Zo organiseer je een drive-inconcert

Een drive-inconcert valt of staat met de terreinindeling, techniek en verkeersstroom. Begin met datum, locatie en vergunningen en leg daarna artiesten, geluid, scherm en stroom vast. Bezoekers moeten vanaf hun parkeerplaats goed zicht hebben en het concert via FM-ontvangers of een andere afgesproken route kunnen volgen. Plan ook toiletten, catering, verkeersregelaars en een duidelijke aankomstprocedure. Controleer op de dag zelf alle leveringen, kabels, parkeervakken en noodroutes voordat de eerste auto binnenrijdt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Vergunningen en meldingen controleren
3
Artiesten contracteren
2 personen
4
Technische eisen met artiesten afstemmen
2 personen
5
Verzekeringen controleren
6
Beveiliging en verkeersregelaars boeken
7
Catering reserveren
8
Toiletten reserveren
9
Techniek en scherm reserveren
10
Plattegrond voor het terrein maken
2 personen
11
Parkeervakken en looproutes bepalen
2 personen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Parkeerpassen en polsbandjes maken
2 personen
16
Draaiboek en contactlijst printen
17
Weersverwachting controleren
18
Leveringen en aankomsttijden bevestigen
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Catering en dieetmaaltijden voorbereiden
4 personen
22
Terrein controleren
3 personen
23
Verkeersborden plaatsen
3 personen
24
Parkeervakken afzetten
4 personen
25
Podium opbouwen
6 personen
26
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
27
Projectiescherm plaatsen
4 personen
28
Verlichting installeren
3 personen
29
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
30
Kabels veilig afdekken
3 personen
31
Cateringpunten opbouwen
4 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Toiletten plaatsen en bevoorraden
2 personen
34
Afvalpunten plaatsen
2 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
37
Technische soundcheck uitvoeren
5 personen
38
Licht- en beeldtest uitvoeren
3 personen
39
Briefing voor medewerkers houden
6 personen

Event

40
Bezoekers ontvangen
6 personen
41
Parkeerplaatsen aanwijzen
8 personen
42
Parkeerpassen controleren
4 personen
43
Programma en veiligheidsregels delen
3 personen
44
Koffie en thee serveren
3 personen
45
Hapjes serveren
4 personen
46
Dranken bijvullen
3 personen
47
Cateringvoorraad aanvullen
2 personen
48
Toiletten controleren
2 personen
49
Terrein en verkeersstromen controleren
3 personen
50
Voorprogramma starten
3 personen
51
Hoofdconcert starten
4 personen
52
Pauzecatering verzorgen
4 personen
53
Publieksvragen en meldingen afhandelen
2 personen
54
Eindmededeling en vertrek uitleggen
2 personen
55
Vertrekkend verkeer begeleiden
8 personen
56
Laatste dranken serveren
2 personen

Nazorg

57
Achtergebleven spullen verzamelen
3 personen
58
Catering opruimen
4 personen
59
Afval verzamelen en scheiden
5 personen
60
Apparatuur uitschakelen
3 personen
61
Geluidsinstallatie afbreken
4 personen
62
Verlichting afbreken
3 personen
63
Podium en scherm afbreken
6 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Terrein schoonmaken
5 personen
66
Toiletten laten ophalen
67
Materialen controleren en reinigen
3 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Afval afvoeren
2 personen
70
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 10
Partytentenaantal 4
Kleedkamermeubilair

Apparatuur

Podium
Geluidsmengtafel
Podiumspeakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitor-speakersaantal 3
Projectiescherm
Projector
FM-zendersaantal 2
FM-ontvangersaantal 4
Laptop
Reservekabelsetsaantal 2
Stroomhaspelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Stekkerdozenaantal 10

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Prikkabelverlichtingaantal 6
Zaklampenaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Afzethekkenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 40
Verkeersbordenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 15
Pionlintaantal 10

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Vlaggenaantal 20
Spandoekenaantal 6
Bannersaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Herbruikbare wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Afvalcontainersaantal 6
Vuilnisgrijpersaantal 6
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 6
Dweilenaantal 4
Schoonmaakkrattenaantal 4

Tips

Maak de plattegrond voordat je techniek boekt. Reserveer per auto een parkeervak, houd looproutes vrij en zorg dat podium en projectiescherm vanuit alle rijen zichtbaar blijven.
Stem de technische eisen minimaal 4 weken vooraf met de artiesten af. Controleer microfoons, DI-boxen, monitor-speakers, podiumspeakers, subwoofers en de geluidsmengtafel in één gezamenlijke technische lijst.
Regel de geluidsroute voor bezoekers ruim vóór de uitnodigingen vertrekken. Test FM-zenders en FM-ontvangers op het hele terrein en leg uit welk bereik, kanaal en alternatief bezoekers krijgen.
Plan stroom alsof er geen extra stopcontact beschikbaar is. Verdeel stroomhaspels en verlengkabels over de techniek, verlichting en catering, werk kabels weg in kabelgoten en houd reservekabelsets achter de hand.
Bevestig alle aankomsttijden de dag vóór het concert. Zet daarna verkeersborden en parkeervakken klaar, print het draaiboek en de contactlijst en laat één coördinator de opbouw, catering, beveiliging en techniek aftekenen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken vooraf moet ik een drive-inconcert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum en vergunningen. Boek artiesten, techniek, beveiliging, catering en toiletten zodra de locatie definitief is; technische details controleer je uiterlijk 4 weken vooraf.
Hoe werkt geluid bij een drive-inconcert?: Veel drive-inconcerten sturen het geluid via FM-zenders naar FM-ontvangers in of naast de auto. Test het signaal op minimaal 3 punten op het terrein en zorg voor een alternatief, zoals podiumspeakers voor korte mededelingen.
Hoeveel ruimte heb je nodig per auto bij een drive-inconcert?: Houd naast de lengte van de auto extra ruimte vrij voor zichtlijnen, in- en uitstappen en een veilige rijroute. Werk met een plattegrond en controleer dat hulpdiensten een vrije route houden; de exacte vakmaat hangt af van terrein en voertuigen.
Wanneer moet ik een vergunning voor een drive-inconcert regelen?: Controleer de vergunningen en meldingen direct nadat locatie en datum zijn bevestigd, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor het concert. Vraag ook na welke eisen gelden voor geluid, verkeer, tijdelijke bouw, brandveiligheid en openingstijden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.