Organiser un concert secret, étape par étape

Un concert secret repose sur une préparation très structurée : le public ne découvre l’itinéraire et parfois le lieu qu’au dernier moment, mais tout doit être confirmé bien avant. Commence par réserver le lieu, vérifier les autorisations et bloquer les artistes. Ensuite, organise les inscriptions, le transport du matériel, la technique et l’accueil. Le jour venu, prévois plusieurs heures pour inspecter l’espace, installer le son et sécuriser les câbles avant l’arrivée des premiers invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver le matériel de sonorisation
3
Vérifier les autorisations
4
Confirmer les artistes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Partager l’itinéraire secret
9
Confirmer le programme
10
Établir la liste de courses
11
Faire les courses
2 personnes
12
Récupérer le matériel
2 personnes
13
Envoyer le briefing aux artistes
14
Inspecter le lieu
2 personnes
15
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
16
Aménager l’espace public
3 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Installer le système de sonorisation
3 personnes
19
Brancher l’éclairage
2 personnes
20
Sécuriser les câbles
2 personnes
21
Aménager la loge des artistes
2 personnes
22
Suspendre la décoration
2 personnes
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Préparer la table d’enregistrement
2 personnes
26
Réapprovisionner les toilettes
27
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
28
Tester le système de sonorisation
3 personnes
29
Effectuer les réglages sonores
4 personnes

Événement

30
Accueillir les visiteurs
3 personnes
31
Vérifier les inscriptions
2 personnes
32
Servir les boissons
3 personnes
33
Servir des amuse-bouches
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Accompagner les artistes
36
Annoncer le programme
37
Vérifier l’espace public
2 personnes
38
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

39
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
40
Démonter l’éclairage
2 personnes
41
Remettre le mobilier en place
4 personnes
42
Rassembler les déchets
3 personnes
43
Faire la vaisselle
2 personnes
44
Nettoyer le lieu
3 personnes
45
Inventorier le matériel
2 personnes
46
Conserver les objets trouvés
47
Retourner le matériel loué
2 personnes
48
Restituer les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 6
Décapsuleursqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Câbles audioqté 12
Ordinateur portable
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de chantierqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10

Décoration

Panneaux directionnelsqté 6
Braceletsqté 100
Décoration de tableqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Bacs de rangementqté 12
Pinces de serviceqté 6

Nettoyage

Serpillièreqté 2
Seauqté 2
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Sécurité

Trousse de premiers secours
Protection auditiveqté 100

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et le matériel de sonorisation avant d’annoncer le concert. Vérifie notamment le nombre de haut-parleurs, de microphones, de retours et de prises électriques disponibles.
Confirme les artistes par écrit, puis envoie-leur un briefing au moins 7 jours avant. Indique l’horaire d’arrivée, le programme, les besoins techniques et l’aménagement prévu pour leur loge.
Garde le secret sans compliquer l’accès : envoie l’itinéraire aux participants inscrits 24 à 48 heures avant, avec une heure d’arrivée, un point de rendez-vous et un contact joignable.
Bloque au moins 3 heures avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, l’éclairage et la sonorisation. Teste chaque microphone et chaque ligne audio avant de mettre les boissons au frais.
Prépare l’accueil séparément de la scène : installe la table d’enregistrement, les bracelets, les panneaux directionnels et les poubelles avant l’arrivée du public. Prévois aussi une solution claire pour les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert secret ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, obtenir les autorisations et confirmer les artistes. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, le briefing technique et l’envoi de l’itinéraire secret.
Quand envoyer l’itinéraire secret aux invités ?: Envoyez-le entre 24 et 48 heures avant le concert, après avoir vérifié que le lieu, les horaires et les accès sont définitifs. Un rappel le jour même peut partir 3 à 4 heures avant l’ouverture.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un concert ?: Comptez au minimum 3 heures pour installer le public, la scène, le son et l’éclairage dans un petit lieu. Ajoutez 30 à 60 minutes pour les balances et les corrections techniques avant l’arrivée du public.
Que faut-il vérifier sur place avant un concert secret ?: Vérifiez les autorisations, les points d’alimentation, les issues, l’accès du matériel et le cheminement du public au moins 1 jour avant. Le jour du concert, contrôlez à nouveau les câbles, les microphones, les retours et l’éclairage avant l’ouverture.

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