Cómo organizar un concierto de metal sin perder el control

Organizar un concierto de metal empieza mucho antes de montar el escenario. Primero se cierran la sala, la fecha, los permisos y los contratos; después se coordinan riders, horarios, sonido, iluminación, seguridad y transporte. El día del concierto, los retrasos suelen aparecer por camerinos mal asignados, cables sin proteger, entradas sin contar o necesidades dietéticas no confirmadas. Trabaja con un calendario de plazos y un único plan de trabajo para que artistas, técnicos y equipo sepan qué ocurre y cuándo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar lugar y fecha
2
Comprobar permisos
3
Confirmar los contratos de los artistas
4
Registrar actuaciones y horarios
2 personas
5
Crear el plan de sonido e iluminación
2 personas
6
Desarrollar el plan del escenario
2 personas
7
Recopilar información de los artistas
8
Comprobar los riders técnicos
2 personas
9
Reservar el equipo técnico y el escenario
10
Reservar el catering
11
Reservar seguridad
12
Reservar material de primeros auxilios
13
Abrir la venta de entradas
2 personas
14
Enviar invitaciones
2 personas
15
Publicar la promoción en línea
2 personas
16
Gestionar inscripciones
2 personas
17
Recoger preferencias dietéticas
18
Hacer la lista del equipo y los datos de contacto
19
Confirmar el transporte de los artistas
20
Distribuir los camerinos de los artistas
2 personas
21
Imprimir el plan de trabajo
22
Contar pulseras y entradas
2 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Enfriar bebidas
3 personas
25
Despejar el lugar
4 personas
26
Montar el escenario
6 personas
27
Montar el sistema de sonido
5 personas
28
Montar la instalación de iluminación
4 personas
29
Conectar la distribución eléctrica
3 personas
30
Montar el bar y el catering
4 personas
31
Colocar las mesas y las vallas
5 personas
32
Preparar los vestuarios
2 personas
33
Reabastecer backstage
2 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Comprobar los baños
2 personas
36
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
37
Montar la entrada y el guardarropa
3 personas
38
Probar la técnica
5 personas
39
Recibir a los artistas
2 personas
40
Hacer la prueba de sonido
6 personas
41
Preparar la restauración
3 personas
42
Briefing del personal de acceso
2 personas
43
Briefing de seguridad
2 personas
44
Briefing del personal del bar
2 personas

Evento

45
Abrir las puertas
5 personas
46
Comprobar las entradas
4 personas
47
Gestionar el guardarropa
3 personas
48
Abrir el bar
4 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Acompañar a los artistas
2 personas
52
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
53
Inspeccionar el área de público
3 personas
54
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Anunciar las actuaciones
57
Cerrar la última actuación
2 personas
58
Gestionar la salida
4 personas
59
Gestionar la entrega del guardarropa
3 personas

Seguimiento

60
Cerrar el bar
4 personas
61
Apagar el equipo
3 personas
62
Desmontar el escenario
6 personas
63
Desmontar el equipo de sonido
5 personas
64
Desmontar el equipo de iluminación
4 personas
65
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
66
Recoger la basura
4 personas
67
Limpiar el lugar
5 personas
68
Limpiar a fondo los baños
2 personas
69
Retirar la comida sobrante
2 personas
70
Clasificar el material prestado
3 personas
71
Comprobar el equipo
2 personas
72
Devolver los materiales
3 personas
73
Registrar objetos perdidos
74
Hacer el check-out de los artistas
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Mesas de cervezacant. 12
Cubos de barcant. 3
Sillas plegablescant. 80
Percheroscant. 4
Mesas de vestuariocant. 4
Sillas del vestuariocant. 16

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 4
Monitores de escenariocant. 5
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Amplificadores de guitarracant. 4
Amplificador de bajoscant. 2
Batería
Cajas DIcant. 6
Cables de audiocant. 30
Cables multipuertocant. 3
Canaletas para cablescant. 20

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 12
Cabezas móvilescant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Cables alargadorescant. 20
Regletascant. 12

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 30
Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Copas de vinocant. 30
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Cubiterascant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Termoscant. 6

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Bannerscant. 6
Cinta adhesivacant. 10
Bridascant. 200
Paneles de flechascant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la sala, la fecha y los permisos antes de abrir la venta de entradas. Deja al menos 6 semanas para resolver contratos, requisitos legales y cambios de aforo.
Pide los riders técnicos y la información de cada grupo con 4 semanas de antelación. Úsalos para definir el plan de escenario, la mesa de mezclas, los monitores, los amplificadores y las cajas DI.
Convierte el horario artístico en un plan operativo con montaje, pruebas de sonido, apertura de puertas y cambios entre bandas. Imprímelo y entrega una copia al equipo el mismo día.
Confirma transporte, camerinos y catering al menos 7 días antes. Recoge las preferencias dietéticas en una lista y asigna cada camerino antes de que llegue la primera banda.
Haz una revisión del recinto antes de abrir puertas: cuenta pulseras y entradas, protege los cables con canaletas, coloca vallas, comprueba extintores y botiquines, y enfría las bebidas con tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de metal?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero la sala, confirma permisos y contratos, y deja las últimas 2 semanas para transporte, catering, camerinos, impresión del plan y comprobaciones técnicas.
¿Cuándo hay que pedir los riders técnicos de las bandas?: Pídelos al cerrar cada contrato y recopila toda la información como mínimo 4 semanas antes. Así puedes reservar el escenario y el equipo técnico sin descubrir necesidades de sonido o iluminación durante el montaje.
¿Qué debe incluir el horario de un concierto de metal?: Incluye montaje, prueba de sonido, apertura de puertas, actuación de cada grupo, cambios de equipo, pausas y desmontaje. Añade entre 30 y 45 minutos de margen para imprevistos y cambios de batería o amplificadores.
¿Cuándo se confirma el catering y el transporte de los artistas?: Confirma ambos servicios 7 días antes y vuelve a verificarlos 24 horas antes. En ese momento también deben estar cerradas las preferencias dietéticas, los horarios de llegada y la distribución de camerinos.

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