Cómo organizar la puesta en uso de una plaza

La puesta en uso de una plaza combina un acto público, intervenciones y necesidades técnicas en un espacio abierto. Empieza fijando la fecha y el programa, y después resuelve permisos, acceso y proveedores antes de enviar las invitaciones. El número definitivo de asistentes determinará el catering, las sillas, las mesas y la cantidad de bebidas. Reserva tiempo para probar el sonido, preparar la señalización y dejar lista una alternativa si cambia el tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Seleccionar proveedores
2 personas
4
Reservar el catering
5
Reservar mobiliario
6
Reservar técnica
7
Redactar invitaciones
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Invitar a la prensa
10
Confirmar ponentes
11
Recopilar los discursos
2 personas
12
Imprimir el programa
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Determinar el número definitivo de invitados
2 personas
16
Confirmar las cantidades de catering
17
Comprobar la ruta y el acceso
2 personas
18
Comprobar el pronóstico del tiempo
19
Preparar una alternativa por mal tiempo
2 personas
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Cortar el programa y la señalización
2 personas
24
Preparar la mesa de ponentes
25
Comprobar el catering
2 personas
26
Inspeccionar el lugar
3 personas
27
Recibir entregas
3 personas
28
Barrer la plaza
4 personas
29
Colocar cubos de basura
2 personas
30
Montar tiendas
4 personas
31
Montar mesas
4 personas
32
Colocar las sillas
4 personas
33
Montar mesas de buffet
3 personas
34
Colocar las bebidas en el bar
2 personas
35
Montar el punto de café
2 personas
36
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
37
Desembalar los aperitivos
3 personas
38
Separar los platos para dietas especiales
2 personas
39
Colgar la decoración
3 personas
40
Probar el sonido
2 personas
41
Probar la iluminación
2 personas
42
Delimitar la zona del escenario
2 personas
43
Montar la mesa de información
2 personas

Evento

44
Atender el mostrador de inscripciones
2 personas
45
Recibir a los invitados
4 personas
46
Repartir el programa
2 personas
47
Servir café y té
3 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Presentar el discurso de apertura
2 personas
50
Dar soporte técnico al discurso
2 personas
51
Guiar el momento del corte de cinta
3 personas
52
Guiar la visita
4 personas
53
Rellenar las bebidas
3 personas
54
Reponer el bufé
3 personas
55
Organizar la música de fondo
56
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
57
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
58
Informar a los invitados sobre la hora de salida
2 personas
59
Apagar la música

Seguimiento

60
Desmontar el catering
4 personas
61
Recoger la vajilla
3 personas
62
Desmontar el mobiliario
5 personas
63
Desmontar las tiendas
4 personas
64
Apagar la técnica
2 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Recoger la basura
4 personas
67
Limpiar la plaza
4 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Recoger objetos perdidos
2 personas
70
Inventariar materiales
2 personas
71
Devolver los materiales
3 personas
72
Devolver el equipo alquilado
2 personas
73
Guardar la catering sobrante
2 personas
74
Comprobar las facturas de proveedores
75
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
76
Seleccionar fotos para publicar

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de buffetcant. 6
Mesas altascant. 10
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesa de oradores
Taburetes de barcant. 6
Papeleracant. 8

Equipo

Altavoces con bateríacant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4
Neveras portátilescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 60
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 120
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Jarrascant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras con hielocant. 4
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 10
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Guantes para la preparación de alimentoscant. 4

Decoración

Banderas del municipiocant. 4
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 150
Cinta para el momento de inauguración
Tijeras para niños
Arreglos floralescant. 6
Mantelescant. 16
Photowall
Atriles para programascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Bateríascant. 24
Alfombrillas para cablescant. 8

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 3
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Escobillas de bañocant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos y comprueba la ruta de acceso antes de contratar proveedores. En una plaza, una carpa o un vehículo de montaje pueden necesitar una autorización distinta.
Confirma a los ponentes y recopila sus discursos con varios días de margen. Así puedes preparar la mesa de oradores, imprimir el programa y probar los micrófonos inalámbricos antes de recibir al público.
Envía las invitaciones cuando el programa esté cerrado y fija una fecha límite para las inscripciones. Recoge también las preferencias dietéticas para ajustar el catering sin improvisar el día del acto.
Calcula el montaje teniendo en cuenta que habrá mesas de buffet, mesas altas, sillas y señalización en un espacio abierto. Comprueba con antelación dónde estarán las tomas de corriente y lleva cables alargadores, regletas y baterías externas.
Revisa la previsión del tiempo y decide la alternativa con antelación, no el mismo día. Comprueba además que las bebidas estén frías, que haya hielo y que los altavoces con batería funcionen aunque falle la conexión eléctrica.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que preparar la puesta en uso de una plaza?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la fecha, comprobar permisos y reservar catering, mobiliario y técnica. Deja la última semana para confirmar invitados, cantidades y previsión meteorológica.
¿Cuándo hay que cerrar el número de invitados?: Cierra el número definitivo entre 5 y 7 días antes. Ese plazo permite confirmar las cantidades de catering, ajustar las sillas y preparar vasos, platos y cubiertos.
¿Qué hay que comprobar antes de un acto en una plaza?: Comprueba permisos, ruta de acceso, puntos de electricidad, previsión del tiempo y ubicación de la señalización. Haz una prueba de sonido de al menos 30 minutos y verifica micrófonos, mesa de mezclas y altavoces.
¿Qué plan alternativo hace falta si llueve?: Define como mínimo 1 alternativa: carpas, traslado a un espacio cubierto o reprogramación. Comunica la decisión con varias horas de margen y confirma que el catering y la técnica pueden adaptarse.

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