Zo organiseer je een secret concert zonder verrassingen
Een secret concert valt of staat met timing: gasten mogen pas laat weten waar ze heen gaan, terwijl artiesten, techniek en locatie ruim vooraf duidelijkheid nodig hebben. Begin met de locatie, vergunningen en geluidsinstallatie en leg daarna de geheime route vast. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen voordat je boodschappen doet. Op de dag zelf werk je van locatie-inspectie naar publieksruimte, techniek, verlichting en ontvangst, zodat de verrassing behouden blijft zonder dat de uitvoering chaotisch wordt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Geluidsmateriaal reserveren
- 3
Vergunningen controleren
- 4
Artiesten bevestigen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Geheime route delen
- 9
Programma bevestigen
- 10
Boodschappenlijst opstellen
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Materialen ophalen
2 personen
- 13
Artiestenbriefing versturen
- 14
Locatie inspecteren
2 personen
- 15
Stroompunten controleren
2 personen
- 16
Publieksruimte indelen
3 personen
- 17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 18
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
- 19
Verlichting aansluiten
2 personen
- 20
Kabels veilig afwerken
2 personen
- 21
Artiestenruimte inrichten
2 personen
- 22
Versiering ophangen
2 personen
- 23
Dranken koud zetten
2 personen
- 24
Hapjes klaarzetten
3 personen
- 25
Inchecktafel klaarzetten
2 personen
- 26
Toiletten aanvullen
- 27
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen
- 28
Geluidsinstallatie testen
3 personen
- 29
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Event
- 30
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 31
Aanmeldingen controleren
2 personen
- 32
Dranken serveren
3 personen
- 33
Hapjes serveren
2 personen
- 34
Dranken bijvullen
2 personen
- 35
Artiesten begeleiden
- 36
Programma aankondigen
- 37
Publieksruimte controleren
2 personen
- 38
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 39
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
- 40
Verlichting afbreken
2 personen
- 41
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 42
Afval verzamelen
3 personen
- 43
Servies afwassen
2 personen
- 44
Locatie schoonmaken
3 personen
- 45
Materialen inventariseren
2 personen
- 46
Gevonden voorwerpen bewaren
- 47
Huurmateriaal retourneren
2 personen
- 48
Locatiesleutels inleveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 60
- Statafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 120
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerbladenaantal 6
- Flesopenersaantal 4
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 4
- DI-boxenaantal 2
- Podiummonitorenaantal 2
- Audiokabelsaantal 12
- Laptop
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 3
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
- Werklampenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 10
Decoratie
- Wegwijzerbordenaantal 6
- Polsbandjesaantal 100
- Tafeldecoratieaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Opslagbakkenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
Schoonmaak
- Dweilaantal 2
- Emmeraantal 2
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Gehoorbeschermingaantal 100
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de geheime route uiterlijk 24 uur vooraf vast en stuur die pas op het afgesproken moment naar aangemelde gasten. Zet op cruciale punten wegwijzerborden klaar, maar plaats ze pas nadat de locatie is gecontroleerd.
- Plan de artiestenbriefing minimaal 48 uur vooraf. Vermeld daarin het programma, de aankomsttijd, de artiestenruimte, de beschikbare microfoons en DI-boxen en wie het mengpaneel bedient.
- Controleer vóór het opbouwen alle stroompunten en verdeel geluidsapparatuur en verlichting over meerdere groepen. Werk audiokabels en verlengkabels direct af met kabelmatten; losse kabels bij de publieksruimte zijn een veelgemaakte late reparatie.
- Richt eerst de publieksruimte in met tafels, stoelen en statafels en bouw daarna de geluidsinstallatie op. Houd minimaal één vrije doorgang naar de inchecktafel en plaats afvalbakken voordat de eerste gasten binnenkomen.
- Zet dranken minstens 2 uur vooraf koud en bereid hapjes pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd. Leg herbruikbare drinkglazen, borden, bestek en flesopeners bij elkaar, zodat ontvangst en backstage niet door elkaar lopen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een secret concert organiseren?
- Reserveer de locatie en geluidsapparatuur bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Bevestig artiesten en vergunningen uiterlijk 4 weken voor het concert en verzamel aanmeldingen tot ongeveer 7 dagen vooraf.
- Wanneer stuur je de geheime route naar gasten?
- Stuur de route meestal 12 tot 24 uur vooraf, of op een vast tijdstip op de concertdag. Deel het definitieve ontmoetingspunt niet eerder dan nodig, zodat de locatie geheim blijft.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een secret concert op te bouwen?
- Plan minimaal 4 uur voor locatie-inspectie, meubilair, geluid, verlichting, kabelbeveiliging en de inchecktafel. Reserveer daarna minstens 60 minuten voor een volledige soundcheck en het oplossen van storingen.
- Wanneer moet je dieetwensen voor een secret concert verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventaris uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer de lijst nogmaals bij het opstellen van de boodschappenlijst en houd de aangepaste hapjes herkenbaar apart.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!