Checklist para organizar una clínica de música
Una clínica de música combina inscripción de participantes, clases con docentes, ensayos y varias salas funcionando a la vez. Para que el día no se bloquee, conviene cerrar primero la fecha, el programa y los espacios; después se confirma quién participa y qué necesita. En la última semana se preparan partituras, acreditaciones, instrumentos y técnica. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen quedar para el final.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar y las salas
Confirmar a los docentes de la clínica
Redactar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar el nivel musical
Inventariar los instrumentos
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir el programa
Imprimir partituras
2 personas
Ordenar las partituras
2 personas
Distribuir las salas de ensayo
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Comprobar instrumentos
2 personas
Tener listas las piezas de repuesto
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Vaciar los frigoríficos
Limpiar espacios
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar el material de registro
Colgar la decoración
2 personas
Despejar el espacio del escenario
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Evento
Recibir a los participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Guiar a los participantes a las salas
2 personas
Abrir la clínica
Dirigir el calentamiento musical
2 personas
Guiar la clínica técnica
2 personas
Acompañar la clínica de conjunto
3 personas
Guiar los ejercicios individuales
3 personas
Supervisar las salas de ensayo
3 personas
Organizar la pausa del café
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Repartir partituras
2 personas
Responder preguntas de los participantes
2 personas
Coordinar la presentación final
3 personas
Gestionar el cierre
Seguimiento
Guardar los instrumentos de forma segura
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar espacios
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los instrumentos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 55
- Mesas plegablescant. 2
- Mesas altascant. 3
- Mantelescant. 10
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Atrilescant. 25
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Auricularescant. 10
- Metrónomoscant. 6
- Dispositivos de grabacióncant. 2
- Paneles de papelcant. 3
- Rotuladores para rotafoliocant. 12
- Taburete de piano
Material de música
- Tecladocant. 2
- Guitarras eléctricascant. 4
- Guitarras acústicascant. 4
- Amplificadores de guitarracant. 4
- Bajo eléctricocant. 2
- Subwooferscant. 2
- Batería
- Instrumentos de percusióncant. 8
- Cables para instrumentoscant. 15
- Soportes para guitarracant. 8
- Cuerdas de guitarra de repuestocant. 6
- Púas de guitarracant. 50
- Baquetascant. 8
- Dispositivos de votacióncant. 8
- Armonicascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 70
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Cucharillas de cafécant. 50
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tijerascant. 4
- Cinta adhesivacant. 6
- Grapadorascant. 2
- Bolígrafoscant. 60
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Fundas para documentoscant. 60
Decoración
- Decoración musicalcant. 12
- Cartel de bienvenida
- Carteles direccionalescant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Spray de limpiezacant. 2
- Cubetas para lavarcant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y las salas antes de abrir las inscripciones. Si cambias horarios después, tendrás que rehacer el formulario, la distribución de ensayos y el programa impreso.
- Pregunta en la inscripción por preferencias dietéticas, nivel musical e instrumentos disponibles. Revisa esas respuestas al menos 7 días antes para asignar salas y detectar material que falte.
- Prepara la documentación en dos tandas: lista de participantes y tarjetas con nombres, y después programa y partituras ordenadas por sala o grupo. Lleva copias adicionales para cubrir cambios de última hora.
- Haz una prueba técnica completa antes de la llegada del público: micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cables, regletas y dispositivos de grabación. Comprueba también amplificadores, teclado, batería y piezas de repuesto.
- No dejes el montaje para la apertura. Reserva varias horas para limpiar, vaciar los frigoríficos, montar mesas y sillas y preparar el mostrador de recepción; el catering y la compra deben estar confirmados antes de ese bloque.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una clínica de música?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, programa, salas y docentes. Abre las inscripciones cuanto antes y cierra los datos definitivos al menos 7 días antes del evento.
- ¿Cuándo hay que confirmar los instrumentos de una clínica de música?
- Recoge las necesidades durante la inscripción y haz un inventario completo 10 días antes. La comprobación física de instrumentos, cables, amplificadores y repuestos debe hacerse durante la semana del evento.
- ¿Cuántas copias de partituras y programas conviene imprimir?
- Imprime una copia por participante o puesto y prepara entre un 10 % y un 15 % adicional. Ordena las partituras por grupo o sala como mínimo 2 días antes para evitar repartos improvisados.
- ¿Cuándo se prueba la técnica antes de una clínica de música?
- Realiza una prueba general entre 24 y 48 horas antes, incluyendo micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables y grabación. El día del evento haz una comprobación breve antes de que llegue el primer grupo.
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