Ein Drive-in-Konzert organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einem Drive-in-Konzert planst du nicht nur Bühne und Musik, sondern auch Einfahrt, Parkordnung und die Sicht aus jedem Fahrzeug. Beginne mindestens mehrere Wochen vorher mit Ort, Datum, Genehmigungen und Künstlern. Danach folgen Technik, FM-Übertragung, Sicherheitskonzept und die Einteilung der Parkplätze. Kurz vor dem Termin entscheidest du über Wetter, Lieferzeiten, Verpflegung und einen klaren Ablauf für das Aufbauteam.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ort und Datum bestätigen
- 2
Genehmigungen und Meldungen prüfen
- 3
Künstler buchen
2 Personen
- 4
Technische Anforderungen mit den Künstlern abstimmen
2 Personen
- 5
Versicherungen prüfen
- 6
Sicherheit und Verkehrslotsen buchen
- 7
Catering reservieren
- 8
Toiletten reservieren
- 9
Technik und Bildschirm reservieren
- 10
Geländeplan erstellen
2 Personen
- 11
Parkplätze und Laufwege festlegen
2 Personen
- 12
Einladungen verschicken
2 Personen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Parkausweise und Armbänder erstellen
2 Personen
- 16
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
- 17
Wettervorhersage prüfen
- 18
Lieferungen und Ankunftszeiten bestätigen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
3 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Catering und Diätmahlzeiten vorbereiten
4 Personen
- 22
Gelände kontrollieren
3 Personen
- 23
Verkehrsschilder aufstellen
3 Personen
- 24
Parkplätze absperren
4 Personen
- 25
Bühne aufbauen
6 Personen
- 26
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
- 27
Projektionsleinwand aufstellen
4 Personen
- 28
Beleuchtung installieren
3 Personen
- 29
Stromversorgung anschließen
3 Personen
- 30
Kabel sicher abdecken
3 Personen
- 31
Cateringbereiche aufbauen
4 Personen
- 32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Toiletten aufstellen und bestücken
2 Personen
- 34
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 36
Künstlergarderobe einrichten
2 Personen
- 37
Technischen Soundcheck durchführen
5 Personen
- 38
Licht- und Bildtest durchführen
3 Personen
- 39
Briefing für Mitarbeitende abhalten
6 Personen
Event
- 40
Besucher empfangen
6 Personen
- 41
Parkplätze zuweisen
8 Personen
- 42
Parkausweise prüfen
4 Personen
- 43
Programm und Sicherheitsregeln teilen
3 Personen
- 44
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 45
Snacks servieren
4 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 47
Cateringvorräte auffüllen
2 Personen
- 48
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 49
Gelände und Verkehrsströme kontrollieren
3 Personen
- 50
Vorprogramm starten
3 Personen
- 51
Hauptkonzert starten
4 Personen
- 52
Pausenverpflegung organisieren
4 Personen
- 53
Publikumsfragen und Meldungen bearbeiten
2 Personen
- 54
Abschlussmitteilung und Abreise erklären
2 Personen
- 55
Abfahrenden Verkehr begleiten
8 Personen
- 56
Letzte Getränke servieren
2 Personen
Nachbereitung
- 57
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
3 Personen
- 58
Catering aufräumen
4 Personen
- 59
Abfall sammeln und trennen
5 Personen
- 60
Geräte ausschalten
3 Personen
- 61
Beschallungsanlage abbauen
4 Personen
- 62
Beleuchtung abbauen
3 Personen
- 63
Bühne und Leinwand abbauen
6 Personen
- 64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 65
Gelände reinigen
5 Personen
- 66
Toiletten abholen lassen
- 67
Materialien prüfen und reinigen
3 Personen
- 68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 69
Abfall entsorgen
2 Personen
- 70
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StehtischeAnz. 8
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 40
- BiertischeAnz. 10
- PartyzelteAnz. 4
- Umkleidemöbel
Ausstattung
- Bühne
- Tonmischpult
- BühnenlautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- MonitorlautsprecherAnz. 3
- Projektionsleinwand
- Projektor
- FM-SenderAnz. 2
- FM-EmpfängerAnz. 4
- Laptop
- Ersatz-KabelsetsAnz. 2
- KabeltrommelnAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 12
- KabelkanäleAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 10
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
- LichterketteAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 10
- ErsatzbatterienAnz. 24
Sicherheit
- FeuerlöscherAnz. 4
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- AbsperrgitterAnz. 30
- VerkehrskegelAnz. 40
- VerkehrsschilderAnz. 12
- WarnwestenAnz. 15
- AbsperrbandAnz. 10
Dekoration
- BühnentücherAnz. 4
- FahnenAnz. 20
- BannerAnz. 6
- BannerAnz. 8
Catering
- KühlboxenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- Einkäufe
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 300
- Wiederverwendbare WeingläserAnz. 80
- TellerAnz. 200
- BestecksetsAnz. 200
- ServiertablettsAnz. 12
- KaraffenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 20
- AbfallcontainerAnz. 6
- MüllgreiferAnz. 6
- EimerAnz. 6
- BesensetsAnz. 6
- WischmopsAnz. 4
- ReinigungsboxenAnz. 4
Tipps
- Klär die technischen Anforderungen früh mit den Künstlern: Neben Tonmischpult, Bühnenlautsprechern und Mikrofonen brauchst du je nach Konzept auch Projektor, Leinwand, FM-Sender und genügend FM-Empfänger. Plane Ersatz-Kabelsets und Kabelkanäle ein, bevor die Technik geliefert wird.
- Erstelle den Geländeplan nicht erst am Veranstaltungstag. Markiere Einfahrt, Parkreihen, Laufwege, Toiletten, Bühne und Fluchtwege; Verkehrsschilder, Absperrungen und Verkehrslotsen müssen vor der ersten Ankunft bereitstehen.
- Lege für jede Fahrzeugreihe eine eindeutige Einweisung fest und verschicke Parkausweise oder Armbänder rechtzeitig. Eine gedruckte Kontaktliste und ein Ablaufplan pro Teamleitung verhindern Rückfragen über Handyempfang und Lärm hinweg.
- Bestätige Lieferungen und Ankunftszeiten am Vortag und am Morgen der Veranstaltung erneut. Getränke sollten vor Einlass gekühlt sein, während Catering und Diätmahlzeiten getrennt vorbereitet und eindeutig gekennzeichnet werden.
- Plane Wetter und Dunkelheit praktisch ein: Prüfe die Vorhersage am Vortag und am Veranstaltungstag, stelle Partyzelte nur nach Prüfung von Standfestigkeit und Fluchtwegen auf und verteile Taschenlampen, Ersatzbatterien sowie Feuerlöscher sichtbar an den vorgesehenen Stellen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein Drive-in-Konzert organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum, Genehmigungen und der Buchung der Künstler. Technik, Toiletten, Catering und Sicherheit solltest du spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verbindlich reservieren.
- Welche Technik braucht ein Drive-in-Konzert?
- Für den Bühnenbetrieb gehören mindestens Tonmischpult, Bühnenlautsprecher, Mikrofone, Monitorlautsprecher und passende DI-Boxen in die Planung. Für den Ton im Auto kommen FM-Sender und FM-Empfänger hinzu; bei Bildübertragung brauchst du zusätzlich Projektor und Projektionsleinwand.
- Wie viele Toiletten braucht ein Drive-in-Konzert?
- Die genaue Anzahl richtet sich nach der erwarteten Besucherzahl, der Veranstaltungsdauer und den örtlichen Vorgaben. Hole mindestens 6 Wochen vorher ein Angebot ein und kläre dabei auch barrierefreie Toiletten, Standorte, Reinigung und die Anlieferung.
- Wann prüfe ich den Wetterbericht für ein Drive-in-Konzert?
- Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vorher und nochmals am Veranstaltungsmorgen. Lege spätestens dann fest, ob Zelte, zusätzliche Beleuchtung, Kabelschutz und geänderte Park- oder Laufwege benötigt werden.
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