Checklist para organizar un campamento de música

Un campamento de música combina alojamiento, ensayos, actividades y comidas, así que los detalles deben cerrarse en un orden claro. Empieza fijando la fecha, el programa y el recinto; después organiza las inscripciones, las habitaciones y los grupos. En las semanas previas tendrás que cuadrar partituras, docentes, transporte y menús. Esta checklist reúne 86 tareas y 73 materiales para que no llegues al primer ensayo sin acreditaciones, cables o información médica.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa del campamento
2 personas
Reservar el recinto y las zonas de descanso
2 personas
Reservar salas de ensayo
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar contactos de emergencia
Crear la distribución de las habitaciones
2 personas
Hacer la distribución de grupos
2 personas
Hacer el programa de ensayos
2 personas
Crear programa de actividades
2 personas
Planificar docentes y acompañantes
2 personas
Planificar comidas y pausas
2 personas
Hacer la lista de la compra
2 personas
Seleccionar piezas musicales
3 personas
Comprobar las partituras y las hojas
3 personas
Imprimir partituras
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Enviar información a los participantes
2 personas
Coordinar transporte y horarios de llegada
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger instrumentos y materiales
3 personas
Probar el equipo de música
2 personas
Comprobar los suministros de primeros auxilios
Gestionar llaves y acceso
Inspeccionar el lugar
2 personas
Acondicionar los espacios de descanso
4 personas
Montar salas de ensayo
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar soportes para partituras
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Preparar la zona de comida
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar las instalaciones sanitarias
Colgar las instrucciones de seguridad

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Asignar los lugares para dormir
3 personas
Explicar las normas del campamento
2 personas
Dar instrucciones de seguridad
2 personas
Acompañar a los grupos a las salas de ensayo
3 personas
Dirigir los ensayos
4 personas
Repartir las partituras
2 personas
Preparar las bebidas del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir el almuerzo
4 personas
Servir la cena
5 personas
Servir por separado las comidas de dieta
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Realizar rondas de lavado
3 personas
Operar el equipo de música
2 personas
Guardar los instrumentos de forma segura
3 personas
Coordinar el programa de la noche
4 personas
Anunciar el momento de descanso y la hora de dormir
2 personas
Revisar las zonas de descanso
3 personas
Realizar la ronda de noche
2 personas
Preparar el desayuno
3 personas
Servir el desayuno
4 personas
Coordinar los ensayos de la mañana
4 personas
Guiar la presentación final
4 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Empaquetar instrumentos musicales
4 personas
Desconectar el equipo de sonido
3 personas
Reunir los stands de música
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Vaciar los dormitorios
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar las salas de ensayo
3 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Llevar la basura
2 personas
Contar el inventario
Comprobar si los materiales tienen daños
2 personas
Devolver las llaves
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los restos refrigerados
2 personas
Inspección final del recinto
2 personas
Informar a los participantes sobre los pedidos pendientes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 50
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8
Biombos para vestuarioscant. 4

Vajilla

Platos reutilizablescant. 60
Cuencos reutilizablescant. 60
Vasos reutilizablescant. 80
Tazascant. 60
Cubiertoscant. 60
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 8
Cucharonescant. 12
Jarrascant. 8

Equipo

Puestos de músicacant. 45
Metrónomoscant. 6
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cables de instrumentoscant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Auricularescant. 6
Teclado
Soporte para teclado
Diapasonescant. 4
Bateríascant. 24
Bridascant. 2
Cinta gaffercant. 6
Enrollacablescant. 3
Memorias USBcant. 4

Material de música

Carpetas para partiturascant. 50
Lápicescant. 60
Goma de borrarcant. 20
Bloc de notascant. 50
Pizarras blancascant. 3
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Cajas para partiturascant. 6

Material para dormir

Colchonetascant. 45
Cojinescant. 45
Mantascant. 45
Lámparas nocturnascant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Linternascant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Cocina

Placas de cocinacant. 2
Ollas grandescant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Guantes de hornocant. 4
Acumuladores de fríocant. 12

Limpieza

Fregaderoscant. 4
Cubetas para lavarcant. 4
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Decoración

Credencialescant. 60
Portabadgescant. 60
Carteles de flechascant. 15
Pósteres del programacant. 10
Cinta de marcado de colorescant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas ignífugascant. 2
Chalecos reflectantescant. 6
Walkie-talkies de bolsillocant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formulario de inscripción con al menos 3 semanas de margen. Además de los datos básicos, pide preferencias dietéticas y un contacto de emergencia por participante.
Haz la distribución de habitaciones y grupos cuando termine el plazo de inscripción. Envíala junto con los horarios de llegada para reducir cambios en recepción.
Prepara el programa de ensayos antes de seleccionar las salas. Reserva bloques con pausas y comprueba que cada grupo tenga puestos de música, partituras y el equipo necesario.
Imprime las partituras y hojas de trabajo al menos 3 días antes de la llegada. Lleva algunas copias adicionales para cubrir pérdidas o incorporaciones de última hora.
Prueba la mesa de mezclas, altavoces, micrófonos, cables y regletas antes del primer ensayo. Revisa también las baterías, los soportes y el material de primeros auxilios el mismo día de montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un campamento de música?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes, sobre todo si necesitas reservar alojamiento, salas de ensayo y transporte. Deja las inscripciones abiertas durante unas 3 semanas y utiliza la última para cerrar grupos, habitaciones y comidas.
¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?: Envía una primera comunicación al abrir las inscripciones y la información completa entre 7 y 10 días antes del campamento. Incluye horarios de llegada, alojamiento, comidas, programa, contactos y qué instrumento debe llevar cada persona.
¿Cuántas copias de las partituras hay que preparar?: Prepara una copia por participante o por puesto musical, según cómo trabajéis, y añade entre un 5 % y un 10 % de copias de reserva. Comprueba las partituras antes de imprimirlas para evitar repartir versiones incompletas.
¿Cuándo hay que probar el equipo de música?: Haz una prueba completa el día anterior o, como mínimo, 3 horas antes del primer ensayo. Comprueba conexiones, micrófonos, altavoces, regletas, cables y baterías, y deja los repuestos localizados.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.