Cómo organizar un concierto secreto sin perder el factor sorpresa
Un concierto secreto necesita dos planes a la vez: que el público llegue al lugar correcto y que nadie revele demasiado pronto la información. Empieza por reservar el espacio, comprobar permisos y cerrar artistas y sonido antes de enviar invitaciones. Después controla las inscripciones, las preferencias dietéticas y el acceso mediante una ruta secreta. El día del concierto, deja al menos tres horas para revisar la electricidad, montar el sonido, preparar la zona de artistas y organizar el registro.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Reservar equipo de sonido
- 3
Comprobar permisos
- 4
Confirmar a los artistas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Compartir la ruta secreta
- 9
Confirmar el programa
- 10
Elaborar la lista de la compra
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Recoger los materiales
2 personas
- 13
Enviar briefing a los artistas
- 14
Inspeccionar el lugar
2 personas
- 15
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 16
Organizar el espacio del público
3 personas
- 17
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 18
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 19
Conectar la iluminación
2 personas
- 20
Asegurar correctamente los cables
2 personas
- 21
Montar la zona de artistas
2 personas
- 22
Colgar la decoración
2 personas
- 23
Enfriar las bebidas
2 personas
- 24
Preparar los aperitivos
3 personas
- 25
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 26
Reponer los baños
- 27
Despejar la ruta de seguridad
2 personas
- 28
Probar el sistema de sonido
3 personas
- 29
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Evento
- 30
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 31
Comprobar las inscripciones
2 personas
- 32
Servir las bebidas
3 personas
- 33
Servir aperitivos
2 personas
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Acompañar a los artistas
- 36
Anunciar el programa
- 37
Inspeccionar el área de público
2 personas
- 38
Despedir a los últimos visitantes
3 personas
Seguimiento
- 39
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
- 40
Desmontar la iluminación
2 personas
- 41
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 42
Recoger la basura
3 personas
- 43
Lavar la vajilla
2 personas
- 44
Limpiar el lugar
3 personas
- 45
Inventariar materiales
2 personas
- 46
Guardar los objetos perdidos
- 47
Devolver el material de alquiler
2 personas
- 48
Entregar las llaves del lugar
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 60
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de serviciocant. 6
- Abridores de botellascant. 4
Equipo
- Altavocescant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 2
- Monitores de escenariocant. 2
- Cables de audiocant. 12
- Portátil
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 3
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de trabajocant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 10
Decoración
- Señales de orientacióncant. 6
- Pulserascant. 100
- Decoración de mesacant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Limpieza
- Fregonacant. 2
- Cubocant. 2
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Paños de limpieza reutilizablescant. 12
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Protección auditivacant. 100
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar, los permisos, los artistas y el equipo de sonido antes de abrir las inscripciones. Si falta cualquiera de estos cuatro elementos, todavía no puedes confirmar una fecha ni enviar invitaciones.
- Comparte la ubicación secreta en dos momentos: primero envía las instrucciones generales y manda la ruta exacta entre 24 y 48 horas antes. Así puedes corregir cambios de última hora sin publicar el lugar demasiado pronto.
- Haz una inspección técnica al menos una semana antes y comprueba cuántos puntos de electricidad hay. El sonido, los focos LED, las guirnaldas y las lámparas de trabajo no deberían depender de una sola regleta o alargador.
- Reserva tres horas para el montaje y deja 30 minutos adicionales para asegurar cables, colocar alfombrillas y probar micrófonos, monitores, mesa de mezclas y cajas DI. Una prueba rápida de cinco minutos suele dejar fallos sin detectar.
- Enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara el registro antes de que llegue la primera persona. Ten listas las pulseras, los vasos reutilizables, las señales de orientación y una mesa despejada para evitar colas en los primeros 15 minutos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto secreto?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, confirmar artistas, revisar permisos y contratar el sonido. Envía la información final de acceso entre 24 y 48 horas antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un concierto secreto?
- Calcula al menos 3 horas de montaje y añade 30 minutos para probar el sonido, la iluminación y la seguridad de los cables. La inspección del lugar y los puntos eléctricos conviene hacerla una semana antes.
- ¿Cuándo se debe enviar la ruta secreta?
- Envía la ruta exacta entre 24 y 48 horas antes del concierto, cuando ya estén confirmados el programa y el acceso. Si hay cambios, informa de ellos como máximo 3 horas antes de la apertura.
- ¿Cuántas bebidas preparar para un concierto secreto?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade aproximadamente 1 bebida por persona por cada hora siguiente. Enfríalas con al menos 4 horas de antelación y reserva hielo suficiente para mantenerlas frías.
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