Cómo organizar un concierto drive-in sin perder el control
Un concierto drive-in se organiza primero como un recinto de tráfico y después como un espectáculo. Empieza por confirmar el lugar y la fecha, tramitar permisos y seguros, y contratar artistas, seguridad y proveedores técnicos. El plano debe definir cada plaza, las rutas de entrada y salida, la pantalla, el escenario, los aseos y las zonas de catering. En los últimos días, coordina las entregas, revisa la previsión meteorológica y comprueba que todo el equipo funciona antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar lugar y fecha
- 2
Comprobar permisos y notificaciones
- 3
Contratar artistas
2 personas
- 4
Coordinar los requisitos técnicos con los artistas
2 personas
- 5
Comprobar los seguros
- 6
Contratar seguridad y controladores de tráfico
- 7
Reservar el catering
- 8
Reservar los aseos
- 9
Reservar el equipo técnico y la pantalla
- 10
Crear el plano del recinto
2 personas
- 11
Definir las plazas de aparcamiento y las rutas de paso
2 personas
- 12
Enviar invitaciones
2 personas
- 13
Gestionar inscripciones
2 personas
- 14
Recoger preferencias dietéticas
- 15
Hacer acreditaciones de aparcamiento y pulseras
2 personas
- 16
Imprimir el programa y la lista de contactos
- 17
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 18
Confirmar las entregas y los horarios de llegada
2 personas
- 19
Hacer la compra
3 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Preparar el catering y las comidas de dieta
4 personas
- 22
Inspeccionar el recinto
3 personas
- 23
Colocar señales de tráfico
3 personas
- 24
Delimitar las plazas de aparcamiento
4 personas
- 25
Montar el escenario
6 personas
- 26
Montar el sistema de sonido
4 personas
- 27
Colocar la pantalla de proyección
4 personas
- 28
Instalar la iluminación
3 personas
- 29
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
- 30
Cubrir los cables de forma segura
3 personas
- 31
Montar los puntos de catering
4 personas
- 32
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 33
Colocar y abastecer los baños
2 personas
- 34
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 35
Colgar la decoración
3 personas
- 36
Montar el camerino de los artistas
2 personas
- 37
Realizar la prueba técnica de sonido
5 personas
- 38
Realizar prueba de luz y sonido
3 personas
- 39
Dar briefing al personal
6 personas
Evento
- 40
Recibir a los visitantes
6 personas
- 41
Asignar plazas de aparcamiento
8 personas
- 42
Comprobar los pases de aparcamiento
4 personas
- 43
Compartir el programa y las normas de seguridad
3 personas
- 44
Servir café y té
3 personas
- 45
Servir aperitivos
4 personas
- 46
Rellenar las bebidas
3 personas
- 47
Reponer el stock de catering
2 personas
- 48
Comprobar los baños
2 personas
- 49
Revisar el recinto y los flujos de tráfico
3 personas
- 50
Iniciar el programa previo
3 personas
- 51
Iniciar el concierto principal
4 personas
- 52
Encargarse del catering del descanso
4 personas
- 53
Atender preguntas y notificaciones del público
2 personas
- 54
Explicar el anuncio final y la salida
2 personas
- 55
Guiar el tráfico de salida
8 personas
- 56
Servir las últimas bebidas
2 personas
Seguimiento
- 57
Recoger los objetos olvidados
3 personas
- 58
Recoger el catering
4 personas
- 59
Recoger y separar la basura
5 personas
- 60
Apagar el equipo
3 personas
- 61
Desmontar el sistema de sonido
4 personas
- 62
Desmontar la iluminación
3 personas
- 63
Desmontar el escenario y la pantalla
6 personas
- 64
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 65
Limpiar el recinto
5 personas
- 66
Recoger los baños
- 67
Comprobar y limpiar el material
3 personas
- 68
Devolver el material prestado
2 personas
- 69
Retirar los residuos
2 personas
- 70
Entregar la ubicación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 8
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas de cervezacant. 10
- Carpas de fiestacant. 4
- Mobiliario del vestidor
Equipo
- Escenario
- Mesa de mezclas
- Altavoces del escenariocant. 4
- Subwooferscant. 2
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Monitores de escenariocant. 3
- Pantalla de proyección
- Proyector
- Emisores FMcant. 2
- Receptores FMcant. 4
- Portátil
- Kits de cables de repuestocant. 2
- Enrollacablescant. 8
- Cables alargadorescant. 12
- Canaletas para cablescant. 20
- Regletascant. 10
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Guirnalda de lucescant. 6
- Linternascant. 10
- Baterías de repuestocant. 24
Seguridad
- Extintorescant. 4
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Vallas de separacióncant. 30
- Conos de tráficocant. 40
- Señales de tráficocant. 12
- Chalecos reflectantescant. 15
- Cinta de delimitarcant. 10
Decoración
- Telones de escenariocant. 4
- Banderascant. 20
- Banderolascant. 6
- Bannerscant. 8
Catering
- Neveras portátilescant. 8
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Compras
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 300
- Copas de vino reutilizablescant. 80
- Platoscant. 200
- Cubiertoscant. 200
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarrascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 20
- Contenedores de basuracant. 6
- Recogedores de basuracant. 6
- Cuboscant. 6
- Sets de escobacant. 6
- Fregonascant. 4
- Cajas de limpiezacant. 4
Consejos
- Cierra el plano antes de enviar las invitaciones: marca las plazas, los recorridos de vehículos, las salidas de emergencia, los aseos y el punto de catering. Después convierte esa información en acreditaciones de aparcamiento y señalización visible.
- Coordina los requisitos técnicos con cada artista al menos 2 semanas antes. Confirma canales, micrófonos, cajas DI, monitores, mesa de mezclas y horarios de montaje; un cable o adaptador olvidado puede detener toda la prueba de sonido.
- Prueba el sistema de audio para vehículos con tiempo: verifica emisores y receptores FM, además de los altavoces del escenario y la pantalla. Lleva kits de cables, baterías, alargadores, regletas y canaletas de repuesto para resolver fallos sin cruzar las zonas de circulación.
- Calcula la llegada de proveedores por franjas horarias, no todos a la vez. El escenario, la pantalla, la iluminación, los aseos y el catering necesitan espacio de descarga; confirma cada entrega el día anterior y asigna a una persona para recibirla.
- Haz una inspección completa del recinto antes de abrir: coloca señales, delimita las plazas, revisa extintores y linternas, y comprueba las rutas de evacuación. Si se esperan cambios de tiempo, protege el equipo y confirma qué carpas y mobiliario pueden utilizarse con seguridad.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto drive-in?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar, los artistas, la seguridad, los aseos y el equipo técnico; deja las confirmaciones finales y la inspección del recinto para los últimos 7 días.
- ¿Qué permisos hacen falta para un concierto drive-in?
- Dependen del lugar y de la normativa local, pero debes comprobar permisos, notificaciones, seguros y gestión del tráfico antes de anunciar el evento. Haz esta revisión al menos 6 semanas antes para poder corregir requisitos o límites de aforo.
- ¿Cómo se escucha la música dentro de los coches?
- Lo habitual es combinar el sonido del escenario con emisores FM y receptores para los vehículos. Haz una prueba de cobertura y calidad al menos 3 horas antes de la apertura, y prepara equipos y baterías de repuesto.
- ¿Cuándo se prepara el aparcamiento de un concierto drive-in?
- El plano se define antes de gestionar las inscripciones y se marca en el recinto el mismo día, normalmente entre 4 y 6 horas antes de la llegada del público. Coloca señales, delimita las plazas y revisa las rutas de paso antes de abrir las puertas.
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