Ein Geheimkonzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Geheimkonzert entscheidet die Reihenfolge: Erst Location, Genehmigungen und Künstler klären, dann Einladungen und die geheime Route vorbereiten. Plane Technik, Strom und Publikumsbereich nicht erst am Veranstaltungstag, sondern prüfe alles bei einer Besichtigung. Besonders leicht gehen Ernährungswünsche, Künstlerbriefing und ein funktionierender Check-in unter. Mit dem fertigen Plan arbeitest du die 48 Aufgaben und 42 benötigten Gegenstände systematisch ab.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Tonmaterial reservieren
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Künstler bestätigen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Geheime Route teilen
- 9
Programm bestätigen
- 10
Einkaufsliste erstellen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Materialien abholen
2 Personen
- 13
Künstlerbriefing versenden
- 14
Location inspizieren
2 Personen
- 15
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 16
Publikumsbereich einteilen
3 Personen
- 17
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 18
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 19
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 20
Kabel sicher verlegen
2 Personen
- 21
Künstlerraum einrichten
2 Personen
- 22
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 23
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 24
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 25
Check-in-Tisch vorbereiten
2 Personen
- 26
Toiletten auffüllen
- 27
Sicherheitsroute freimachen
2 Personen
- 28
Beschallungsanlage testen
3 Personen
- 29
Soundcheck durchführen
4 Personen
Event
- 30
Besucher begrüßen
3 Personen
- 31
Anmeldungen prüfen
2 Personen
- 32
Getränke servieren
3 Personen
- 33
Snacks servieren
2 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Künstler betreuen
- 36
Programm ankündigen
- 37
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
- 38
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 39
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
- 40
Beleuchtung abbauen
2 Personen
- 41
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 42
Abfall sammeln
3 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 44
Location reinigen
3 Personen
- 45
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 46
Fundgegenstände aufbewahren
- 47
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 48
Locationschlüssel abgeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 60
- StehtischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 4
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 2
- BühnemonitoreAnz. 2
- AudiokabelAnz. 12
- Laptop
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 3
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
- ArbeitslampenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 10
Dekoration
- Wegweiser-SchilderAnz. 6
- ArmbänderAnz. 100
- TischdekorationAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
Reinigung
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- GehörschutzAnz. 100
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Location und prüfe die Genehmigungen zuerst. Kläre außerdem, ob die vorhandenen Stromanschlüsse für Beschallung, Beleuchtung und Kühlung ausreichen.
- Schicke die Einladungen erst nach der Künstlerbestätigung. Sammle Anmeldungen und Ernährungswünsche mindestens 7 Tage vor dem Konzert, damit Einkauf und Snacks planbar bleiben.
- Teile die geheime Route spätestens 24 Stunden vor Beginn. Sende sie nicht zu früh und gib zusätzlich eine erreichbare Kontaktperson für verspätete Gäste an.
- Führe 1 bis 2 Tage vorher eine Ortsbesichtigung durch. Prüfe dabei Stromanschlüsse, Publikumsbereich, Künstlerraum, Kabelwege und die Position des Check-in-Tisches.
- Baue Ton und Beleuchtung mit ausreichend Vorlauf auf: mindestens 3 Stunden vor Einlass für Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Monitore und LED-Spots. Verlege Audiokabel und Verlängerungen mit Kabelmatten, bevor Gäste eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein Geheimkonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Genehmigungen und Künstlern. Die Einladungen können folgen, sobald das Programm bestätigt ist; Ernährungswünsche solltest du spätestens 7 Tage vor dem Termin abschließen.
- Wann soll ich die geheime Route verschicken?
- Verschicke die Route etwa 24 Stunden vor dem Konzert. Bei einer sehr kurzfristigen Änderung reicht eine Nachricht 2 bis 3 Stunden vor dem Treffpunkt, aber die Gäste brauchen dann eine erreichbare Kontaktperson.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Technikaufbau?
- Plane mindestens 3 Stunden für Beschallung und Beleuchtung ein. Rechne zusätzlich 30 bis 60 Minuten für einen Soundcheck und die Kontrolle aller Kabel, Stromanschlüsse und Mikrofonständer ein.
- Wann muss ich Getränke und Snacks vorbereiten?
- Stelle Getränke mindestens 60 Minuten vor dem Einlass kalt und bereite Snacks spätestens 30 Minuten vorher vor. Lege Gläser, Teller, Besteck, Serviertabletts und Flaschenöffner direkt am Ausgabepunkt bereit.
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