à 14 jours avant l’événement pour avoir le temps de finaliser les participants et les numéros de départ.
Quel matériel faut-il vérifier la veille d’un concours de barista ?: Teste chaque machine à espresso, moulin, bouilloire, balance, chronomètre et multiprise. Vérifie aussi les rallonges, le réfrigérateur ou les glacières, les grains, le lait et la glace au moins la veille.
Comment organiser le passage des candidats le jour du concours ?: Attribue un numéro à chaque participant et affiche un déroulé avec les horaires de passage. Prévois 5 à 10 minutes entre deux candidats pour remettre le poste en ordre, vider les poubelles et permettre au jury de compléter ses feuilles.

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