Organiser un concert drive-in, étape par étape

Un concert drive-in se prépare comme un spectacle et comme une gestion de parking en même temps. Commencez par verrouiller le lieu, la date et les autorisations, puis coordonnez les artistes, la technique, la sécurité et les sanitaires. Le plan du site doit préciser les places, les cheminements, la scène et l’écran avant l’envoi des invitations. Les derniers jours servent surtout à confirmer les livraisons, contrôler la météo et vérifier que chaque équipe connaît son horaire d’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Engager les artistes
2 personnes
4
Coordonner les exigences techniques avec les artistes
2 personnes
5
Vérifier les assurances
6
Réserver la sécurité et les agents de circulation
7
Réserver le catering
8
Réserver les toilettes
9
Réserver la technique et l’écran
10
Établir le plan du site
2 personnes
11
Définir les places de parking et les cheminements
2 personnes
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Créer les pass de parking et les bracelets
2 personnes
16
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
17
Vérifier les prévisions météo
18
Confirmer les livraisons et les heures d’arrivée
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer le service traiteur et les repas adaptés
4 personnes
22
Contrôler le site
3 personnes
23
Installer les panneaux de signalisation
3 personnes
24
Barrer les places de parking
4 personnes
25
Monter la scène
6 personnes
26
Installer le système de sonorisation
4 personnes
27
Installer l’écran de projection
4 personnes
28
Installer l'éclairage
3 personnes
29
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
30
Recouvrir les câbles en toute sécurité
3 personnes
31
Monter les points de restauration
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer et approvisionner les toilettes
2 personnes
34
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Aménager la loge des artistes
2 personnes
37
Effectuer la balance technique
5 personnes
38
Effectuer le test son et image
3 personnes
39
Faire un briefing avec le personnel
6 personnes

Événement

40
Accueillir les visiteurs
6 personnes
41
Attribuer les places de parking
8 personnes
42
Vérifier les laissez-passer de stationnement
4 personnes
43
Partager le programme et les règles de sécurité
3 personnes
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Servir des amuse-bouches
4 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
47
Réapprovisionner le stock de traiteur
2 personnes
48
Vérifier les toilettes
2 personnes
49
Contrôler le site et les flux de circulation
3 personnes
50
Lancer le programme d’ouverture
3 personnes
51
Lancer le concert principal
4 personnes
52
Assurer le catering de la pause
4 personnes
53
Gérer les questions et signalements du public
2 personnes
54
Annoncer le mot de clôture et le départ
2 personnes
55
Guider la circulation sortante
8 personnes
56
Servir les dernières boissons
2 personnes

Suivi

57
Récupérer les objets oubliés
3 personnes
58
Ranger le service traiteur
4 personnes
59
Collecter et trier les déchets
5 personnes
60
Éteindre l’équipement
3 personnes
61
Démonter le système de sonorisation
4 personnes
62
Démonter l’éclairage
3 personnes
63
Démonter la scène et l'écran
6 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Nettoyer le site
5 personnes
66
Faire récupérer les toilettes
67
Vérifier et nettoyer le matériel
3 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Évacuer les déchets
2 personnes
70
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 10
Tentes de réceptionqté 4
Mobilier de vestiaire

Équipement

Scène
Table de mixage son
Haut-parleurs de scèneqté 4
Subwoofersqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 3
Écran de projection
Projecteur
Émetteurs FMqté 2
Récepteurs FMqté 4
Ordinateur portable
Jeux de câbles de réserveqté 2
Enrouleurs électriquesqté 8
Rallongesqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Multiprisesqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlande lumineuseqté 6
Lampes de pocheqté 10
Piles de rechangeqté 24

Sécurité

Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Barrières de sécuritéqté 30
Cônes de signalisationqté 40
Panneaux de signalisationqté 12
Gilets réfléchissantsqté 15
Ruban de balisageqté 10

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Drapeauxqté 20
Banderolesqté 6
Bannièresqté 8

Catering

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vin réutilisablesqté 80
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 20
Conteneurs à déchetsqté 6
Pinces à déchetsqté 6
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 6
Serpillièresqté 4
Bacs de nettoyageqté 4

Conseils

Établissez le plan du site avant les inscriptions : indiquez les places de parking, les voies de circulation, les accès des secours, la scène et l’écran. Vous pourrez ensuite attribuer les places et préparer les pass de parking sans refaire toute l’organisation.
Coordonnez les besoins techniques avec les artistes plusieurs semaines à l’avance. Faites préciser les microphones, boîtiers DI, retours, câblage et horaires de balance ; prévoyez des câbles de réserve plutôt que de chercher une solution le jour même.
Traitez les inscriptions avant d’imprimer les bracelets et les pass. Demandez les besoins alimentaires au même moment, puis transmettez le nombre de repas adaptés au traiteur au plus tard quelques jours avant l’événement.
Calculez les arrivées par créneaux pour éviter une file unique à l’entrée. Placez la signalisation et barrez les emplacements avant l’ouverture, afin que les agents de circulation puissent guider les véhicules sans improviser.
Faites une répétition générale du site avant l’ouverture : testez le son dans une voiture, l’image sur l’écran, les émetteurs et récepteurs FM, l’éclairage et les rallonges. Gardez les contacts imprimés, des lampes de poche et des piles de rechange accessibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert drive-in ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, les artistes, la technique, la sécurité, les toilettes et le catering. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, la météo et le plan d’installation.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert drive-in ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement si les places sont limitées. Fixez une date de clôture des inscriptions au moins 7 jours avant, afin de préparer les pass, les bracelets et le plan de parking.
Comment gérer le son dans un concert drive-in ?: Testez le système FM et le son diffusé sur place au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Prévoyez un récepteur de test, des câbles de réserve et une solution de secours si une voiture ne capte pas correctement le signal.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert drive-in ?: Confirmez les heures d’arrivée de chaque prestataire, contrôlez la météo et vérifiez les accès, les barrières, les extincteurs, les toilettes et le matériel technique. Imprimez aussi le déroulé et la liste des contacts avant la fin de la journée.

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